Как за восемь шагов перевести документооборот «на удаленку»

Интернет пестрит сотнями статей и вебинаров про то, как перевести свою команду на удаленную работу, но как только дело доходит до того, чтобы в удаленном режиме подписать договор или собрать с контрагентов акты, начинается настоящий квест.

Внутри компании можно использовать различные СЭД- и CRM-системы, а при обмене документами с партнерами единственным законным и удобным вариантом будет начать работать с юридически значимым электронным документооборотом, он же ЭДО.

Если вы рассчитывали увидеть здесь статью, как отправить курьера по квартирам директоров и партнеров, тут такой инфы не будет, сорян.

В этой статье я подготовил чек-лист, что нужно сделать, если с ЭДО вы ранее не были знакомы.

Для начала необходимо понять, как часто и какими типами документов вы обмениваетесь с вашими партнерами. Например, если у вас есть партнеры, которые ничего не оплатят без актов, то лучше уже сейчас понять крайние сроки, когда нужно получить документы.

Документы в ЭДО делятся на структурированные (акты, счет-фактура, счет), которые регламентируются законодательством, и неструктурированные (договор, приложение, отчеты).

Зачем это нужно:

• Вы поймете, какие типы документов потребуются в работе.
• Определите приоритетных контрагентов, с которыми необходимо осуществить переход на ЭДО в срочном порядке.
• В будущем сможете составить список тех, с кем уже можно работать по ЭДО.

Подключение займет от часа до 12 часов.

Наиболее простой способ работы с документооборотом. Не нужно ничего настраивать в своих учетных системах, ставить дополнительный софт на компьютер. Просто заходите в веб-сервис, загружаете документы и отправляете всего за пару кликов.

Подключение в течение 15 минут.

Если вы и ваши контрагенты обслуживаются в «Сбербанке», у вас есть возможность подключиться к ЭДО через «Сбербанк Бизнес Онлайн». Продукт представлен в маркетплейсе банка и подключается в пару кликов. Подробнее почитать можно тут.

Такая функция, возможно, есть и у других банков, но подробной инфы не нашел.

Настройка займет от одного до семи дней.

Если трафик по документообороту достаточно велик и вы используете типовую версию «1С», можно отправлять документы, не покидая интерфейса «1С». На настройку и установку специального модуля уйдет от пары часов до недели.

Но важно понимать: если вы сильно переписывали свой «1С», с установкой готовых решений могут быть проблемы. В этом случае вам придется заниматься интеграцией, а это вопрос небыстрый.

Решения на базе «1С» есть практически у всех операторов, у части оно платное, у кого-то предоставляется бесплатно при более-менее крупном документообороте.

Интеграция займет от одного до шести месяцев.

Если в вашей компании используется SAP, модифицированная «1С», Directum и прочие учетные системы, тогда потребуется интеграция или интеграция через API. Либо можно попробовать поискать готовые интеграции, но их адаптация под ваши процессы займет время и деньги.

API, как правило, все операторы дают бесплатно, но за консультирование по его использованию нужно будет заплатить.

Пропишите в учетной политике возможность использования электронных документов, в частности пункт о том, что первичные документы могут составляться в электронном виде и подписываться электронной подписью. Также советуем в шаблоны ваших договоров включить пункт о возможности работы через электронный документооборот.

Будьте готовы к тому, что некоторые контрагенты попросят подписать дополнительное соглашение о готовности работать с вами в системе ЭДО (оно необязательно), его также можно подписать в онлайне.

Каждый документ имеет свой жизненный цикл.

Обычно он выглядит так: создание → согласование → подписание.

Однако на каждом этапе есть люди, которые должны сказать свое торжественное ОК, чтобы вы смогли завершить цикл документооборота. Кто-то при этом имеет право подписи, а кто-то должен просто согласовать.

Понимание всей цепочки и ответственных лиц на каждом ее этапе потребуется для настройки маршрута движения документа в сервисах электронного документооборота.

Если ваша компания небольшая, можно этот пункт смело пропустить.

Выбор оператора чаще всего будет зависеть от цены и тех решений, которые он предлагает и абонентской базы. Подключение к сервисам ЭДО, как правило, бесплатное, а вот за пакеты исходящих документов нужно будет заплатить, поэтому лучше заранее понимать, сколько документов вы планируете отправлять. При этом у всех операторов входящие документы не тарифицируются.

Как правило, цена вопроса за передачу документа, находится в пределах 4–8 рублей за документ, чем больше документов вы отправляете, тем дешевле каждый документ.

Между операторами ЭДО существует бесплатный роуминг, поэтому не нужно переживать, если ваши контрагенты обслуживаются у другого оператора, просто учитывайте пару тонкостей, о которых скажу ниже.

Электронный документооборот невозможен без электронной подписи (она же ЭЦП), так как ЭЦП подтверждает, что документ подписали именно вы, а не кто-то другой. Подробно про то, что такое электронная подпись, расписывать не буду, только скажу, что она в десятки безопаснее, чем обычная подпись и печать.

Так как мы сейчас говорим о работе на удаленке, электронную подпись удобнее и безопаснее заказать с доставкой, чтобы лишний раз не покидать пределы своей квартиры. Важно понимать, что электронная подпись — вещь важная и обладающая юридической силой, поэтому обычными курьерскими службами ее не доставить, в некоторых случаях ее доставляют специалисты Спецсвязи или сотрудники, которые прошли необходимую сертификацию.

Вот с этим шагом часто возникают проблемы. Если крупный бизнес, как правило, с ЭДО работает, то средний и мелкий бизнес про такую систему зачастую не слышал.

Вот несколько сценариев, как начать работать с ЭДО.

Тут у вас есть два варианта.

1. Если вы и ваш партнер — клиенты «Сбербанка», выпустить электронную подпись и работать с ЭДО он (партнер) сможет бесплатно, а вам это будет стоить 295 рублей в месяц.
2. Пригласить его зарегистрироваться в ЭДО, что, конечно же, не самая тривиальная задача. Но она точно окупится.

Вы пишете письмо в техподдержку оператора ЭДО с просьбой настроить роуминговое соединение. В письме указываете ИНН, название оператора ЭДО, к которому подключен контрагент. Как правило, в течение пары дней операторы настроят соединение. В некоторых случаях вас могут попросить заполнить шаблон письма о выборе конкретного оператора.

После того, как ваш партнер подтвердит взаимосвязь в интерфейсе своего оператора, вы сможете обмениваться документами.

Это самый простой сценарий. В данном случае в интерфейсе системы нужно ввести ИНН вашего контрагента (да, это можно сделать и массово) и отправить запрос на настройку взаимосвязи. После того, как ваш партнер подтвердит, вы можете спокойно отправлять документы.

На самом деле интерфейсы систем достаточно простые и разобраться в их работе можно за пару дней.

Например, если вы хотите отправить договор, у 90% операторов схема будет выглядеть так:

• Заходите в раздел «Создать документ».
• Выбираете тип документа — договор.
• Загружаете договор (это могут быть PDF, DOCX и другие форматы).
• Подписываете его с помощью своей электронной подписи и отправляете партнеру.
• После того, как документ будет подписан с помощью ЭЦП с другой стороны, договор считается заключенным.

Сразу развею миф, что на бумаге договор более надежный.

Судебная практика по документам, переданным через ЭДО, датируется еще 2010 годом. При этом договор нельзя подделать или потерять, в нем нельзя поменять пару листов, а подпись не нужно будет отправлять на графологическую экспертизу.

При переходе на ЭДО вы забудете, что такое сбор актов сверки в конце месяца, ожидание подписанного с обеих сторон договора и слова бухгалтера: «Пока все акты не предоставите — премию не выплатим». Ваш генеральный директор может работать хоть из Исландии, но все равно сможет подписать документы в течение пары минут.

На первый взгляд все выглядит сложно, но по факту начать работать с ЭДО можно в течение дня. Да, для более глубокой интеграции потребуется время, но это можно делать планомерно.

В условиях текущей ситуации первостепенно важно сделать так, чтобы работа вашей компании не застопорилась, а оптимизировать процессы можно постепенно, по мере накапливания требований и опыта.

P. S. Да я работаю в одном из операторов ЭДО, но старался все описать непредвзято. Неважно, какого оператора вы выберите, главное начать переход на цифровизацию документооборота.

#эдо