15 приложений для удаленной работы сотрудников в период пандемии Covid-19 (coronavirus)

В условиях пандемии COVID-19 многие руководители компаний столкнулись с необходимостью быстро перевести своих сотрудников на удаленную работу. На сегодняшний день «удаленка» оказалась единственным способом не прерывать рабочую деятельность на неопределенный срок и в то же время сохранить здоровье всего коллектива. Однако, не всем известно, как внедрить этот формат работы быстро и, главное, эффективно.

Данная статья расскажет о том, как без потерь для бизнеса перевести сотрудников на новый для них режим работы и какие инструменты вам в этом помогут.

Если в вашей компании доступ к определенным сайтам, серверам, файлам или ресурсам открыт только для IP адреса вашего офиса, сотрудники не смогут выполнять свои рабочие обязанности в полной мере. В этой ситуации не обойтись без инструментов, позволяющих получить удаленный доступ к рабочему ПК.

Один из самых популярных инструментов для настройки удаленного доступа, который позволяет управлять рабочим столом ваших компьютеров и серверов из любой точки мира при условии наличия Интернет-соединения. TeamViewer хорош тем, что предоставляет удаленный доступ абсолютно с любого устройства и к любому устройству. Иными словами, установив программу, сотрудники смогут получить доступ к устройствам Windows, iOS и Android.

Программу можно загрузить бесплатно для личного пользования. Для предприятий компания предлагает оформить подписку на TeamViewer, стоимость которой зависит от количества пользователей.

С помощью удаленного рабочего стола сотрудники смогут подключиться к рабочему компьютеру не только с Windows 10, но и с устройств на Android, iOS и Windows. Настроить удаленный доступ к рабочему компьютеру с Windows 10 довольно просто:

Шаг 1. На компьютере, к которому вы хотите подключиться, нажмите Пуск > Параметры > Система > Удаленный рабочий стол и включите параметр Включить удаленный рабочий стол.

Шаг 2. Запишите имя целевого ПК, которое указано в разделе Как подключиться к этому ПК.

Шаг 3. На компьютере с Windows 10, с которого вы хотите получить доступ к рабочему устройству, в поле поиска на панели задач введите подключение к удаленному рабочему столу и выберите Подключение к удаленному рабочему столу.

Шаг 4. В окне Подключение к удаленному рабочему столу введите имя компьютера, к которому необходимо подключиться (из шага 2), а затем нажмите кнопку Подключиться.

Чтобы настроить удаленный доступ к компьютеру с устройства Windows, Android и iOS, скачайте приложение "Удаленный рабочий стол", которое доступно для каждого пользователя бесплатно в Microsoft Store, Google Play и Mac App Store. Затем добавьте имя компьютера, к которому требуется подключиться. Выберите имя добавленного компьютера и дождитесь завершения подключения.

В условиях быстрого перехода на удаленную форму работы необходимо продумать, как именно вы будете контролировать рабочий процесс, ведь если коллектив не привык к удаленке, не стоит надеяться только лишь на степень их личной ответственности и мотивации. Проконтролировать время, когда сотрудник приступил к работе и закончил ее, а также продуктивность коллектива во время работы из дома поможет инструмент для удаленного мониторинга сотрудников.

Целью данного облачного сервиса является предоставление работодателю удаленного контроля над всеми видами деятельности сотрудников. Возможность полного контроля обеспечивается широким функционалом сервиса:

• Запись всех нажатий клавиш;
• Просмотр экранов устройств в режиме реального времени;
• Постоянная запись экрана;
• Контроль мессенджеров и социальных сетей;
• Запись активности на сайтах;
• Мониторинг активности приложений;
• Запись поисковых запросов в популярных поисковых системах Яндекс, Google, Yahoo, Bing;
• Скрытый режим.

Очевидно, что не все сотрудники согласятся на установку такого ПО на личный компьютер, тем более, если они не пользовались им раньше. Поэтому, если вы последовали моему первому совету и обеспечили коллективу удаленный доступ к рабочему ПК с помощью TeamViewer или встроенной функции Windows, вы можете установить CleverControl не на личные, а на рабочие устройства сотрудников, и сервис будет записывать только ту активность, которую сотрудники выполняли на экране рабочего ПК. Так вы точно будете знать, что сотрудники выполняют свои рабочие обязанности дистанционно, а коллектив, в свою очередь, не будут беспокоиться о своих персональных данных.

Данный сервис совместим с macOS и Windows и предлагает бесплатный 14-дневный пробный период для неограниченного количества компьютеров.

Контролировать время работы команды на удаленке можно также, используя программы учета рабочего времени и посещаемости (т.н. тайм-трекеры). Они помогают следить за тем, сколько времени ваши сотрудники тратят на те или иные задачи. Timely делает это автоматически, но чтобы настроить работу тайм-трекера, к нему необходимо подключить сервисы, в которых работает коллектив. После интеграции с приложениями сервис начнет анализировать действия команды и показывать результаты подчиненных на временной шкале.

Сотруднику, работающему из дома, в любой момент может понадобиться совет коллеги или руководителя. Более того, когда над одним проектом работает более 2-х сотрудников, им просто необходима возможность обсуждать детали проекта коллективно. В связи с этим, чтобы быстро перевести сотрудников на удаленный режим работы без потерь для вашего бизнеса, необходимо обеспечить команду возможностью постоянно быть на связи и общаться с коллегами.

Разработчики этого приложения позиционируют свой продукт как бесплатный текстовый и голосовой чат для геймеров, но многим известно, что им пользуются не только геймеры. Многие компании используют Discord для организации коммуникации внутри отделов и между ними. Основные преимущества приложения:

• бесплатный доступ ко всем функциям;
• групповые и личные чаты среди участников канала в один клик на нике участника;
• возможность создания чатов с различными правами доступа;
• голосовой чат на ваш выбор - общий или закрытый, с любым количеством участников канала.

Приложение доступно для пользователей MacOS, Windows, iOS, Android и Linux. Кстати, в условиях удаленной работы руководителю и менеджерам важно всегда оставаться на связи, а Discord как раз можно установить на смартфон для этой цели.

Для поддержания рабочей коммуникации в коллективе многие компании, работающие дистанционно, пользуются командным мессенджером Slack. В нем можно обсудить рабочие процессы, а также поделиться новостями и успехами. Создайте в мессенджере один рабочий чат для всей команды, чтобы вести в нем все обсуждения по проектам. Если в вашей компании большое количество сотрудников, рекомендуется создать несколько чатов для отдела продаж, IT отдела, маркетологов, сотрудников поддержки клиентов и т.д.

Для небольших команд Slack предлагает бесплатный мессенджер, который можно интегрировать с 10 сторонними приложениями (Google Drive, Office 365 и др.). Инструмент также позволит сотрудникам обмениваться файлами и создавать неограниченное количество чатов для обсуждения проектов.

Имейте в виду, что не все проблемы, с которыми ваш коллектив столкнется, работая из дома, можно решить в мессенджере. Из-за удаленной работы сотрудникам иногда сложно оценить свой вклад в проект, что может значительно снизить их мотивацию к качественному завершению проекта. Регулярная обратная связь от руководителя даст каждому члену команды понять, насколько качественно он выполнил работу, и повысит личную мотивацию сотрудников.

Поэтому необходимо проводить видео встречи с сотрудникам один на один, а также видеоконференции, к которым может присоединиться вся команда. В этом руководителю поможет сервис для веб-конференций Zoom. Основные возможности сервиса включают проведение онлайн встреч, запись и воспроизведение онлайн встречи, коллективный чат, обмен файлами, защита паролем, перевод участника конференции в режим ожидания и т.д. Видеоконференции позволяют оценить промежуточный результат работы сотрудника, поинтересоваться, нужна ли ему помощь со стороны команды, и узнать, с какими трудностями он столкнулся в решении задачи.

Внедрите новую внутреннюю систему мотивации, чтобы у удаленных сотрудников был стимул работать еще продуктивнее. В этом вам может помочь сервис Bonusly, которым уже пользуются многие компании, работающие на удаленной основе. В приложении раз в месяц каждому пользователю начисляется фиксированное количество баллов. В течение месяца сотрудник перечисляет эти баллы коллегам за помощь в выполнении проекта, решении сложных задач, рекомендации и советы. В конце месяца сотрудники могут обменять накопленные баллы на корпоративные подарки, отгулы, либо другие бонусы, которые заранее определяются руководством компании.

Не секрет, что угроза утечки корпоративной информации через сотрудников, работающих на удаленке, значительно выше, чем через команду, работающую непосредственно в компании. Это связано с тем, что у специалистов, отвечающих за информационную безопасность компании, нет возможности применить весь арсенал технических средств, с помощью которых обеспечивается безопасность на рабочих устройствах в офисе.

Чтобы решить эту проблему, в первую очередь, проконсультируйте удаленных сотрудников о способах защиты рабочих и домашних устройств от кибератак и вирусов. Сохранить безопасность компьютера бесплатно поможет антивирусная защита, встроенная в Windows (Защитник Windows). ПО в реальном времени защищает компьютер от вредоносных программ и вирусов, тем самым предотвращая случайную утечку корпоративной информации.

Чтобы запустить проверку устройства на наличие вредоносных программ, необходимо перейти в раздел Параметры меню Безопасность Windows и нажать Защита от вирусов и угроз. В области Текущие угрозы (на Windows 10)/Журнал угроз (в предыдущих версиях Windows) выберите Параметры сканирования/Запустить новое расширенное сканирование > Проверка автономного Защитника Windows > Проверить сейчас. После этого компьютер перезапустится, и программа выполнит быструю проверку ПК. Результаты проверки можно посмотреть в Журнале угроз.

В то время как Windows предлагает бесплатное встроенное антивирусное ПО, многие компании все-таки предпочитают ему платные многофункциональные программы для обеспечения безопасности корпоративных данных. Например, Norton 360 стал одним из лидирующих антивирусных ПО на российском рынке.

Помимо защиты от угроз в реальном времени, программа обеспечивает компанию инструментами, необходимыми для управления паролями, делает резервное копирование файлов в облаке для ПК, предотвращая потерю данных из-за кражи устройства или поломки жесткого диска, а также отслеживает соединения между защищенным устройством и другими компьютерами и блокирует несанкционированный трафик.

Как правило, сотрудники, работающие в офисе, уже знакомы с инструментами, позволяющими делиться файлами с коллегами и совместно их редактировать. В условиях дистанционной работы такие сервисы приобретают особую значимость, поэтому перед переходом на удаленную форму работы необходимо еще раз убедиться, что коллектив знаком со всеми возможностями таких инструментов.

Всем хорошо знакомый бесплатный сервис для хранения и организации файлов, позволяющий работать над одним документом с разными людьми в одно и то же время. Наряду с основными функциями этот инструмент обладает дополнительными возможностями, о которых знают не все. К дополнительным функциям хранилища, которые могут пригодиться сотрудникам, работающим дистанционно, относятся:

• сканирование документов, визитных карточек, квитанций с помощью приложения Google Диск на Android;
• автозагрузка файлов на компьютер и их синхронизация (после редактирования документов в Google Диске все изменения автоматически синхронизируются на устройстве);
• комментирование папок и файлов (функция позволяет добавить подробное описание к файлам, сохраненным на диске);
• возможность создать на рабочем столе компьютера ярлык на документ из хранилища Google;
• редактирование документов в формате PDF;
• копирование текста с изображений и многое другое.

Подробнее с дополнительными возможностями сервиса можно ознакомиться на официальном сайте Google.

Box - одно из первых облачных хранилищ, ориентированных на бизнес-клиентов. Инструмент позволяет пользоваться хранилищем через FTP и предлагает 10 Гб бесплатного облачного пространства для хранения данных компании. Сервис подойдет для сотрудников, которым необходимо делиться небольшими файлами, так как для бесплатных аккаунтов вес файла не должен превышать 256 Мб. Зарегистрироваться и протестировать возможности хранилища можно на официальном сайте сервиса.

Сервис также позволяет хранить все файлы в одном защищенном облаке и обеспечивает доступ к ним с любого устройства. Как и Google Диск, этот инструмент предлагает пользователям дополнительные возможности для эффективной работы в команде, такие как уведомления о последних изменениях в документах, возможность одновременной коллективной работы с файлами, инструменты для повышения продуктивности на рабочем месте, синхронизация данных и встроенный календарь для планирования работы.

Известно, что эффективность сотрудников снижается, если в рабочих процессах отсутствует прозрачность. Зачастую такая проблема возникает из-за невозможности получить полную картину рабочего процесса. Как правило, сотрудники пользуются чатами, мессенджерами, почтой, и другими средствами коммуникации, чтобы узнать о том, на каком этапе находится проект, переписываясь с коллегами. На этот процесс уходит слишком много времени, а понимание рабочего процесса все равно остается поверхностным.

Объединить и упростить коммуникацию внутри компании вам помогут инструменты для организации эффективной работы, например, Битрикс24. В сервисе вы сможете составить список конкретных ожиданий от сотрудников, работающих дистанционно, обсудить поставленные задачи, установить дедлайн, следить за этапами выполнения задачи, оставлять свои отзывы и комментарии. Перечисленными функциями можно пользоваться абсолютно бесплатно, загрузив приложение с официального сайта.

Asana - это еще одно приложение для организации эффективной работы в дистанционной команде. Этот сервис позволит руководителю:

• создавать и распределять задачи;
• группировать их в общие проекты;
• оперативно связываться в чате с исполнителями каждой задачи.

Удаленные сотрудники же смогут планировать выполнение задач в соответствии с дедлайном, прикладывать файлы из Dropbox, Box и Google Диска в чате с коллегами, вести личный to-do лист и, в целом, получат полную картину рабочего процесса.

В таблице обобщены трудности, с которыми сотрудники могут столкнуться при переходе на дистанционный режим работы, приведены решения возможных проблем и перечислены сервисы, которые помогут быстро и эффективно перевести коллектив на удаленную работу.

А какими сервисами пользуетесь вы, чтобы перевести сотрудников на удаленную работу?

#сервисы #приложения #удаленная_работа #продуктивность #советы #личный_опыт #бизнес