5 кейсов: как бизнесу организовать документооборот на удаленке и не совершить ошибок

Готовые решения для руководителей, которые хотят эффективно управлять рисками даже из дома.

Последние 10 лет я занимаюсь автоматизацией документооборота. Сейчас в КРОК отвечаю за развитие услуг в области создания систем управления контентом, оцифровки и хранения данных и много общаюсь с клиентами и партнерами. Даже на «удаленке». На днях я получил рассылку от партнера. Тема письма звучала так — «Коронавирус «живет» на бумаге дольше сроков доставки документов курьерской службой». Ну и дальше про то, что компания заботится о здоровье сотрудников, клиентов и партнеров и объявляет о полном переходе на документооборот посредством сервиса ЭДО с 1 мая. Ok — с этим контрагентом мы давно так работаем, но убедить всех подключиться к сервису электронного документооборота — та еще задачка. Как это в свое время удалось Wildberries — в конце поста. А пока расскажу о кейсах, которые «прилетели» с рынка.

Пандемия и внеплановый переход на «удаленку» показали, что многие компании не готовы: их бизнес-процессы хоть и переведены в системы электронного документооборота (СЭД) или ERP (Enterprise Resource Planning, планирование ресурсов предприятия), но они во многом завязаны на присутствии сотрудников в офисе. Например, когда вам надо поставить на документ свою подпись, печать организации и передать контрагенту. Поэтому сейчас бизнесу нужны решения, которые помогут быстро перестроить процессы, чтобы не допустить простоев, падения выручки и проблем с поставками. Другими словами — чтобы у нас с вами, как конечных потребителей, не закончились ни гречка, ни другие товары первой необходимости.

● Топ-менеджера, который хочет повысить прибыль, увеличить выручку и «не загнуться» в условиях кризиса.

● Финансового и коммерческого директоров, которые хотят иметь управляемые финансовые процессы и получить минимум убытков и штрафов.

● Бухгалтера, которому не нужны кассовые разрывы из-за первички, которая не дошла или потерялась. А еще — чтобы он мог сверить документы и в конце квартала нормально отчитаться перед налоговой.

● Директора по закупкам, который хочет быстро согласовывать документы и обеспечивать бесперебойные поставки.

● ИТ-директора, которому важна работа ИТ-систем без звонков на его мобильный в три часа ночи. И чтобы техподдержка не «зашивалась» от обращений 24 на 7.

● HR-директора, который срочно ищет инструменты для удобной и эффективной удаленной работы сотрудников.

● Директора юридического департамента, который хочет, чтобы процесс подготовки и согласования договоров был прозрачным для всех.

Кто: крупный производитель бытовой химии, 1500+ сотрудников, 5000+ контрагентов.

Задача: перевести всех на «удаленку» с учетом самописной ИТ-системы, которую невозможно вывести наружу.

Сроки: 3 недели.

Проблема. Техподдержка «зашивается» с переводом всех сотрудников на «удаленку» и поддержкой текущих сервисов. Системы тормозят, согласование документов затягивается на недели, товары не поставляются в срок, компания не получает прибыль. Оказалось, что система, которая отвечала за управление поставками и «первичкой», не интегрировалась с корпоративной СЭД, и все это традиционно обрабатывали руками. С переводом на «удаленку» нагрузка на ИТ-инфраструктуру увеличилась, скорость обработки данных снизилась, а сотрудники начали саботировать работу в системе. В итоге гендир грозит всех уволить и «навести порядок» своими руками.

Что сделали. В «мирное» время команда ИТ-департамента, может, и сама бы справилась, но сейчас на нее навалилось слишком много оперативных задач. Поэтому клиент обратился за помощью к нескольким компаниям: от небольших интеграторов до игроков из ТОП-5 российского рынка СЭД/ECM (Enterprise content management, управление корпоративным контентом). Первые — предлагали сделать интеграцию систем за несколько месяцев или замену самописной системы на новую. ИТ-директор не поверил, пришел ко вторым за аудитом инфраструктуры и бизнес-процессов. За первую неделю внешняя команда провела обследование. За вторую — предложила готовое решение, в том числе интегрировать СЭД и ERP по самым «больным» процессам через RPA (Robotic Process Automation, РПА, роботизированная автоматизация процессов), а на третьей — оценила результат с фокус-группой и предложила клиенту план работ на будущее.

Быстрый результат. Он был уже через 2 недели. А на следующий день после ввода робота в эксплуатацию клиент полностью исключил ручную работу по забивке данных в систему, разгрузил техподдержку и сократил зависшие поставки на 20% за одну неделю.

Кто: крупная производственная компания, 500+ сотрудников.

Задача: обеспечить подписание документов через электронную подпись для 10 топ-менеджеров и перейти на ЭДО с поставщиками, которые дают 70-80% всех документов для обмена.

Сроки: 2 недели.

Проблема. Формальная жизнь и ее бизнес-процессы были завязаны на работу с территории предприятия, все топы ставили «живую» подпись и печать, или секретарь имел доступ к факсимиле. На «удаленке» факсимиле мало кто верит, всем нужна «живая синяя печать» и подпись на исходящих документах.

Что сделали. Во время обследования разобрались с их СЭД, где многие процессы были завязаны на работе из офиса. Быстро настроили систему клиента в части подписания топами документов квалифицированной электронной подписью (ЭП) и их отправки через сервис ЭДО. Параллельно определили ТОП-5 партнеров, кто больше всех генерил «бумаги» и у кого тоже была своя СЭД, и договорились с ними обмениваться документами через ЭДО. Все (у кого не было ЭП) получили подпись и настроили у себя свои процессы. Некоторые предпочли работать с облачной ЭП, чтобы не зависеть от офиса.

Результат. Через 2 недели клиент подписывал документы ЭП и обменивался ими с партнерами в электронном виде. Присутствие в офисе для топов уже не требовалось, объем документов в бумаге сократился на 80%. Сейчас заказчик приглашает к обмену документами в электронном виде и других контрагентов.

Кто: девелоперская компания из Москвы, 200 работников, 150 пользователей.

Задача: перевести работников на удаленку так, чтобы не потратить много денег.

Сроки: 3 недели.

Проблема. У компании есть своя СЭД, но она не настроена под дистанционную работу всех пользователей. То есть — нет лицензий для подключения к удаленному рабочему столу для 150 человек, да и текущее оборудование не может обеспечить работу такого числа пользователей на терминальном сервере.

Что сделали. Взяли в аренду облачный СЭД с подпиской на певый квартал. Здесь есть все необходимое: процессы по делопроизводству, управлению проектами, работа с «первичкой». Систему не нужно программировать и долго настраивать — много всего есть в «коробке». Подписку можно продлить, а по возвращению в офис — выгрузить данные и документы в корпоративную СЭД.

Быстрый результат. Заключить договор на поставку облачной СЭД — не больше недели. Развернуть облачный СЭД — 2-3 дня. А настроить систему смогли итерационно, поэтому уже через неделю клиент смог в ней работать.

Кто: компания по производству пищевой продукции, 300+ сотрудников в двух регионах.

Сроки: 6 недель.

Задача: организовать дистанционное оформление кадровых документов в связи с расширением производства и наймом новых сотрудников.

Проблема. Головной офис и HR-блок находятся в одном регионе, а найм людей — в другом. Передавать документы через курьеров или почту займет много времени, а по законодательству вы ограничены тремя днями на выдачу трудового договора. При этом надо наладить процесс сбора заявок для найма, согласование позиции, согласование оффера, оформление документов и т.п.

Что сделали. Подписались на облачную СЭД с модулем по HR-процессам и предоставили доступ из любой точки страны на 20 пользователей HR-блока. В «коробке» есть набор полезных по HR-процессам «штучек»: начиная от справочника с профилями кандидатов, заканчивая комплектом документов для новичка — заявление, инструкции, трудовым договором.

Подводные камни. К сожалению, еще не все процессы по HR можно перевести в электронный вид, но эксперименты Минтруда РФ вселяют надежду, что скоро мы перейдем на электронное взаимодействие — электронные трудовые книжки, трудовые договоры, справки и пр.

Быстрый результат. Работа с профилями и кандидатами, согласование всех документов по новым сотрудникам перешло в электронный вид. Теперь все работает в рамках регламентов и утвержденных сроков, бумажным остался только трудовой договор и должностные инструкции, которые распечатываются уже в филиале. А они уже согласованы и утверждены в электронном виде.

Кто: ИТ-компания КРОК, 2000 + сотрудников, 1000 + контрагентов

Сроки: 1-2 недели в зависимости от процессов.

Задача: обеспечить всех сотрудников на удаленке инструментом для решения повседневных задач в привычном для всех приложении.

Уже не проблема. Задачку эту мы решили давно, но на удаленке ощутили ее пользу в полной мере. У нас работает много людей, которым иногда надо быстро что-то узнать или сделать, например, найти контакты коллеги, пароль от wi-fi, заказать справки и копии документов, запустить заявку в хелпдеск, заказать командировку, отпуск или оформить больничный. Если ты часто находишься вне офиса, то это становится непростой задачей, да и работая в офисе лишний раз не хочется тратить на это время.

Что сделали. Завели чат-бота в Telegram. Это система самообслуживания, через которую ты можешь, не заходя в информационные системы заказать все что тебе нужно за пару действий. Чат-бот КРОК имеет готовый набор функций — от заказа 2-НДФЛ до оформления заявок на отпуск.

Быстрый результат. Подобная интеграция чат-бота и корпоративных систем занимает не больше 1-2 недель.

В одной статье описать детали всех кейсов невозможно, поэтому я решил провести вебинар, где поделюсь лайфхаками о том, как выстроить документооборот на «удаленке». Если остались вопросы — пишите мне в личку или на [email protected].

P.S. И про Wildberries. Это один из отличных примеров правильного партнерства, которая позволила компании еще в прошлом году организовать безбумажный документооборот с поставщиками. Что крутого сделал этот успешный ритейлер? Например, взял на себя все расходы по обмену в ЭДО, то есть для поставщика использование сервиса бесплатно. Подробности на https://www.synerdocs.ru/wildberries.