Как остаться продуктивным на удалёнке? Советы руководителям

Мы в Клубе Управленцев Новой Экономики составили список из рекомендаций, советов и сервисов для более эффективной удалённой работы на основании опыта участников и нескольких тематических книг. Может быть актуально для тех, кто переходит на новую удалённую рабочую реальность.

Советы я сгруппировал по категориям: принципы менеджмента, сервисы и правила коммуникаций.

Удалённый формат управления принципиально мало чем отличается от традиционного офисного менеджмента, но он обнажает те ошибки управления, которые в привычном офисно-очном формате могут быть не видны, либо сглаживаться за счёт находящихся рядом коллег и руководителя.

В первую очередь, на удалёнке нужны более чёткие оцифрованные правила, процедуры и целевые показатели.

• Оцифрованные целевые показатели: понятные 3-5 основных целей для каждого с ежедневными или еженедельными метриками (KPI или, в более продвинутых случаях, можно использовать OKR). Причём, желательно, чтобы метрики и прогресс в достижении цели были наглядны и легко видимы, например, через специальные сервисы, о которых речь пойдёт дальше
• Оцифрованные процедуры, особенно ритм общения, включающий: ежедневные короткие (до 15 мин) утренние командные стендапы для сонастройки, еженедельную общую встречу команды и еженедельное общение один на один руководителя с каждым участником его команды, еженедельная (обычно, пятничная) необходимость каждому публиковать апдейт о результатах за текущую неделю и планах на следующую.
  
• Оцифрованные правила, особенно правила коммуникаций: какие вопросы в чате, какие по почте (почту, лучше, минимизировать), какие в разговоре, каким должно быть качество связи, где брать какую информацию, как работать с различными сервисами, как и где писать протокол встреч, как, когда и кому давать обратную связь, как проводить onboarding и пр.
  

Единого решения, к сожалению, нет. Это всегда микс, часто осложнённый различными внутрикорпоративными системами и ограничениями. Выделю следующие системы:

• Общий менеджмент (постановка и контроль выполнения задач): Asana, Basecamp, Trello (близок к идеалу для несложных случаев), Битрикс24 (у меня он не очень заходит).
• Текстовые коммуникации: мессенджеры (в том числе, путём создания тематических групп), но, лучше, Slack. Использование почты во внутренних коммуникациях, желательно, минимизировать.
  
• Аудио и видео коммуникации: Zoom (мой фаворит), Skype (кстати, не все знают, что в скайпе уже давно можно делиться экраном и создавать ссылку-приглашение к беседе вместо трудоёмкого создания общего чата с добавлением всех участников), мессенджеры, Jitsi в качестве полностью бесплатной альтернативы Zoom.
  
• Файлохранилища и совместная работа с документами: GoogleDrive (мой фаворит, в том числе, из-за отличной системы управления доступами и возможностью удобного голосового набора текста), Notion (для заметок и структурирования инфы), DropBox, OneDrive, Confluence (как полноценная система управления знаниями). Для совместного фиксирования заметок во время встреч хороши Miro и Hugo. Для работы над маркетинговыми материалами - Figma.
  
• Календарь: Гугл календарь в сочетании с Сalendly для более удобного назначения встреч.
  
• Также могут быть полезны дополнительные удобные штуки, типа запись видео с экрана (например, Loom), умный принтскрин (например, Lightshot), устранение фоновых звуков при общении (Krisp), управление доступом к паролям (1Password).

Вот некоторые, важные выделенные правила:

• Если что-то пошло не так в текстовом общении – созвонитесь. Если чувствуете, что кто-то остался недоволен после общей встречи или был необычно пассивен на ней, созвонитесь лично и спросите, всё ли нормально.
• Сделайте так, чтобы в каждой встрече был модератор (скорее всего, вы), которые стимулирует вовлечённость участников и обеспечивает оперативность коммуникаций, а также человек, ответственный за мемо. Мемо, в том числе, удобно вести в Trello или Miro.
  
• Старайтесь, чтобы сразу все участники встречи были в удалённом режиме и не приглашайте на встречу тех, кому не обязательно быть на этой встречи.
• Используйте качественный микрофон, но выключайте звук микрофона, когда не говорите и, особенно, когда не говорите и печатайте. Используйте видео, но не всегда. Я, лично, не фанат видео-звонков, так как люблю ходить, когда разговариваю.
  
• Изучите возможности сервисов общения, которые используете (например, у Zoom есть множество полезных функций) и всегда имейте технологический «План Б», например, альтернативный сервис или место для созвона.
  
• Чаще просите и давайте обратную связь.
  

В целом, с точки зрения бизнеса, удалённая работа не так уж сильно отличается от работы в офисе. У команды есть такая же работа, только другая более управляемая ими внешняя среда, некоторые новые технические инструменты и фактор «большей свободы», более явно проявляющий ошибки менеджмента и, особенно, найма. Если сотрудник занимается тем, что «просиживает часы», то на удалёнке он сможет делать это более эффективно и приятно. Но на удалённую работу вам будет проще привлечь и удержать того профессионала, который будет заниматься любимым делом, помогая развиваться себе и компании.

Если кому-то удобнее воспринимать в видео формате, то тут этот же контент с небольшими дополнениями.