Как мы управляем 150 сотрудниками на удалёнке с помощью командного календаря Planyway

У нас в Rubius 150 человек, гибкий график, офисы разработки в 2 городах и разных часовых поясах. Чтобы управлять всем этим безумием, ещё год назад мы начали внедрять в компании командный календарь Planyway.

В статье рассказываем, как и для каких задач мы используем Planyway и почему этот сервис – то, что доктор прописал для нестабильных ситуаций вроде этой.

Planyway – это простой, быстрый и наглядный web-сервис для управления командой. В нём удобно планировать расписание и загрузку для всей команды, назначать и распределять задачи, контролировать дедлайны. К задаче можно прикреплять документы и файлы, добавлять чек-листы и оставлять комментарии для коллег.

Для работы нужны лишь доступ в интернет и аккаунт в Trello для хранения данных. Planyway можно пользоваться в виде отдельного веб-сервиса, мобильного приложения или расширений для Jira и Trello. Причём с Trello у Planyway двусторонняя синхронизация: все доски пользователей Trello автоматически подгружаются в Planyway, а все изменения моментально отображаются в обоих сервисах.

Сейчас Planyway в компании используют все: от проектных менеджеров и разработчиков до маркетологов и офис-менеджеров.

У продуктовых команд для каждого продукта отдельная доска со списками задач. В понедельник команда приоритезирует задачи, оценивает их по времени и составляет план работы на текущую неделю. Выбранные задачи переносим в календарь, распределяем между сотрудниками и сортируем по степени важности. С помощью цветных меток делим работы по направлениям: разработка, дизайн, аналитика и т.д.

Чтобы контролировать загрузку каждого, пользуемся отображением в разрезе по участникам. Так наглядно видно, если кто-то в аврале, а у кого-то, наоборот, появилось свободное "окно".

Как правило, команды работают в недельном масштабе: задачи назначаются на всю неделю, а сотрудники уже сами следят за сроками и решают, когда и чем им заниматься (для нас это эффективнее, чем планировать каждый день).

В конце недели делаем ретроспективу: по календарю хорошо видно, кто какие задачи выполнил. Если что-то не успели, выясняем почему, принимаем меры и переносим работы на следующую неделю.

Поначалу наш отдел маркетинга использовал Planyway как редакционный календарь: на месяц планировал в нём рассылки и публикации для блога, сайта и соцсетей. Теперь через Planyway координируется вся работа – от подготовки брошюр до рутины вроде обновления базы СМИ. Планируют, как правило, на неделю, а все задачи команда распределяет по категориям, например, "Маркетинговые материалы", "Новости" или "Конкурсы и мероприятия".

Если задача сложная и состоит из нескольких этапов, к ней крепится чек-лист с подзадачами. Например, подготовку новости разбивают на текст, иллюстрацию, согласование и публикацию, а создание буклетов – на содержание, дизайн, согласование и печать. У каждого этапа – свой исполнитель и срок. Все подзадачи отображаются в календаре как отдельные карточки, но с привязкой к основной задаче.

У PM'ов для каждого проекта отдельная доска: на ней планируются и ставятся задачи, назначаются исполнители. Горизонт планирования зависит от методологии, по которой работаем. Если задача понятная и фиксированная – расписываем её до самого конца. В работе одновременно 20–30 проектов, поэтому менеджерам сложно держать руку на пульсе. Эту проблему решили с Planyway – он позволяет визуализировать на одном таймлайне задачи по всем проектам. Это просто: менеджер добавляет нужные доски в календарь, выбирает отображение в разрезе по доскам и видит прогресс и дедлайны сразу по всем фронтам.

Также в Planyway менеджеры отслеживают загрузку команд или отдельных сотрудников, занятых в нескольких проектах.

Для тех, кто часто проводит встречи с заказчиками и любит фиксировать их в Google Calendar, в Planyway есть двусторонняя синхронизация. Все планы, быстро записанные в телефоне, автоматически переносятся в Planyway. Кстати некоторые наши сотрудники так объединяют на одном календаре рабочие и личные дела – сейчас это очень актуально.

Что изменилось в нашей работе с Planyway, когда мы всей командой перешли на удалённый режим? НИЧЕГО. И это самое классное – нам не пришлось срочно искать какое-то новое решение для дистанционной работы, перестраивать все свои процессы и обучать людей. Разве что митинги теперь проводим чуть чаще и онлайн, а не в кабинете. Но и их планируем с Planyway:

• по понедельникам 30-минутный Skype с командой: оцениваем фронт работы и распределяем задачи,

• каждое утро в 11.00 короткая планёрка: проговариваем, кто что сделал вчера и что наметили на сегодня,

• по средам, если это необходимо, onе-on-one с каждым сотрудником в команде: обсуждаем проблемы если они есть и ищем решения,
• в пятницу снова общий Skype на 30 минут: делимся результатами недели, смотрим, кто что не успел, и почему так вышло.

Чтобы видеть общую картину по задачам, во время созвонов так же используем Planyway – это экономит нам минут 15 в обсуждении.

Да, сейчас менеджерам приходится чуть чаще заглядывать в таймлайн, чтобы понять, чем занята команда. А часть сотрудников стала планировать работу на день (а не на неделю, как раньше), чтобы не отходить от графика и не терять продуктивность. Но в остальном – мы сохранили привычные темпы и качество.

Planyway – отличный инструмент для организации командной работы на удалёнке. Менеджерам и тимлидам он помогает планировать проекты, распределять загрузку, ставить и контролировать задачи. Сотрудникам – лучше расставлять приоритеты и не забывать про сроки. Но что самое главное – когда мы вернёмся в офис, в нашей работе практически ничего не изменится. Менеджеры будут так же менеджерить задачи в командном календаре, разработчики кодить и укладываться в дедлайны, а маркетологи запускать эффективные рекламные кампании.

Если вы пока не решили, как отладить взаимодействие с командой на удалёнке или просто ищите хороший командный календарь для работы – смело пробуйте Planyway.