Гайд по Notion в гифках и картинках

Мы в Modelta активно используем Notion, чтобы структурировать процессы и информацию. Для всех, кого утомили комментарии в духе «о, обожаю Notion, он такой просто», делимся примерами, как разобраться и настроить его под себя.

Оффтоп — как сделать первые шаги

Если вы уже научились создавать страницы и новые блоки в Notion, можете сразу перейти дальше к разделу «Канбан и to-do list». Для остальных показываю лайфхак для комфортного старта.

Как только вы открываете Notion, на вас вываливается заполненный информацией блокнот с возможностью редактирования. Это удобно, потому что вы можете выполнить задания на первой странице, освоиться и научиться работать с текстом. Для начала этого будет достаточно.

Канбан и to-do list, чтобы контролировать выполнение задач

Список задач и канбан-доска помогают организовать работу команды или планировать личные задачи. Мы используем их для контроля задач по проектам, планирования маркетинговых и коммерческих активностей.

Для начала сделаем простой список. На пустом листе создайте новый блок, выберите в разделе Basic blocks шаблон To-do list.

Чтобы сделать доску, выберите в разделе database Board Inline, если вы хотите на одном листе разместить и канбан-доску, и другие блоки:

Или Database Board — Full page, если на листе должна быть только канбан-доска.

Notion создает шаблоны, которые можно скопировать и использовать.

Ещё один удобный шаблон для to-do:

Пример персонального плана: в левой колонке крупные задачи, которые остались на текущий месяц, дальше планы на неделю и ключевые задачи дня.

Контент-план, чтобы вовремя выпускать статьи

В Notion удобно писать тексты, поэтому мы используем редактор для подготовки контент-плана и черновиков.

Мы ведём контентный план в формате доски, чтобы сразу писать текст и отслеживать статус материала.

Чтобы сделать контен-план, вы можете создать доску или выбрать готовый шаблон.

Контент-план помогает координировать работу с текстом в команде:

  • набросать список идей, на основе которых можно сделать статью или пост в соцсетях;
  • отправить текст редактору для доработки;
  • отправить текст иллюстратору;
  • согласовать материал с руководителем или партнёрами.

В карточке материала укажите, для какой площадки готовится статья, кто автор и когда крайние сроки сдачи публикации.

Если вам не подходят шаблонные настройки, вы можете настраивать поля под себя. Например, добавить колонку «Архив» и отправить туда старые материалы.

Или добавить тег с темами и создать новый тип «Публикации для СМИ».

CRM, чтобы отслеживать продажи

CRM — это система управления отношениями с клиентами. В Notion есть удобный шаблон CRM, который подходит, если у компании не слишком много сделок в воронке продаж и если вам нужен максимально чистый интерфейс без лишних функций и усложнений.

Если раньше вы не работали с CRM, начните с этапов воронки в шаблоне:

  • Lead — появился новый лид;
  • Qualified — вы квалифицировали лид;
  • Proposal — отправили коммерческое предложение;
  • Negotiation — ведутся переговоры по коммерческим условиям и договору;
  • Closed — сделка закрыта;
  • Lost — сделка потеряна.

В карточке сделки вы можете прописать продавца, который ведет сделку, приоритет, контакты и отфильтровать по ним воронку. По всем сделкам на этапе наверху суммируется размер сделки в нужной валюте.

Вы можете добавить отображение в виде таблицы или сохранить варианты с нужными вам фильтрами:

  • воронки по продавцам;
  • список самых дорогих сделок;
  • воронки по продукту.

База знаний, чтобы ничего не потерять

Мы собираем в Notion базу знаний по маркетингу:

  • Информацию об экспертах.
  • Ссылки на площадки бренда.
  • Контент-план.
  • Черновики статей.
  • Презентации к лекциям.

Используйте шаблон Product Wiki или Help Center, чтобы сделать главную страницу для базы знаний. Дальше вы можете взять уже существующие заготовки или заменить на собственные.

Вы можете интегрировать в базу знаний материалы из Google Drive, Miro и других программ. Мы стараемся сохранить основное преимущество Notion — лаконичность, поэтому интегрируем другие инструменты только если это правда эффективнее, чем просто оставить ссылку.

Коммерческие предложения, чтобы было красиво

Кажется, к этому моменту вы достаточно узнали о Notion, чтобы попробовать перенести туда какие-то процессы из записной книжки или заметок. Не будем оттягивать этот момент, коротко расскажем о нашем любимом применении Notion — коммерческие предложения.

Notion позволяет сделать привлекательным даже текстовый документ. Всё дело в верстке, иконках и фоновой картинке.

Основные преимущества коммерческих офферов в Notion:

  • Быстро открывается по ссылке, клиентам не нужно ничего скачивать;
  • Ваши коллеги могут добавлять технические и коммерческие детали, если вы поделитесь доступом к документу;
  • Хорошо читается с мобильного телефона;
  • Обновляя версию предложения после встречи, вы не запутаетесь в версиях вроде «v.6.4.3»;
  • Вы можете начать формировать заметку на встрече с партнёрами, а потом прямо в файле переверстать в структурированное и аккуратное предложение.

Пример — черновик нашего предложения по онлайн-стратсессии:

👉 Если вам не хватило этих инструкций, вот гайд для начинающих на Youtube с субтитрами и короткие уроки от Notion на YouTube канале или в базе знаний. Удачи!

0
48 комментариев
Написать комментарий...
Maxim Prikhodko

Могу засветить свою систему управления собственным микробизнесом в Notion.

Писал видео для клиентов, сначала много общих слов - поэтому если хотите «мяса» можно сразу мотать на 11:40.

Ответить
Развернуть ветку
Anna Smolyakova

Господи... Это гениально! Я хочу так же! ((

Ответить
Развернуть ветку
Сергей Мазур

Хорош спамить! я уже перешел на ваш продукт и даже почти полюбил)

Ответить
Развернуть ветку
Modelta

Мы стратегические консультанты, написали статью для клиентов и партнеров, которые спрашивают нас про инструменты для управления и структурирования проектов в онлайне :)

Ответить
Развернуть ветку
Ware Wow

Ну подозрительный плотный поток подобных статей, из каждого утюга, выглядит именно как управляемый контент маркетинг.

Ответить
Развернуть ветку
Constantine Bolshukhin
Автор

Ребята недавно сделали Notion бесплатным, плюс, на карантине инструменты для структурирования онлайн стали более востребованы.

В нашем окружении продуктом заинтересовались друзья внутри сообщества https://uskillz.com/ + клиенты с одной Стратсессий стали переходить с Google Docs на Notion. Так и назрела тема для полноценной статьи.

Ответить
Развернуть ветку
Shtuintys TV

и за чем это нужно? они уже на стока деградировали что им нужно внешнее управление?

Ответить
Развернуть ветку
Ware Wow

да уж, сколько они вливают в контент маркетинг уму не постижимо, огромные бюджеты имхо.

Ответить
Развернуть ветку
Maxim Prikhodko

Вот за идею делать КПшки в Notion - спасибо!

Я пока что дошел до того, что в Notion  для клиентов делаю сводный лист разработки сайта: там отражен бэклог всех задач, отдельно выделены те задачи, которые на них (подготовка контента и согласование различных этапов) и в реальном времени отображается прогресс по проекту.

Ответить
Развернуть ветку
Constantine Bolshukhin
Автор

Крутой юзкейс!

Ответить
Развернуть ветку
Дмитрий Шмайлов

Считаю, что наилучший вариант Кпшки - это презентации. Где описываешь боли, проблемы заказчика, предлагаешь решение, приводишь примеры, как ты уже эти боли решал, а потом показываешь что может получить заказчик. После этого даешь предложение из нескольких вариантов. После того как я так стал делать конверсия КП в проекты у меня значительно выросла.

Могу помочь в заворачивании ваших продуктов, предложений. Начать можем с бесплатной консультации, обсуждения вашей задачи.  

Ответить
Развернуть ветку
Дмитрий Шмайлов

Notion тоже активно пользуюсь, очень полезное видео, спасибо! 

Ответить
Развернуть ветку
Roman BL

Где реальные кейсы а не перевод раздела справки?

Ответить
Развернуть ветку
Constantine Bolshukhin
Автор

В примерах скрины из нашего КП и контент-плана по статьям в Notion. К сожалению, раскрывать CRM-ку и to-do полностью пока не готовы — много чувствительной информации 

¯\_(ツ)_/¯ 

Ответить
Развернуть ветку
Roman BL

Тогда не надо вводить людей в заблуждение. Данная статья ничего не говорит об опыте применения ни в о наличии каких либо компетенций по данному вопросу. 

Ответить
Развернуть ветку
Семен Смирнов
кого утомили комментарии в духе «о, обожаю Notion, он такой просто»

Меня утомило использование notion способами, которые были доступны у других задолго до него и подача этого как что то значимого

Ответить
Развернуть ветку
Constantine Bolshukhin
Автор

Конкретно меня купила скорость снихронизации при работе онлайн. Коллеги вносят правки в заметки по результатам встречи и я вижу практические без задержки апдейт. С Google документами у меня другой опыт.

+ зашла верстка, которая скорее напоминает блог/статьи, чем документы. Особенно если делаем драфт публикаций или внутренние документы для базы знаний.

Ответить
Развернуть ветку
Yulya Krasnikova

а расскажите пожалуйста, как вы решаете вопрос с безопасностью? и если используете notion для личных задач тоже, то как у вас выстроена система?

Ответить
Развернуть ветку
Яков Сомов

Расскажите, пожалуйста, как в notion решить следующую задачку: 

Есть база в экселе. Имя, Фамилия, город, телефон. Ну, скажем, на 1000 строк, руками вносить тяжело, только через импорт. Надо положить её в notion и сделать на её основе открытую для внешних пользователей html страничку, но при этом сделать так, чтобы публичными были все данные кроме телефона. 

 Всю голову уже сломал.

Ответить
Развернуть ветку
Roman BL

нашел более простой способ, просто делаете `hide` для колонки , которую вы не хотите показывать в паблике и шерите таблицу без возможности редактирования

Ответить
Развернуть ветку
Яков Сомов

С hide не работает. При клике на имя в опубликованной таблице показывают всю карточку, даже со скрытыми полями. 

Ответить
Развернуть ветку
Яков Сомов
Ответить
Развернуть ветку
BOZHOK REALTY Новостройки Спб

Попробуйте сделать два отображения таблицы. Одно с телефоном, другое без и сделайте ссылку на странице на отображение базы без номеров.

Ответить
Развернуть ветку
BOZHOK REALTY Новостройки Спб

Это делается по кнопке add view

Ответить
Развернуть ветку
Яков Сомов

Спасибо за попытку. Но это не сработает. При клике строчку открывается карточка, где есть все, даже скрытые поля. 

Ответить
Развернуть ветку
Aleksandr Ilinsky

Сделайте копию таблицу и удалите там поле, в котором секретные данные.

Ответить
Развернуть ветку
Яков Сомов

Важный момент, я эти данные обновляю, если делать две таблицы - придётся постоянно их обе поддерживать.

Ответить
Развернуть ветку
Aleksandr Ilinsky

Тогда используйте другую систему.

Ответить
Развернуть ветку
Roman BL

Сделать две таблицы. Одну без телефона в паблик другую в привате с телефоном. Можно связать их при необходимости.

Ответить
Развернуть ветку
Яков Сомов

Это значит придётся поддерживать две базы. Возрастает вероятность ошибки. Я пока придумал такой вариант. Одна таблица публичная (имя, фамилия, город) + параметр, связанный с другой приватной таблицей (телефон). Тогда всё норм, но вот этот связанный параметр приходится ручками проставлять. И это весьма запарно на 1000 строк. 

Ответить
Развернуть ветку
Michael

Делаете две базы, все верно. Во второй базе делаете rollup только номеров телефонов. Потом отфильтровываете так, чтобы оставались только номера телефонов и эту базу уже можно отсылать. Автоматизировать можно попробовать через формулы, потому что rollup вручную все равно будет работать, так что один фиг скопировать вставить проще будет.

Ответить
Развернуть ветку
Aleksander Alhoff

Яш, это только в гуло доках легко решается

Ответить
Развернуть ветку
Ирина Кузина

Есть много проектов (20-30), по каждому из них свой таймлайн. Их можно свести в один борд? Как?

Ответить
Развернуть ветку
Shtuintys TV

фигня не понятная не понятно навиг нужна и для чего ,такая статья про то что можно было в два слова написать) 

Ответить
Развернуть ветку
Zloy Marketolog

Очередной хайп, как в свое время было с Evernote, на базе которого люди тоже чуть ли не CRMки строили и боготворили его. Кто-нибудь из вас еще пользуется Evernote для управления проектами?) Вот и Notion все забудут через некоторое время, так как громоздкую систему впихнули в очень бедный интерфейс, из-за чего 70% функционала реализуется через походы в какие-то библиотеки шаблонов и спец символы.

Да и Slack вроде бы тоже уходит в прошлое) Многие компании поняли, что иметь в ленте сотню чатов и несколько сотен хештегов не так продуктивно, как это казалось на волне хайпа.

Ответить
Развернуть ветку
Посторонний

Как в Notion включить в один из пунктов нумерованного списка картинку так, чтобы список продолжить? У меня включение картинки всегда разрывает (прекращает) нумерацию.

Ответить
Развернуть ветку
Modelta

Также как сделать подпункт. 

• Берешь блок и тащишь под нумерованный пункт
• Пявляется синяя полоска — нужно убедиться, что она будет начинаться чуть правее от края блока

Тот самый случай, когда на скрине непросто понять что происходит XD

Ответить
Развернуть ветку
Посторонний

Спасибо, ранее от другого чела получил ответ "никак". 

Ответить
Развернуть ветку
Посторонний

Как отменить действие? Просто блажд отменить сраное действие, в т.ч. несколько подряд, а не вручную вспоминать что ты делал и откатывать? В гуглдоке на это есть специальная кнопка.

Ответить
Развернуть ветку
Modelta

Через CTRL+Z

Ответить
Развернуть ветку
Khabib96

но на маках нет СТРЛ!

Ответить
Развернуть ветку
Посторонний

Спасибо.

Ответить
Развернуть ветку
Pavel Petrenko

для личного пользования давно перешел - норм.
С командой пока не удалось поработать. Продукт в целом неплох

Ответить
Развернуть ветку
Kirill

Добрый день.

Подскажите, можно ли в этом сервисе создать единый календарь по всем доскам, чтобы в нем видно было дедлайны по задаче? 

Ответить
Развернуть ветку
Ерлан Шынтас

Мне тоже интересно.

Ответить
Развернуть ветку
Yulya Krasnikova

можно. для этого надо создать одну database, куда будете помещать все-все а потом просто разные версии этой базы встраиваете куда нужно (как linked database), делаете отображение в виде календаря, выставляете фильтры, если нужно, и готово. вот тут есть пример, как это сделать https://youtu.be/biWUb-yiUVY

Ответить
Развернуть ветку
Наталья Чечулина

Если в Notion вести координацию работ в команде, что-то типа Диаграммы Ганта, то есть ли какая-то возможность связать одну задачу с другой, чтобы при изменении сроков в одной задаче сразу же изменялись сроки и в связанной?

Ответить
Развернуть ветку

Комментарий удален модератором

Развернуть ветку
Pavel Klishin

Всем привет.

Уже год пользуюсь и никак не пойму 1 момент. Имеются заметки в Notion, откуда требуется копировать частичную информацию для формирования предложений по электронной почте. В заметке каждый товар разделен на несколько строк (название, описание, стоимость, ссылка). Если строки разделяю через Enter, то каждая строка - отдельный блок, и начинаются проблемы с копированием нескольких блоков через мобильное приложение (попросту не позволяет выделить больше 1 блока). Если строки переносить через Shift+Enter, то блок остается один, но при вставлении данных строк в почту, переносы строк пропадают и каждый товар объединяется в 1 абзац и превращается в кашу. 

Пробовал заблокировать всю заметку. Тогда по идее можно скопировать сразу несколько блоков, но в этом случае в мобильном приложении начинаются сложности в кнопками "копировать-вставить", они просто не появляются после выделения текста.

Возможно кто-то нашел решение?

Ответить
Развернуть ветку

Комментарий удален модератором

Развернуть ветку
45 комментариев
Раскрывать всегда