Как перевести контрагентов на электронный документооборот

Эффективный электронный документооборот — это не только качественное интеграционное решение. Компания получает преимущества не в тот момент, когда завершает техническое внедрение, а когда начинает обмениваться электронными документами с контрагентами. Лидия Урывская, коммерческий директор направления ЭДО в Контуре, расскажет, как перевести своих контрагентов на электронный документооборот и какую роль тут играет компания-оператор.

Часто сотрудники, отвечающие за внедрение ЭДО, не представляют, с чего начать перевод контрагентов на электронный формат работы и как сделать это безболезненно. Мы в Контуре считаем: активацией контрагентов должен заниматься не только абонент, но и компания-оператор. Да, не все провайдеры настраивают связи между контрагентами. Некоторые не имеют для этого достаточных ресурсов или просто не включают активацию партнеров абонента в свою стратегию. Но электронный документооборот — это прежде всего установка связей между абонентами, а не просто программа.

Если настроить клиенту интеграционное решение, но не установить связь с контрагентами, он просто не сможет эффективно использовать продукт. Можно провести параллель с мобильным телефоном: аппарат бесполезен, если владелец не умеет им пользоваться, а в телефонной книжке пусто.

Мы уверены, что недостаточно предоставить техническое решение для работы с электронными документами. Важно сделать так, чтобы пользователь мог использовать ЭДО на практике. Именно поэтому мы, как оператор ЭДО, помогаем запустить процесс подключения и для этого у нас есть целые команды.

Расскажу на примере Диадока, системе электронного документооборота Контура, как происходит подключение контрагентов. Есть несколько тактик, но для большей эффективности можно использовать их в комплексе.

1. Выслать нашему отделу активации список своих контрагентов и их контакты. Сотрудники сами составят приглашения к обмену электронными документами для ваших партнеров, разошлют допсоглашения о переходе на ЭДО и организуют обучающие вебинары.
2. Добавить в договор с партнером пункт об обязательности использования ЭДО.
3. Оповестить контрагентов о новом формате работы:
   

   — Написать официальное письмо от имени компании о переходе на ЭДО. Его нужно будет отправлять вместе с бумажными документами.

   — Разместить на сайте компании информацию, что теперь она работает с электронными документооборотом.

4. Использовать встроенный в Диадок инструмент «Приглашение в сервис». Он поможет оповестить контрагентов о переходе на ЭДО одной кнопкой.
   

Статистика подтверждает: эти мероприятия убеждают контрагентов перейти на ЭДО. Количество пользователей электронного документооборота растет. Так, для Диадока к 2019 году рост составил 32 % в сравнении с прошлым годом. К 2020 году количество пользователей возросло еще на 29 %. Подводить итоги за текущий год пока рано, но положительная тенденция сохраняется: с января по июнь прирост составил 13 %.

Количество документов, которыми пользователи обмениваются друг с другом, также растет. В 2017 году было передано 150 млн документов, в 2018 — на 34 % больше, а именно 201 млн. В 2019 году трафик вырос еще на 26 %. Рост сохраняется и в 2020 году: за первый квартал пользователи Диадока передали на 78 млн документов. Это на 29 % больше, чем за аналогичный период прошлого года.