Как мы используем Airtable для организации работы маркетинговой команды

Если команда выбирает подходящий таск-менеджер, работа становится намного понятнее и организованнее. Часто в отделах маркетинга останавливаются на Трелло или похожем простом планере, основная цель которого — фиксация актуальных задач. У нас в FITMOST (единый абонемент на тренировки, массаж и SPA), Agile практиковался с самого начала, но к оценке маркетинговых задач в деньгах мы пришли не сразу. А когда пришли, стали искать инструмент, который помог бы нам привязать все маркетинговые проекты и задачи к денежному выражению, потому что для нашего продукта маркетинг —- основной способ генерации выручки.

Ниже расскажу, как мы организовались и как это помогает каждому члену команды быть вовлеченным и замотивированным делать свою работу хорошо.

Выбирая таск-менеджер, можно легко стать заложником обстоятельств — долго будешь думать, как подстроить свой бизнес под конкретный фреймворк. Поэтому, например, Трелло нам не подошел. Его опасность — каждая карточка выглядит одинаково независимо от того, большая в ней задача написана или маленькая, «написать партнеру письмо» или «провести мероприятие на 200 человек». Поэтому сотрудники часто сосредотачиваются на мелких задачах и перетаскивании карточек в «done», а все большое и важное так и остается неразобранным и откладывается на долгий срок. Думаю, это работает чисто психологически — хочется перетащить больше карточек и закрыть побольше дел, а тратить много времени на задачу, которая закроет только одну карточку, подсознательно трудно.

Так мы выбрали Airtable. Его главный плюс — табличная структура и возможность проводить действия между данными любых типов: числа, проценты, даты, ссылки и многое другое. То есть любую таблицу можно настроить под себя с точки зрения данных, проектов, людей или задач. Мы ведем там базу знаний, всю маркетинговую аналитику и таск-менеджмент.

Сейчас мы подробно планируем каждый месяц. Перед началом месяца мы разбиваем финансовую цель на проекты, которыми будем заниматься.

Планируемую выручку по проектам смотрим по историческим данным и прогнозируем с учетом сезонности. Своя CRM-система помогает нам считать многие метрики (выручку по промокодам, например), а все, что не позволяет она, мы допилили в BigQuery. У каждого проекта есть свой тимлид, ответственный за реализацию и показатели. Так каждый в команде имеет возможность лидировать свою идею. А еще у нас открытые данные, поэтому каждый член команды знает, какую выручку он принес в отчетный период. Получается, что сотрудники могут посмотреть на бизнес с точки зрения его основателя. Это очень помогает команде быть на одной волне и быстро реагировать на изменения.

Все проекты мы разделяем на задачи, а к задачам ставим дедлайны и распределяем все по недельным спринтам. Раз в неделю, в начале очередного спринта, мы проводим собрание, где смотрим, какие задачи получилось выполнить и что не удалось.

Что здесь важно: заставить себя прописать задачу так, чтобы она была понятна даже сотруднику другого департамента, а еще лучше — незнакомому человеку. Иногда я заставляю переписывать так, чтобы было понятно «даже бабушке». Да, задача вместо «найти 5 партнеров» начинает выглядеть «найти 5 партнеров на проект X, чтобы с этими партнерами у нас получился результат Y, чтобы в дальнейшем … Z» и так далее как можно конкретнее. Времени на подобную формулировку нужно потратить чуть больше, но такая дисциплина приводит к тому, что каждому в команде реально становятся понятны задачи, а самое главное, зачем вообще мы их делаем и для чего.

Задачи от стейкхолдеров бывают сформулированы абсолютно по-разному . Я считаю, что моя работа, как организатора отдела — получить задачу и трансформировать ее в понятный для команды таск или проект, определить дедлайн и расписать конкретику. Так, мы создали просто флоу с карточками, где стейкхолдерам — CEO, COO и другим — можно написать любую хотелку. Я отсматриваю эту доску перед спринтом, переформулирую задачу в конкретную и ставлю в спринт. Когда задача отправлена в работу, меняю статус.

Удобно то, что любую таблицу можно посмотреть в разном формате: карточками, календарем с дедлайнами, канбан-доской — ей часто пользуются сотрудники отдела. Когда задачи небольшие и конкретно сформулированы, такой вид удобен.

Вид с карточками мы также используем для организации SMM-отдела. Такой вид, кстати, еще работает как галерея файлов: можно быстро найти и скачать нужное изображение, если сделать фильтр по дате.

Есть, конечно, и минусы — трудно проводить вычисления между строчками (через несколько дополнительных формул); только столбцам можно присвоить разные типы данных; нельзя добавить в формулу числа — данные берутся только из столбцов; графики есть только на очень дорогом тарифе ($25 на человека). Но в целом это, пожалуй, один из самых полезных для нас инструментов.

Дальше хочется начать планировать четкие задачи на более длительный период. Метрики и показатели у нас спрогнозированы на год вперед, а вот задачи и проекты мы распределяли на месяц. Система «проект — задача — отслеживание метрик на неделю — отслеживание метрик на месяц» себя оправдала. Поэтому в ближайшем будущем мы перейдем на квартальную систему планирования, чтобы отслеживать задачи и эффективность долгих проектов.