Как «алкогольный король» вооружил своих бухгалтеров ИТ для работы с первичкой и убил двух зайцев

В этой статье я расскажу историю успеха одного из крупнейших мировых производителей алкогольной продукции. В его портфеле — «Русский Стандарт®», «Парламент®» и даже легендарный итальянский бренд Gancia. Но речь пойдет не про бутылки группы компаний «Руст», а про бухгалтерию этого гиганта.

В прошлом году он почти мгновенно «отстрелил» жирный кусок бумажной рутины и дал своим бухгалтерам возможность заниматься другими, не менее важными задачами.

Сразу скажу, я — не бухгалтер, но 5 лет занимался внедрением, сопровождением систем по подготовке и сдаче налоговой отчетности для бухгалтеров и в целом более 10 лет помогал автоматизировать процессы документооборота в разных отраслях. Сейчас в ИТ-компании КРОК отвечаю за развитие услуг в области создания систем управления контентом, оцифровки, распознавания и хранения данных.

• Главного бухгалтера, который хочет в конце квартала отчитываться перед налоговой и при этом не тратить ресурсы команды на рутину. Потому что каждый день его людям приходится вручную обрабатывать данные из сотен товарных накладных, счетов-фактур, актов, УПД — вносить их с бумаги и сканов в учетные системы, перепроверять и исправлять ошибки. Это могут быть десятки тысяч страниц и сотни часов в месяц впустую.

• Топ-менеджера, который хочет сосредоточиться на стратегических задачах, а не думать о проблемах высокой загрузки персонала из-за рутины.

• Финансового и коммерческого директоров, которые хотят иметь управляемые финансовые процессы и получить минимум убытков и штрафов.

• ИТ-директора, которому уже прилетела задача по автоматизации бухгалтерских процессов, и он ищет лучшее решение на рынке. Интересно будет и проактивному айтишнику, который регулярно приносит бизнесу идеи, за реализацию которых получает заслуженный респект.

Каждый месяц в централизованную бухгалтерию «Руста» поступало около 1 млн страниц документации, подтверждающей отгрузку алкогольной продукции — товарно-транспортные накладные (ТТН), товарные накладные (ТОРГ-12), счета-фактуры, транспортные накладные и др. Большую часть каждого рабочего дня сотрудники «королевства» вручную проверяли наличие всех документов, даты и суммы, контролировали соответствие данных в сканах и в учетных системах, и после отправляли документы в бумажный архив. Сам архив был территориально удален, поэтому с документами туда отправляли «гонцов».

Во время налоговых проверок было сложно. Очень, потому что в архиве нужно было быстро находить запрашиваемые документы, подтверждающие легальное изготовление и продажу товара. Просмотр большого количества коробов с документами занимал много времени. Требовалось подключать дополнительных сотрудников (аутсорсинг), а это — расходы. Если производитель вовремя не успевал предоставить такие документы по запросу госорганов, то рисковал получить штраф: 200 рублей из казны за отсутствие каждого комплекта. Но часто проблема была не столько в штрафах, сколько в срочности и отсутствии времени на поиск, проверку, доставку, копирование документов...

Подумал король, подумал и поставил айтишникам четыре задачи:

1. автоматизировать работу с отгрузочными документами на алкогольную продукцию,

2. ускорить обработку документов,

3. снизить затраты на доставку оригиналов,

4. ускорить предоставление документов по запросам контролирующих органов.

Добрый наш партнер ABBYY, который разрабатывает технологии для интеллектуальной обработки информации и решения которого мы наряду с другими вендорами помогаем внедрять в разных «королевствах», не растерялся и подсказал, как в несколько раз быстрее обрабатывать документы. Специалисты «Руста» за 5 месяцев настроили автоматическое распознавание документов с технологиями ABBYY и даже создали электронный архив.

Процесс обработки документов в «королевстве» — до 2700 комплектов или 36000 страниц ежедневно — теперь выглядит иначе. После того как документы поступают в бухгалтерию, сотрудник сканирует их в потоковом режиме, и система их автоматически распознает. Интеллектуальные технологии помогают моментально определять наличие и типы всех документов и извлекать из документов необходимые атрибуты, такие как сумма итого, сумма НДС, ИНН, КПП и др. Решение также само проверяет, соответствуют ли значения атрибутов данным в учетных системах продавца и покупателя. После этого скан и карточка с данными документа отправляются в электронный архив.

Точность результатов распознавания составляет не менее 90%. На ручную проверку уходит всего до 10% сканов. Это происходит в случае, если на бумажных документах стояли отметки ручкой или штампы поверх сумм и дат. Скачать сканы бухгалтера могут как из электронного хранилища, так и из учетных систем 1С и SAP. В случае проверок компания теперь оперативно предоставляет сканы по требованию контролирующих органов.

В результате автоматического распознавания, классификации и извлечения данных «Руст» значительно ускорил документооборот и убил 2+ зайцев. Обработка отгрузочных документов (10 млн страниц документов в 2019 году) бухгалтерией стала проще и в разы быстрее. Решение также позволило на 80% снизить расходы на доставку документов и «гонцов», и теперь компания более оперативно отвечает на запросы контролирующих органов. Плюс «Руст» сократил расходы на аутсорсинг персонала, который раньше помогал подбирать документы в коробах на том удаленном складе. Да и в целом люди в «королевстве» стали больше улыбаться, наверное.

Вариант «Руста» мог бы устроить компании с объемом от 3 тысяч комплектов документов в месяц, которые поступают примерно от 1000+ активных контрагентов. Аналогичная задача может стоять не только у алкогольных королевств. Это могут быть ритейл, фарма, логистика и другие отрасли. Даже муниципалам может быть интересна эта тема — в больницах, школах и детских садах тоже есть первичка. Но сделать под копирку точно не получится, да и не надо. А выбор подходящего решения можно сделать за несколько шагов.

Шаг 0. Понять задачу и начать ее решать.

Вообще, лучше начинать любой проект с ожидаемого результата, а не просто потому, что это надо кому-то. От того, какой результат хочет клиент, мы и будем искать подходящее для него решение по автоматизации — либо все режем и перекраиваем, либо решаем точечно конкретную боль.

Шаг 1. Обследовать процессы и выбрать оптимальное решение.

В каждом проекте мы участвуем в обследовании бизнес-процессов, в результате которого вместе с заказчиком определяем оптимальный для его компании вариант автоматизации. А оптимальный — это тот, который с учетом затрат на ИТ в разы снижает операционные затраты на процесс работы с документацией и дает ожидаемый экономический эффект. Здесь мы анализируем специфику компании, способы взаимодействия с контрагентами, особенности документооборота, текущей ИТ-инфраструктуры и так далее. На этом же этапе мы готовим проектные решения и наглядные схемы, описывающие процесс документооборота у конкретной компании. Примерно, как на картинке ниже.

В некоторых случаях заказчику требуется не просто описать текущий процесс, но и провести оптимизацию — исключить узкие места, заменить или оптимизировать целую систему. Некоторые решаются изменить весь бизнес-процесс, если эта цель оправдывает средства.

И обязательно на этом этапе вместе с клиентом мы приоритезируем источники и типы документации, чтобы начинать оптимизацию с наиболее критичных процессов. Например, в ритейле основными источниками могут быть ЭДО и EDI (Electronic Data Interchange, электронный обмен данными), при этом много документов поступает и в бумаге. Честно говоря, во многих компаниях еще преобладает бумага. Если у клиента много логистики (склады, распределительные центры), то первым делом стараемся оптимизировать расходы на обработку документов по поставкам (первичка, доверенности, счета-фактуры, товарные накладные и т.п.). Для таких компаний бумага — это критичный процесс, от которого зависит получение денег за поставленный товар или услуги. Пока ты не выставил/подписал/принял документацию, тебе ничего не оплатят, и ты не сможешь пустить деньги в оборот. Вспомним кейс Wildberries, где важно было решить не просто проблему получения и обработки документов от поставщиков, но и перевести процесс на полностью цифровое взаимодействие.

Но не всегда нужны мега-проекты. Часто при обсуждении задачи с заказчиком мы определяем, что нужно «закрыть» только узкую задачу распознавания документов (например, распознавать только товарные накладные и счета-фактуры) и сделать несложную интеграцию с системами заказчиками, например, с СЭД или ERP. А большой проект и подключение к системам разных решений, включая искусственный интеллект, остается уже на следующий этап. Такие проекты мы в КРОК тоже делаем.

Шаг 2. Начинаем внедрять.

Разработка, тестирование, обучение и опытная эксплуатация — вот привычный набор этапов каждого проекта. В зависимости от сложности проекта и выбранного подхода все это можно делать последовательно по каскадно-водопадной модели, либо итерационно по гибкой модели разработки, когда клиент получает первые результаты в рамках небольших спринтов, например, каждые две недели.

Шаг 3. Добавим немного интеллекта и фишечек.

Приведенный ранее пример — это некоторый шаблон проекта, который можно делать, но помимо привычного распознавания есть еще и разные фишечки и интеллект. Вот некоторые из них.

• Чат-боты, мобильные приложения и роботы. Эти сервисы позволяют обеспечить сотрудников возможностью запускать процесс работы с первичкой на удаленке — в командировке, на встрече с заказчиком и т.д. С их помощью привычные для вас действия превращаются в последовательные вопросы и/или загрузку первички (фото документа или скан) в мессенджер. Далее при помощи RPA (Robotic Process Automation, роботизированная автоматизация процессов) загруженный в приложение документ отправляется в систему распознавания, которая автоматически извлекает из документа информацию и раскладывает ее в нужные системы. В итоге, сотрудники без доступа к основной системе могут исполнять свои задачи, а бухгалтерия получает документы без задержек.
• AI или искусственный интеллект (artificial intelligence). Неструктурированные документы (договоры, приложения, уставы и т.д.) — отдельная тема. Например, в ABBYY FlexiCapture для этого применяются технологии искусственного интеллекта и NLP (Natural Language Processing), которые позволяют извлекать как типовые именованные сущности, например, ФИО, названия организаций, адреса, срок действия договора, так более сложные понятия, такие как: факты, роли и намерения, например, факт назначения на должность или условия контракта.
  
• Умный (федеративный) поиск. Каждый сотрудник понимает, что если ему нужно найти информацию по проводкам и данным первички, то надо зайти в ERP. Если нужно посмотреть, кто согласовывал и найти комплект документов, то надо идти уже в СЭД или архив. Все это трудоемко и вызывает массу сложностей, например, когда времени мало, доступ к системам ограничен. Здесь могут помочь инструменты умного или сквозного поиска первички и другой информации. Мы такие часто используем в проектах по автоматизации документооборота. Не надо заходить в каждую систему и искать нужный элемент, просто ввели запрос как у Google или Яндекс на любом человеческом языке, и получили ссылки на данные, на которые у вас есть права и которые подходят по критериям поиска.
  

Шаг 4. Оцениваем результат. В большинстве проектов после внедрения вместе с функциональным заказчиком мы анализируем, насколько оптимизирована работа, сколько удается сэкономить ресурсов (времени, денег). Это помогает бизнесу принять решение не только о результатах проекта, но и о дальнейшем развитии решения, подключении новых функций. Есть отличный результат — так почему бы не продолжить трансформировать бизнес!?

Эти и другие вопросы автоматизации работы с бухгалтерскими документами будем скоро обсуждать на онлайн-мероприятии КРОК. Поделимся кейсами, которые могут быть интересны и финансистам, и ИТ- специалистам, и бизнес-заказчикам.

А бухгалтеров прошу остаться еще на 3 мин и ответить на несколько вопросов про вашу первичку.

Присоединяйтесь! Моя почта для связи — [email protected].

На иллюстрациях вы можете обнаружить героев из кино, но наши юристы дали нам Ok на использование этих изображений на иллюстрациях к этому посту при обязательном условии переработки материала и создания пародии. Что мы и сделали.

#бухгалтерия #первичка #документооборот