Как настроить роботы в Битрикс24: инструкция

Повысить продуктивность сотрудников и освободить их ресурсы для более важных стратегических задач – необходимость для каждой компании. Битрикс24 предлагает решение для автоматизации таких рутинных процессов как:

Делегировать данные процессы можно на роботов. Их настройка поможет оптимизировать рабочие процессы и улучшить общий результат вашей команды.

Робот в системе Битрикс24 представляет собой автоматизированную последовательность действий, которая активируется при переходе сделки или задачи на новый этап.

Например, чтобы сотрудник не забыл вовремя отписаться клиенту, можно создать робота «Ответить клиенту», который будет напоминать об этом менеджеру. Если же менеджер игнорирует в течение заданного времени, например 24 часов, то робот оповестит о нарушении уже руководителя. Благодаря этому вы сможете отслеживать соблюдают ли сотрудники регламенты работы и не игнорируют ли клиентов.

Автоматизация вариативна, поэтому может быть настроена под различные бизнес-процессы и сценарии работы, что предоставляет широкие возможности для её применения в любой нише.

Инструмент "Роботы" в Битрикс24 доступен в двух модулях системы – задачи и CRM.

В CRM Битрикс24 роботы представляют собой автоматические действия, реализуемые системой внутри CRM. Это включает в себя:

Роботы в задачах Битрикс24 представляют собой автоматические действия, которые выполняются в рамках корпоративного портала. Например, система может уведомить о приближающемся дедлайне задачи или автоматически назначить следующую задачу сотруднику сразу после завершения предыдущей (если они связаны друг с другом).

Роботы могут иметь разной направленности задачи, поэтому их условно можно разделить на четыре категории:

Роботы для сотрудников. Автоматизация следующих операций доступна для менеджеров:

- Рассылка СМС и электронных писем;

- Постановка задач на определенного сотрудника с установкой дедлайна на выполнение;

- Добавление лидов и сделок в списки исключений CRM;

- Планирование встреч/созвонов с клиентами/партнерами/поставщиками;

- Контроль выполнения задач;

- Создание/ удаление документов;

- Подготовка уведомлений;

- Изменение ответственного лица, статуса лидов или сделок и др.

Роботы для коммуникации с клиентами в Битрикс24 позволяют автоматизировать множество процессов.

С их помощью можно:

- Проводить информационные звонки;

- Отправлять СМС или электронные письма сразу после перехода сделки на определенный этап;

- Связываться с клиентами через тот канал, который они использовали для первоначального контакта — социальные сети, мессенджеры и другие платформы.

Роботы для рекламной деятельности.

В автоматическом режиме происходит добавление клиентов в аудиторию ремаркетинга на платформах ВКонтакте, Google Ads, Яндекс.Аудитории.

Роботы приложений

Помимо уже встроенных в систему Битрикс24 инструментов для создания роботов, можно добавлять созданных партнерами-интеграторами и сторонними разработчиками.

Посмотреть и установить все созданные роботы возможно в Битрикс24.Маркет.

Доступ к настройке роботов возможен начиная с тарифа CRM+. Для того, чтобы любой сотрудник мог настраивать роботов предоставьте им доступ.Сделать это можно следующим образом:

В открывшемся окне нажмите на значок редактирования.

Далее кликните на необходимую роль и установите права на работу с роботами: Изменение.

Непосредственно настройка роботов осуществляется по следующему плану:

Перейдите в раздел CRM – Роботы.

Далее начните создание робота либо через раздел Создать, либо нажмите +добавить.

В открывшемся окне вы увидите слева – группы и справа – список, в котором находятся роботы и триггеры (с пометкой Триггер после названия действия).

*Триггеры фиксируют действия клиентов или события в CRM и перемещают элемент в соответствующую стадию, в которой они находятся. В отличие от них, роботы не осуществляют мониторинг действий, а срабатывают, когда элемент находится в их стадии.

Также вы можете воспользоваться фильтром, и тогда система покажет только роботы или только триггеры.

Также выберите стадию, для которой настраиваете автоматизацию.

К примеру, мы хотим настроить автоматическую рассылку клиенту, чтобы добавить робота, нажмите – Добавить.

Появится системное уведомление –Добавлен новый робот.

Далее в появившемся окне заполните поля: очередность отправки писем, время, условия выполнения отправки письма, почтовый сервис, тему и текст самого письма.

После кликните – Сохранить

На доске, где отображаются все роботы вы увидите, подсвеченное желтым цветом окно. На общей доске также будут отображаться другие цвета и иконки:

- Зеленый фон с галочкой — робот запущен и уже выполнил действие.

- Зеленый фон с красной иконкой — робот запущен, но действие не выполнено (причина будет отображена в подсказке).

- Белый фон с иконкой в виде круга — робот на текущий момент не запустился, хотя должен был сработать после предыдущего или же в роботе указана пауза.

- Белый фон без иконки — робот не запустился (не было выполнено условие).

Один робот выполняет только одну конкретную задачу, например, назначает ответственного или отправляет письмо. Однако на одну стадию можно добавить несколько роботов, которые будут срабатывать одновременно или следуя уже заданной последовательности.

С помощью роботов в системе Битрикс24 можно автоматизировать множество рутинных и повторяющихся процессов, чтобы освободить время сотрудников для задач требующих большей концентрации и усилий.

Хотите с первого раза без потери времени и денег построить прибыльную автоматизированную систему в вашей компании?

Ждем вас на бесплатной онлайн-консультации с системным аналитиком компании REON! Он покажет, как может и должна быть выстроена системная работа в компании, расскажет, как мы работаем, какие этапы включает проект, а также покажет кейсы и результаты наших клиентов!