{"id":13653,"url":"\/distributions\/13653\/click?bit=1&hash=fee89fe6174decc3f9a9e1cefc15dbde7d85d27279acdc112d63d4da4d5a0e3c","title":"\u0427\u0435\u043c\u043f\u0438\u043e\u043d\u0430\u0442 \u0434\u043b\u044f \u0438\u043d\u0432\u0435\u0441\u0442\u043e\u0440\u043e\u0432: \u043c\u043e\u0436\u043d\u043e \u0432\u044b\u0438\u0433\u0440\u0430\u0442\u044c \u0434\u043e 100 \u043c\u043b\u043d \u0440\u0443\u0431\u043b\u0435\u0439","buttonText":"\u0418\u043d\u0442\u0435\u0440\u0435\u0441\u043d\u043e!","imageUuid":"8c1166aa-ed4d-5964-8fea-818410a466e6","isPaidAndBannersEnabled":false}
Сервисы
ИНТЕРВОЛГА

Как организовать HR-процессы с помощью Битрикс24

Эта статья написана моей коллегой, Алисой Ерофеевой. Хочу поделиться её опытом в организации HR-процессов с использованием Битрикс24.

Статья будет полезна, если у вас:

  • маленькая компания и вы совмещаете разные функции,
  • постоянный процесс найма, который нужно оптимизировать,
  • есть желание и необходимость оценить работу сотрудников отдела кадров.

Порядок и оптимизация рутинных операций — необходимость, а иногда и основа выживания компаний.

Битрикс24 это не только CRM для отдела продаж, мы используем его для найма и ввода в работу персонала.

Почему вам это нужно

Чтобы подогреть ваше воображение, давайте представим типичный кейс.

Прилетает в отдел кадров задача от руководства — организовать найм сотрудников.

HR-специалист наспех публикует вакансию на hh.ru, кидает клич по знакомым, пишет посты в facebook, какие-то договоренности с кандидатами оседают в почте, что-то в личном whatsapp.

Кандидатов становится много, хаос усиливается:

  • кандидаты не выполняют тестовые задания, и ничего не остается делать кроме как напоминать им об этом (так как выбор среди сделавших задание не велик),
  • кому-то ответили сразу, про кого-то забыли совсем или на несколько дней,
  • кому-то назначили собеседование, но что-то пошло не так — например, не смогли собраться с руководством и забыли встречу с кандидатом,
  • дедлайн прошел, кандидатов мало, hr-специалист разводит руками,
  • захотели внедрить KPI для кадровика => не поняли что и как считать => оставили просто оклад.

Результат найма можно улучшить, организовав процесс в Битрикс24.

С чего начать автоматизацию HR-процессов

Цели автоматизации работы с персоналом в Битрикс24 — уменьшить время на найм персонала, внедрить принцип “одного окна” для сотрудников кадровой службы, сделать адаптацию и обучение сотрудников более технологичными и приятными.

Чтобы организовать работу с кадрами в портале Битрикс24 мы советуем:

  • делать лендинги для рекрутинга , с которых сразу всё попадает в специальную HR-воронку CRM;
  • настроить интеграцию с hh.ru и другими источниками откликов;
  • настроить автоматизированные письма, sms, сообщения в мессенджеры в зависимости от движения кандидата по стадиям;
  • вовремя бронировать время участников собеседования, пользоваться функционалом “дела”, чтобы ничего не забыть;
  • массово рассылать сообщения отфильтрованным кандидатам (например, приглашение на второй этап);
  • следить за результатами воронки и постоянно улучшать их, сделать систему KPI для сотрудников кадровой службы;
  • создавать, отправлять и хранить job offer и детали общения с кандидатом.
  • сделать шаблон задачи по найму с чек-листом, чтобы случайно не упустить какой-то пункт, к примеру, подписать трудовой договор в течение 3х дней;
  • обеспечить теплый приём кандидату даже если вас нет на рабочем месте с помощью автоматических задач с прикрепленными видео, буклетами, ссылками на нужный раздел базы знаний. Ничто так не демотивирует специалиста, как отсутствие понимание что делать и к кому обратиться в первые дни его работы,
  • и в дальнейшем мотивировать и обучать персонал с помощью “плюшек” от Битрикс24 :)

Автоматизация найма в Битрикс24

Для начала разберемся с сущностями системы.

Карточка контакта внутри CRM обычно используется для заполнения данных о клиенте. Но в нашем кейсе она будет символизировать анкету кандидата. В карточку можно добавить любые поля, которые заполняются вручную или подтягиваются откуда-то автоматически. Помимо текста в карточку можно вставлять ссылки, прикреплять файлы и вести всю историю по будущему сотруднику.

Сделкой в данной статье мы тоже называем не заказ от клиента, а процесс рассмотрения кандидата на определенную вакансию.

Ниже будет пошаговая инструкция как оптимизировать кадровые процессы в компании.

Шаг 1 — организация приёма заявок кандидатов

Компании часто публикуют вакансии у себя на сайте и даже используют онлайн-рекламу для привлечения трафика кандидатов.

Обычно мы предлагаем сделать имиджевую посадочную страницу для этих целей и встроить туда CRM-форму из Битрикс24. Или же сразу делать лендинг на базе Битрикс24.

Если вам не нравится дизайн Bitrix24, не страшно — его можно подружить с любыми сайтами и формами, хоть с Тильдой и подобными генераторами посадочных.

Для оперативных ответов кандидатам рекомендуем на посадочную разместить “открытые линии”. Открытые линии — это такой ответ Битрикс24 современным онлайн-консультантам и чат-ботам.

Там можно:

  • настроить очередь ответов для конкретных сотрудников,
  • переадресовать обращение коллеге,
  • создать заявку прямо из диалога с подгрузкой всей истории переписки,
  • сделать автоматические ответы в зависимости от сценариев,
  • сделать заготовки типовых ответов для уменьшения рутинных операций.

Мы постарались подготовить универсальный шаблон, вы можете рассмотреть его поближе и скачать по ссылке ниже:

Полная версия доступна по ссылке .

Шаг 2 — интеграция с hh.ru

С hh.ru можно интегрироваться с помощью API dev.hh.ru (доступ к нему платный) или готовых приложений для Битрикс24.

С помощью приложений можно сохранить и просмотреть текущие вакансии, анкеты кандидатов, а также автоматизировать обработку откликов и получать точную статистику по каждому сотруднику из отдела HR.

Если в вашей компании речь идёт о десятке кандидатов в месяц, можно справиться «вручную».

Шаг 3 — настройка воронки в Битрикс24

Пример воронки в Битрикс24, которая явно сигнализирует о проблеме

Пример воронки в Битрикс24 хорошо работающей HR-службы

Необходимо сделать новое направление сделок в CRM Bitrix24.

Рекомендуем опросить специалистов найма вашей компании. Сделайте людей, которым нужно будет работать в новой системе, частью вашего решения и вы удивитесь насколько легко пройдет внедрение!

Рассмотрим два варианта внешнего вида (выбирайте что нагляднее для вас).

Пример вывода HR-сделок на разных стадиях в виде списка

Пример канбан-доски сделок HR направления

На мой взгляд канбан нагляднее, и, что особенно удобно: в нём легко перетаскивать drag'n'drop сделку по кандидату в нужную стадию.

Карточку кандидата, как и поля сделки, можно заточить под уже существующую анкету, чтобы специалистам службы HR было легко и привычно заполнять данные.

Шаг 4 — автоматизация HR-процессов

Возможности автоматизации и оптимизации работы кадрового отдела ограничены лишь лицензией Bitrix24 и вашей фантазией.

Вот стандартные кейсы для примера:

  • система будет ставить автоматическую задачу или уведомление на сотрудника HR-службы. Закладываем 3 шт, к примеру: "обработать заявку кандидата", "пригласить на собеседование", "получить решение руководителя"
  • система будет отправлять автоматическое письмо или смс кандидату в зависимости от стадии сделки, закладываем 3 шт. Смс-службу надо подключить, за каждую смс будет взиматься оплата, email - будет довольно простого формата, пример ниже:

Что еще можно сделать:

  • подключить телефонию, все звонки с кандидатом будут записываться и складываться в карточку контакта или сделку,
  • создавать новые сущности, к примеру, джоб оффер на фирменном бланке компании с автоматической генерацией (данные из карточки сделки подтягиваются в шаблонный текст).

Приведем пример, в {скобках} то, что можно подтянуть в шаблон, чтобы персонализировать job offer:

{Имя кандидата}, добрый день! Зафиксирую договорённости по итогам собеседования:

  • Вы приняты на позицию {название позиции, на которую выходит кандидат}
  • Ожидаем от выполнение следующих задач: {описание обязанностей подтягивается из специального внутри позиции, которую заранее забили в каталог Битрикс24}
  • Предполагаемый выход на работу {дата и время выхода на работу подтягивается из сделки}
  • Вас встретит и всё покажет {имя и телефон ответственного за встречу новичка}
  • Вот ссылка на документ с общими правилами {проходная система в офисе, дресс-код, рабочее время, обед}.
  • Не забудьте взять с собой {ссылка на список документов для приёма на работу}
  • Условия вашей позиции {приём на работу с испытательным сроком или без}
  • Заработная плата во время испытательного срока {цифра из сделки} , после испытательного — {цифра или данные из текстового поля внутри сделки}.
  • Ваш непосредственный руководитель {имя и контакты наставника на время испытательного срока}
  • Данные для входа в нашу систему {доступ в рабочую почту и портал (если такое есть)}
  • Напоминаю, что у нас есть всё для комфортной работы: {плюшки в офисе}

Поздравляю с хорошим стартом!

Составляйте job offer максимально прозрачно и кратко, избегайте двусмысленных формулировок. В ваших интересах, чтобы кандидат правильно понял каждый пункт.

Шаг 5 — корпоративный университет и не только

Как вы понимаете, можно оцифровать не только найм, но и другие процессы.

Обычно 5й шаг идёт после тестирования и привыкания сотрудников к работе в портале (1-2 месяца).

По сути он может стать циклом бесконечных улучшений.

Например:

  • внедрение прозрачной системы KPI,
  • нематериальной мотивации,
  • взаимодействие с удаленными филиалами,
  • хранение интерактивной базы знаний,
  • организация корпоративной системы обучения и т.д.

Чуть больше можете прочитать в нашей статье про автоматизацию отдела кадров в Битрикс24 . Там про согласование отсутствий, отпусков, переработок сотрудников.

А наш кейс для компании Desan как раз про корпоративный университет.

0
Комментарии
Читать все 0 комментариев
null