Топ-5 вопросов про электронную подпись

Электронная подпись привычный инструмент для большинства организаций и предпринимателей. Но вопросов вызывает много. Мы посмотрели, что регулярно спрашивают у нас в техподдержке и соцсетях. Оказалось, чаще всего вопросы задают те, кто еще только собирается подпись получить или уже начал ее оформлять. На пять самых популярных вопросов ответил руководитель Удостоверяющего центра Контура Сергей Казаков.

Электронные подписи выдают аккредитованные удостоверяющие центры (УЦ). Обратитесь в один из них удобным вам способом — через сайт, по телефону или лично, посетив офис УЦ. Расскажите сотрудникам УЦ, какая электронная подпись вам нужна и для чего — сдачи отчётности, торгов, онлайн-кассы или работы на конкретном портале. Вам подберут тариф и выставят счет.

Соберите документы для оформления подписи. В большинстве случаев нужен только паспорт и заявление на выпуск сертификата электронной подписи. Иногда УЦ может запросить дополнительные бумаги, о них расскажу ниже.

Передайте документы в УЦ — принесите в офис или загрузите сканы в личный кабинет. В течение одного-двух дней сотрудники УЦ проверят их и, если проблем с документами нет, одобрят выпуск сертификата ЭП.

Перед тем, как получить сертификат ЭП, подтвердите личность. Сделать это можно двумя способами: приехать в офис или заказать к себе выезд сотрудника УЦ, если есть такая услуга. На встречу нужно приехать самому, нельзя вместо себя отправить доверенное лицо, даже если у него есть нотариальная доверенность — это требование 63-ФЗ «Об электронной подписи» (ч.1 ст. 18).

Во время повсеместного перехода на удаленку может показаться непривычным, что нужно обязательно лично встретиться с сотрудниками УЦ, чтобы они удостоверили личность. Можно ли подтвердить личность по видеосвязи? Нельзя, этот способ не прописан в законодательстве.

Но сама возможность удостоверить личность удаленно есть — она недавно появилась в 63-ФЗ. Подтвердить личность онлайн можно, используя действующую электронную подпись или биометрические данные. Эти способы новые, поэтому не все УЦ их используют.

Получить электронную подпись можно за 1-2 дня с момента, когда вы передали документы в УЦ и оплатили счет на подпись. В течение этого времени УЦ проверяет ваши данные и, если все в порядке, то приглашает получить подпись. Можно ускорить процесс до одного-двух часов, но за ускоренный выпуск придется заплатить.

Если важно получить подпись к определенному времени, уточните в своем УЦ в каких днях исчисляется срок выпуска — календарный или рабочих. Иначе, если отправите документы в пятницу, то сможете получить подпись только в понедельник или вторник.

Обычно для оформления электронной подписи нужны три документа: паспорт, СНИЛС, заявление на выдачу сертификата ЭП. Бланк заявления обычно выдают в офисе УЦ, его нужно заполнить и подписать от руки. Если вы оформляете подпись онлайн, то скачайте бланк на сайте УЦ, подпишите и загрузите скан подписанного заявления к другим документам.

В некоторых случаях нужны дополнительные документы — о них расскажут сотрудники УЦ, когда будут подбирать вам электронную подпись. Так, если сертификат ЭП оформляет сотрудник предприятия, то ему нужна доверенность от руководителя на получение подписи. Если предприятием руководит внешняя управляющая компания, то понадобится выписка из ЕГРЮЛ этой управляющей компании.

Если в документах или данных, которые будущий владелец отправит в УЦ, будут ошибки, то время выпуска подписи увеличится. Удостоверяющий центр находит недочет, просит владельца его исправить, вновь проверяет документы — так может пройти несколько дней.

Чтобы заявку на выпуск электронной подписи приняли с первого раза, узнайте, какие в УЦ требования к оформлению документов и постарайтесь их выполнить. В разных УЦ правила оформления могут отличаться, но общие требования обычно такие:

• Заполнять реквизиты паспорта и номер СНИЛС без ошибок.

• Делать копии только с оригиналов. Сотрудники УЦ заметят, если вы предоставите копию, которая снята с другой копии, и попросят заменить скан.

• Проверять, что данные и фото на отсканированных файлах легко считываются.
• Не заменять рукописную подпись факсимиле. Если нужно подписать документы от руки, например, заявление на выдачу сертификата или доверенность, то ставить факсимиле нельзя.

В июле 2020 года для организаций введены новые правила получения сертификата ЭП. Они касаются всех, кто оформляет подпись организации на свое имя: и руководителей, и сотрудников, которые будут подписывать документы от имени организации, например, участвовать в торгах. Правила следующие:

1. Руководитель может получить ЭП организации на свое имя и не предоставлять никакую доверенность.
2. Если подпись получает сотрудник, то кроме стандартных документов, он должен предоставить в УЦ доверенность от руководителя на получение ЭП.
3. Подпись сотрудника также может получить его руководитель — тогда доверенность не понадобится. Это возможно, потому что руководитель представляет организацию, как будущего владельца сертификата подписи (ч.3 ст.14 63-ФЗ). Сотруднику в этой ситуации нужно будет только подписать заявление на выдачу сертификата ЭП.