REG.RU – хостинг-провайдер и регистратор доменных имён. Работает на рынках России и СНГ с 2006 года. Сегодня компания насчитывает более 2,2 млн клиентов, 3,3 млн доменов на обслуживании. В компании работает 500+ сотрудников. В 2019 году REG.RU решили перейти на кадровый ЭДО и выбрали решение от компании EasyDocs. Рассказываем о процессе внедрения и результатах.
Выбор решения
По словам Марины Мироновой, руководителя группы кадрового делопроизводства REG.RU, решение о переходе на цифру было принято из-за многочисленных преимуществ кадрового ЭДО, который не только ускоряет весь процесс кадрового делопроизводства, но и делает его полностью прозрачным.
REG.RU выбирали подрядчика около 2 месяцев. Готовых решений на рынке до сих пор мало, основной массив – предложения от крупных компаний-разработчиков и интеграторов по автоматизации документооборота, которые требуют основательных вложений на старте.
Запросы REG.RU отправили в 12 разных организаций, с частью из них дошли до этапа переговоров. Смотрели на соотношение клиентоориентированности, интерфейса, простоты в использовании, цены, индивидуального подхода. С EasyDocs компания начала работать с сентября 2019 года, сейчас продолжает налаживать процессы и обучать сотрудников, до этого тестировали систему.
Главные опасения были связаны с безопасностью: насколько защищена система ЭДО, не украдут ли электронную подпись злоумышленники и т.д. Преодолевали их комплексно – изучали всю доступную информацию об электронном документообороте в сети, проводили консультации со специалистами по ЭДО, тестировали систему силами собственной службы безопасности. Существенным преимуществом стало то, что EasyDocs — пользователь сертифицированного приложения MyDSS КриптоПРО, через которое подписываются документы. У этого решения двойная система защиты, и оно отлично зарекомендовало себя в банковской сфере.
Вторым аргументом в пользу EasyDocs стал баланс цены и качества решения. Для REG.RU переход на кадровый ЭДО – это эксперимент, поэтому важно было адекватное соотношение затрат и функциональности. При этом, по словам специалистов REG.RU, в системе несложно разобраться, время на обучение сотрудников минимальное. Они отметили и удобство сервиса – благодаря возможностям облачной электронной подписи, работать с документами можно с любых устройств.
Также важно, что EasyDocs — оператор персональных данных и числится в реестре Федеральной службы по надзору в сфере связи. Это значит, что компания несёт полную ответственность за передачу данных.
Подготовка и внедрение
Сам процесс внедрения быстрый, так как сервис облачный и не требует установки ПО на собственном сервере. Но подготовительный этап занял несколько месяцев (составление пошаговых инструкций, отладка системы под компанию, оформление электронных подписей). С августа по сентябрь 2019 года шли переговоры, обсуждение процесса по оформлению электронных подписей и заключение договора. В начале осени собрали тестовую группу, начали оформлять электронные подписи. Полноценно обмениваться документами в электронным виде с дублированием на бумаге стали в ноябре.
После этого специалисты REG.RU провели оценку эффективности использования, посчитали бюджет для всех дистанционных работников, а также разработали необходимые локально- нормативные акты для перехода на электронный документооборот без дублирования на бумаге. С мая 2020 года система работает полноценно, параллельно корректируются некоторые процессы. Сейчас системой пользуются только часть дистанционных сотрудников (порядка 120 человек), но продолжают подключаться новые.
В процессе внедрения мы столкнулись с рядом технических сложностей, но все они были достаточно оперативно устранены специалистами EasyDocs.
Для обучения своих сотрудников REG.RU постоянно проводят вебинары, где подробно рассказывают и показывают, как работать в системе. Как правило, сотрудникам достаточно посмотреть видео и повторить один раз все операции. Кроме того, в REG.RU сделали подробные инструкции и разместили их на внутреннем wiki-сервисе.
Результаты и выводы
Специалисты REG.RU утверждают, что после внедрения кадрового ЭДО внутренние процессы упростились и ускорились. Больше не нужно ждать, пока документы придут по почте. Правда, ещё приходится напоминать забывчивым сотрудникам поставить подпись в системе.
Любой документ можно открыть за пару кликов. Снижаются затраты на бумагу и оргтехнику, освобождаются площади для хранения: кадровые документы занимают около 20% от всех хранимых в компании и насчитывают тысячи листов. Немаловажно и то, что такой вариант более экологичен.
Сейчас всем новым работникам REG.RU оформляют электронные подписи – на это уходит, в среднем, около двух дней. Компания ждёт внесения изменений в Трудовой кодекс РФ, которые разрешат применять ЭДО с использованием усиленной квалифицированной электронной подписью в отношении не только дистанционных работников, но и офисных сотрудников без дублирования документов на бумаге.
В REG.RU более 50% сотрудников работает удалённо: в разных городах и странах, некоторые их них совмещают работу с путешествиями. Формат постоянного онлайн-взаимодействия для нас привычен. В компании есть программы компенсации оборудования, онлайн-мероприятия, дистанционное обучение. В наших традициях постоянно улучшать процессы, делать их более быстрыми и удобными. Именно поэтому в компании приняли решение внедрить ЭДО — это здорово экономит время сотрудников и делает их работу более комфортной.
По словам Марины Мироновой, перевод кадрового документооборота в электронный вид — достаточно трудозатратный процесс. Нужно провести подготовительную работу, обучить персонал, оформить электронные подписи и выбрать подходящее ПО — это время и ресурсы сотрудников. Однако переход на ЭДО неизбежен. Бумажный документооборот во многом уступает электронному: по скорости обмена документами, прозрачности бизнес-процессов, тратам на технику и почтовые отправки, удобству доступа и многому другому. Поэтому, чем раньше начать цифровую трансформацию, тем скорее это станет нормой для большинства компаний.