Как ориентироваться в потоке бесчисленных лидов и сделок? Как осуществлять поиск и фильтрацию лидов и сделок по статусам в работе, успешные и закрытые или другим параметрам?
Штатная ситуация сотрудники компании активно работают в CRM, обрабатывают обращения в лиды и конвертируют их в сделки. На экране монитора отображается большое количество карточек в работе, хочется упростить, сократить и навести порядок и легко ориентироваться в постоянно меняющемся потоке информации не только с помощью инструмента «доступ», но и инструментов «поиск» и «фильтры».
Откроем в режиме Канбан рабочий портал раздел CRM вкладку лиды.
- По умолчанию, система предоставит информацию о лидах находящихся в работе. Это происходит по тому что отрабатывает настроенный фильтр «Все лиды в работе». Отображение активного фильтра видно в поисковой строке штатного фильтра слева от названия открытой вкладки «Лиды».
- Для активации настроек, добавления, редактирования или замены активного фильтра достаточно кликнуть по этой надписи манипулятором «мышь». Открытая форма редактирования фильтра представляет собой стандартную карточку с доступными полями лидов.
- Нужная комбинация, добавление и удаление набора полей осуществляется интуитивной доступными штатными способами Битрикс24.CRM В нашем примере в качестве активного используется поле «Состояние» включен выбор всех лидов со статусом «в работе».
- Количество фиксированных фильтров не ограничено, они формируются и сохраняются в рабочей части настройки любым пользователем по необходимости.
Расположение и очередность фильтров в списке легко меняется «мышью».
- Выбор фильтра, включающегося при открытии активного окна, осуществляется по решению пользователя в режиме настройки.
- Для вывода на экран одновременно лидов во всех состояниях, достаточно в поле поиска добавить интересующие значения. При необходимости дальнейшего использования можно сохранить такую комбинацию в новом фильтре и в дальнейшем его использовать.
- После запуска поиска и обновления экрана все найденный лиды отвечающие условиям поиска будут доступны и отображаться на экране.
Дополнительный вопрос? Почему по умолчанию не выводится вся доступная информация на экран?
Это сделано для того чтобы не перегружать излишней информацией экраны пользователей ведь у компании могут находится в работе большое количество лидов и уж совсем бессмысленно выводить информацию о уже закрытых лидах из архивов. Так один из наших активных клиентов ежегодно обрабатывает порядка 50 000.
Кроме всего:
- Объемы выводимой информации сильно перегружают систему и снижают скорость ее работы.
- Нужная информация может быть легко найдена любым пользователем по фильтру.
На экране сотрудников в первую очередь должны отображаться новые лиды и те с которыми им надо работать в первую очередь.
Для работы часто применяется фильтр, в котором кроме поля состояние дополнительно включено поле «ответственный», что позволяет легко и быстро выбрать личные материалы из общей корзины.
Для экономии времени сотрудник с правами администратора портала имеет возможность присваивать статусы фильтрам – доступен для всех сотрудников.
Аналогично описанному выше сценарию работает поисковая и система фильтров в сущности «сделка».
С уважением, Лаборатория автоматизации «LOG [IN] OFF»