Как оптимизировать работу из дома: топ-10 приложений для удаленной работы

В связи с мерами по борьбе с СOVID-19, введенными правительством РФ и других стран, мы все были вынуждены частично или полностью перейти на удаленный режим работы. В этой статье мы расскажем об инструментах, которые помогут усовершенствовать дистанционную работу и оптимизировать коллективные рабочие процессы.

Итак, чтобы сделать удаленное взаимодействие эффективным, вам необходимы:

• Инструменты для коммуникации;
• Платформы для управления проектами и продуктами;
  
• Сервисы для организации удаленной связи и видеоконференций;
  
• Сервисы по работе с документами;
  
• Инструменты отслеживания времени;
  
• Системы для баз данных;
  
• Специальные инструменты для совместного использования файлов;
  
• Внутренние социальные сети;
  
• Инструменты для макетов и прототипов;
  
• Приложения для защищенного хранения данных.
  

Мы подготовили подборку лучших сервисов для командной работы от Ecommerce Life, которые используем в работе сами, а также список лучших альтернатив для каждого из них.

Платформы: веб, Windows, macOS, Linux, Android, iOS.

Альтернативы: Slack, Skype, Flock, Discord.

Telegram один из самых популярных мессенджеров в России. Его активно используют как для будничного общения, так и для деловой коммуникации между сотрудниками. Telegram быстрый, удобный и простой. В сервисе нет поддержки видеоконференций и некоторых других полезных функций, доступных в корпоративных мессенджерах вроде Slack, зато его можно использовать абсолютно бесплатно.

Платформы: веб, Android, iOS.

Альтернативы: Office 365, Quip, Apple iWork.

Google предлагает кросс‑платформенный, функциональный и бесплатный набор сервисов для работы с популярными форматами офисных файлов. С его помощью можно создавать и редактировать текстовые документы, таблицы и презентации — как самостоятельно, так и совместно с коллегами.

Каждому пользователю доступно 15 ГБ дискового пространства для хранения файлов на серверах Google. Чтобы получить дополнительный объём, можно оформить платную подписку G Suite. В неё также входят услуги круглосуточной поддержки, служба корпоративной почты и дополнительные функции защиты данных. Стоимость тарифов начинается с 6 долларов в месяц за человека.

Платформы: веб, Windows, macOS, Android, iOS.

Альтернативы: Яндекс.Диск, Dropbox, OneDrive.

Сложно представить удалённую работу в команде без облака для хранения совместных данных. К вашим услугам десятки подобных сервисов, но одним из лучших можно смело назвать «Google Диск». Он предлагает щедрый запас бесплатного пространства — 15 ГБ, интегрирован с другими продуктами Google и доступен в удобном интерфейсе.

Чтобы расширить объём, вы можете оформить упомянутую выше подписку G Suite или подписаться только на платный тариф «Google Диск»: за 139 рублей в месяц компания предоставляет пользователю 100 ГБ облачного пространства.

Платформы: веб, Windows, macOS, Linux, Android, iOS.

Альтернативы: TickTick, Notion, Any.do.

Чтобы эффективно управлять удалённой командой, руководителю нужен удобный инструмент для делегирования задач. Сервис Todoist — один из лучших в этой категории. Он позволяет быстро добавлять дела, организовывать их по спискам и приоритету, назначать время и прикреплять исполнителей.

Благодаря меткам и фильтрам в большом количестве задач легко ориентироваться. А история активности помогает руководителю тщательно следить за ходом работы.

В бесплатном режиме вы можете добавлять до 80 проектов и до 5 сотрудников в каждый из них. Чтобы снять ограничения, а также разблокировать уведомления, метки и другие продвинутые функции, придётся оформить платную подписку. Стоимость начинается с 229 рублей в месяц за человека.

Платформы: веб, Windows, macOS, Android, iOS.

Альтернативы: Asana, MeisterTask, Blossom.

Канбан — это популярная методология ведения проектов. Каждая задача в ней проходит определённые этапы: к примеру, «В планах», «Выполняется» и «Завершено». Обычно их изображают в виде досок, между которыми перемещают карточки задач.

На наш взгляд, лучше всего эту методологию реализовали в Trello. Разработчики возвели простоту и наглядность в абсолют, поэтому сервис может быть недостаточно функциональным для сложных проектов. Зато поток задач в нём выглядит настолько минималистично, что в нём разберётся и ребёнок.

Кроме того, бесплатная версия Trello не имеет жёстких ограничений. Платить придётся только в том случае, если вам понадобятся дополнительные возможности оформления, больше 10 досок для команды, а также инструменты для автоматизированной работы с задачами. Стоимость подписки стартует с 10 долларов в месяц за человека.

Тайм‑трекер: Toggl

Платформы: (Android, iOS, Linux, macOS, Windows, web, расширение для браузера)

Альтернативы: Timely, RescueTime, Harvest.Toggl – инструмент, который предоставляет определенную гибкость в организации трекинга. Инструмент, главным образом, разрабатывался для фрилансеров и индивидуальных предпринимателей, хотя Toggl также позволяет отслеживать активности целой команды сотрудников.

Упрощенный интерфейс, в котором есть возможность распределять задачи в рамках проектов, быстро выбирать клиентов, в том числе создавать проекты или добавлять клиентов, не выходя за рамки панели задач.

Приложение доступно как веб-интерфейс, есть браузерные расширения, мобильное приложение и приложение для десктопа. В последнем можно автоматически отслеживать определенные активности и устанавливать напоминания. Кроме того, возможно более ста интеграций с другими популярными инструментами, такими как Trello и Asana.

Платформы: веб, Android, iOS.

Альтернативы: «Skype для бизнеса», Slack, Hangouts Meet.

Видеовстречи создают не только тесный эмоциональный контакт между сотрудниками, но и эффективные условия для коммуникации. Видя и слыша своих коллег, вы можете взаимодействовать с ними так же продуктивно, будто находитесь за одним столом. Неудивительно, что сервисы для видеоконференций столь популярны.

Одним из лидеров рынка является Zoom. Он не только организует безопасную видеосвязь, но также позволяет демонстрировать участникам конференции экран, передавать файлы и сохранять записи разговоров.

В бесплатной версии можно приглашать на видеовстречу до 100 человек, а её продолжительность составит максимум 40 минут. Чтобы снять ограничения, нужно оформить платную подписку — от 15 долларов в месяц с организатора.

Платформы: веб, Windows, macOS, Android, iOS.

Альтернативы: Evernote, Notion.«Google Документы» и подобные сервисы не подходят для работы с мелкими заметками. Последние удобнее хранить в облачных блокнотах вроде OneNote. Этот продукт Microsoft отличается интуитивным интерфейсом, который напоминает реальную записную книжку. Простая и чёткая структура сервиса позволит вам и вашим коллегам быстро находить нужные заметки среди сотен других.

В числе прочих достоинств OneNote — широкие возможности для редактирования текста и поддержка всевозможных вложений: от аудиокомментариев до видео. Кроме того, сервис можно использовать бесплатно. В таком случае каждому пользователю предоставляется 5 ГБ для хранения заметок в облаке. При оформлении платной корпоративной подписки «Office 365 бизнес» вся команда получает 1 ТБ общего пространства для OneNote и других сервисов Microsoft.

Альтернативы: Dashlane, Hypervault, Keeper, Lastpass

1Password – это приложение для Windows, MacOS, iOS и Android, предназначенное для защищённого хранения данных учётных записей. С его помощью можно не только сохранять существующие логины и пароли, но и генерировать уникальные ключи любой сложности при создании новых аккаунтов. 1Password интегрируется в любой браузер и автоматически вносит данные для входа на сайты. Отличительной особенностью сервиса является размещение секретной информации не в облачном хранилище разработчика, а на собственном локальном или сетевом диске пользователя. Кроме паролей предлагается сохранять номера документов, адреса, сведения о банковских картах и заметки с любой другой информацией, требующей защиты.

Платформы: веб, Windows, macOS, Android, iOS.Miro – инструмент для совместной работы, который идеально подойдет для:

• мозговых штурмов;
• создания интеллект-карт;
• обсуждения дизайна/UI/контента;
• создания мудбордов;
• структурирования информации;
• создания agile-досок и управления проектами;
• прототипирования и проектирования интерфейсов;
• проведения встреч с удаленной командой;
• сторителлинга;
• дизайн-мышления и дизайн-менеджмента;
• образовательных проектов.

В этой статье мы представили список приложений и сайтов, которые направлены на организацию удаленной работы или командное управление проектами. Хотя этот список может быть дополнен гораздо большим количеством полезных ресурсов, качество и удобство указанных выше мы можем гарантировать.