Кейс: увеличение эффективности работы склада строительных материалов за счет внедрения электронной очереди

Рассказываем, как упростить сложную логистику на складах крупного дистрибьютера и добавить позитивного опыта клиентам, привыкшим к долгому ожиданию и запутанному документообороту.

У крупных компаний по продаже товара с большим числом клиентов часто возникают трудности в организации работы склада.

Как обычно происходит: клиент сделал заказ и приезжает за ним на склад. Первое, что он делает – это идет к менеджеру, где ему выписывают накладные. Далее он уходит ждать отгрузки в машину (или куда-то еще), а кладовщик приходит за копией накладных. Работник склада с кипой документов от разных клиентов идет на склад, где сам вручную определяет, где находится необходимый товар, в каком порядке что надо собирать и потом вызывал клиента на нужный склад по готовности заказа.

Весь этот процесс не оптимизирован, подвержен человеческому фактору, занимает значительное время и около склада часто образовывается «пробка» из клиентов. В этом была значительная проблема для нашего клиента – интернет-магазина строительных и отделочных материалов. Ее мы решили с помощью внедрения в работу склада электронной очереди.

Период работы:

• основной период разработки и внедрения системы: май-октябрь 2019

• период улучшения системы: ноябрь 2019 – настоящее время

Цель: внедрить в работу склада систему распределения активных заявок между сотрудниками склада на основании анализа номенклатуры товаров, входящих в состав заказа.

Для начала расскажем подробнее про саму систему электронной очереди. Данная платформа необходима для автоматизации процесса принятия заявок в работу на складе, чтобы распределить очередность заказов и упорядочить процесс отгрузки.

В систему входят такие элементы:

• полный электронный документооборот (по сути, кладовщику больше не надо идти к менеджеру за второй копией накладной, все уже находится в системе)

• анализ номенклатуры товаров в заявке

• распределение заявок между работниками склада

• определение очередности заказов для сбора

• систему ранжирования заказов на выдачу в зависимости от времени ожидания и типа продукции

• систему управления электронным табло, куда выводится номер заказа и номер склада

• система смс-оповещения водителей о готовности заказа

Таким образом, со стороны клиента весь процесс отгрузки выглядит так: он также приходит за накладной, но уже не ждет, когда к нему придет кладовщик и сообщит куда ехать, а смотрит на электронное табло, где через время будет номер его заказа и нужный склад. Далее он подъезжает к воротам и сразу же начинается загрузка товара.

Со стороны кладовщика работа обстоит так: он никуда не уходит со склада и получает всю информацию на терминал.

В нем он видит какие склады заняты, какие свободны, что надо собрать в заказ и сколько всего их в работе. На текущем этапе работы над системой, кладовщик сам принимает решение в какой склад направить клиента, но в будущем возможно внедрение системы адресного хранения товара и на основе этого - автоматическое составление маршрута для кладовщика.

Изначально на работу над проектом было заложено 4 месяца. На начальном этапе мы проработали вместе с клиентом структуру работы системы, какие задачи она должна выполнять и каким образом будет устроена.

Бэк-энд электронной очереди и хранения данных был сделан с использованием Битрикс. Фронт-энд на React. Для синхронизации номенклатуры использовали стандартный модуль Битрикса, а для обмена самими заявками разработали уникальный модуль. Сама система выводит на терминал кладовщика заявки без перезагрузки страницы. Это было реализовано на сокетах.

На месте ожидания машин около склада было сделано и установлено светодиодное электронное табло. Для него была написана отдельная программа, которая синхронизируется с системой и выводит номер заказа и номер склада, который укажет кладовщик. Также параллельно табло эти данные выводятся через веб-интерфейс на экране в зале ожидания.

Кроме того, для большего удобства клиентов была реализована система смс-оповещений водителя о необходимости явиться в определенную зону. Она делалась с помощью специального сервиса: связывалась API этого сервиса с системой электронной очереди. Таким образом, даже если водитель отошел и не видит ни табло, ни монитор, ему приходит смс о том, что подошла его очередь.

В ходе разработки системы мы столкнулись с тем, что в работе склада очень много сборных заказов, где много типов продукции, из-за чего очередь загрузки может быть сложной. Например, некоторые материалы нельзя класть снизу (они повредятся от нагрузки), какие-то товары идут только через одни ворота, плюс сами материалы могут быть сегодня на одном складе, а через месяц их разгрузят в другой.

Чтобы загрузить в систему все сценарии работы с такими заказами потребуется слишком много времени и сил, поэтому рациональнее было оставить принятие решений по таким заказам на кладовщиках.

До внедрения системы электронной очереди у клиента не было какой-либо аналитики затраченного времени на обработку заявки, время отгрузки, времени простоя и т.д. Благодаря электронной очереди стало возможным получать точные данные по каждому заказу.

Хоть в системе и продолжал присутствовать человеческий фактор (например, кладовщик увидел заявку в системе, начал ее грузить, но забыл принять в работу), мы постарались завести дополнительные параметры расчета простоя заявки в системе как со стороны менеджера, так и со стороны кладовщика.

Всесторонняя аналитика за три летних месяца 2020 года дала клиенту и нам понять, что в среднем на одну заявку (из более 5000 заказов) от выдачи клиенту накладной и до полного закрытия и отгрузки уходит менее 50 минут. А среднее время состояния «в работе», когда кладовщик собирает заказ и загружает его в машину, примерно 26 минут. В это время входят как мелкие заказы с одной номенклатурой до 10 штук, так и крупные с более чем 1000 единиц товара и несколькими контрагентами.

Разница во времени – это время простоя со стороны менеджера и кладовщика, а также человеческий фактор, когда кладовщик либо забыл взять заявку в работу, либо, наоборот, забыл ее закрыть. Так, мы точно знаем, что со стороны менеджера около 11% заявок простаивали 1 минуту и меньше, 81% – меньше 10 минут, и лишь 8% заявок по каким-либо причинам – дольше 10 минут.

Со стороны кладовщиков этот показатель другой:

• 24% заявок простаивали 1 минуту и меньше;

• 57% заявок простаивали менее 10 минут;

• 19% – дольше 10 минут.

Сама система аналитики выстроена не только по всему складу, но и по каждому кладовщику отдельно. На этой основе предполагалось внедрение внутренней системы поощрения: чем эффективнее кладовщик (меньше времени простоя, быстрее собирает заказ), тем выше его вознаграждение.

Все эти показатели позволяют внедрять улучшения в работу самих сотрудников, повышая эффективность работы всего склада. Из-за того, что ранее все эти значения не отслеживались, невозможно дать объективную оценку повышения качества работы, но по словам самих сотрудников, они смогли тратить гораздо меньше времени на хождение по складу и офису (фактически, теперь кладовщики не выходят с территории склада), а время отгрузки каждому клиенту сократилось минимум на 5 минут, что в масштабах огромного склада, дает значительный прирост эффективности.

Как уже было сказано ранее, процесс улучшения электронной очереди идет до сих пор. В будущем, возможно внедрение адресного хранения товара на складе. Благодаря этому возможно будет составление не только очереди отгрузки, но и подробного маршрута кладовщика – где ему не придется тратить время на поиск товара и прокладывание оптимального маршрута.

Также возможно нахождения решения оптимизации процесса отгрузки сложных заказов – система сама определит какой товар загружать первым и откуда быстрее его будет взять (в связке с адресным хранением). Таким образом, будет еще больше экономиться время и эффективность работы персонала вырастет.

Система электронной очереди значительно повлияла на эффективность работы склада клиента. Кроме того, повысился комфорт для клиентов компании, что положительно повлияло на имидж компании. Наш клиент доволен работой, и в настоящее время мы продолжаем улучшать проект. Если у вас появились какие-либо вопросы, то мы рады будем общению и ответим в комментариях! Либо можете писать нам любым удобным способом, указанном на сайте.