Как автоматизировать работу со сделками в агентстве по подбору персонала

Мы ошиблись с оценкой проекта в 5 раз, но все равно довели его до конца. В этой статье расскажем о разработке индивидуального решения CRM-системы для HR-агентства.

Наш клиент — HR-агентство, которое помогает компаниям находить топ-менеджеров. Они ищут, оценивают и развивают персонал для предприятий и организаций. Работают в 50 секторах и 29 странах.

Компании нужна была CRM-система, чтобы вести всю информацию о клиентах в одном месте. Главное — чтобы она была простой и понятной в использовании.

Нам повезло — у клиента уже было представление о том, как должна работать система. Оставалось только спроецировать эти процессы на реальный софт. Звучит просто, но на самом деле — это самое сложное во внедрении любой системы.

В агентство приходят клиенты, которым нужно решить задачу с поиском персонала. Продажи происходят либо напрямую, либо через тендеры.

После продажи заключается контракт, и дальше сделка передается в работу. После завершения проекта — собираем данные для аналитики.

У HR-агентства есть два типа проектов: подбор и развитие. В первом — агентство ищет для клиента кандидатов по определенным параметрам. Во втором — занимается корпоративным обучением топ-менеджеров компании клиента.

Разница между проектами — в производственных процессах. После продажи сделки распределяются по воронкам, в зависимости от типа проекта. Далее у каждого проекта своя воронка.

Все это нужно для отслеживания прогресса между бизнес-девелопментом и производством прямо внутри CRM-системы.

Мы провели интервью с участниками проекта: от управляющего партнера до линейного персонала. Было непросто собрать все воедино, так как у каждого было много запросов и представлений о системе.

В конечном итоге все процессы сложились в несколько воронок внутри CRM:

1. Воронка обращений — для работы с клиентами, которым актуальны услуги компании
2. Воронка тендеров — для участия в конкурсах
3. Воронка работы над проектом: подбор или развитие персонала
4. Воронка аккаунтинга — нужна, чтобы напоминать клиентам о себе, выявлять потребности и инициировать новые продажи

В нашем случае большая часть данных хранится внутри CRM и передается другим системам в зависимости от процесса.

Основная система работы с клиентами — CRM. Мы взяли amoCRM из-за невысокой стоимости и открытого API, к тому же клиент сам хотел эту систему. Это не лучший, но и не худший вариант. Отлично подходит для компаний со со штатом до 300 человек.

Хантфлоу — система для ведения проектов по найму персонала. Наш клиент уже использовал ее и хотел оставить «производственные» процессы там.

Заключаем договор и передаем проект в работу. В этот момент в amoCRM создается новая сделка в воронке Подбор или Развитие. Мы сделали скрипт, чтобы информация по проекту сразу передавалась в Хантфлоу. Далее внутри Хантфлоу создается новый проект с параметрами сделки из CRM.

В процессе движения проекта в Хантфлоу ключевая информация передается в amoCRM. Например 10 человек попали на статус LongList, в амо ставится аналогичный статус: «Предоставлен LongList».

Каждый процесс работает внутри своей отдельной системы: продажи в amoCRM, ведение проекта — в Хантфлоу.

В процессе работы над проектом — данные из Хантфлоу синхронизируются с амо (статистика по вакансиям, количество кандидатов на этапах).

Теперь можно создавать связанные друг с другом сделки. Например, при добавлении второй сделки по одной и той же компании, можно проследить их взаимосвязь друг с другом. Без понятия, почему в стандартном функционале amoCRM такого нет.

Когда добавляем новый тендер, достаточно заполнить карточку сделки, и система сама расставит сроки и задачи в зависимости от типа тендера. Так и в обратную сторону — сроки задач вычисляются в зависимости от сроков завершения тендера.

В амо есть только одно поле с бюджетом — «бюджет сделки». Это потенциальный бюджет, который менеджер вносит при работе с клиентом. Но по этому полю не посчитать аналитику продаж, так как бюджет не фактический (не финальный).

Поэтому мы добавили дополнительное поле. Теперь у клиента нет проблемы со сведением аналитики показателей плана и факта. Бюджеты закрытых сделок совпадают с суммами из бухгалтерии. В дальнейшем эти данные можно выводить в BI.

При обычной работе когда создаешь сделку

Название изменяется с префиксом воронки

Скрипт сам корректирует название сделки в соответствии с нужным форматом.

Разработали собственный сервис передачи отчетов из amoCRM в Slack. Скрипт проходит по воронкам 15го и 31го числа — собирает данные, суммирует и отправляет отчеты такого формата:

У Хантфлоу есть два типа аккаунтов: для отдела персонала и для кадрового агентства. В нашем случае аккаунт агентства, но для него нет интеграции API. Для кадровых агентств описано очень мало методов API.

В документации ни слова об этом не было. Поэтому мы выяснили это, только когда дошли до интеграции. Вывод: проверяйте шаги тщательнее и желательно на боевых данных.

Теперь при переходе сделки в amoCRM в определенный этап в Хантфлоу автоматически создается вакансия, чтобы начать подбор кандидатов по этой сделке.

Наш клиент — одно из первых HR-агентств, которое заморочилось об удобстве пользователей системы. Мы пообщались с руководителем проекта со стороны клиента, чтобы понять как выглядит процесс с их точки зрения.

Мы хотели сделать систему, которую можно использовать на все 100%, а не как это делают другие компании — для галочки. Оказалось, чтобы сделать такую системы нужно очень много времени.

Для подрядчика система настроена ≠ проект сдан. Но в реальности так не работает. Для клиента проект сдан только тогда, когда сотрудники работают в системе.

У нас не тот бизнес, в котором сверху сказали «делайте!» и все стали делать. Этап вовлечения людей в систему оказался сложным, и сроки сильно затянулись.

Мы слишком маленькие, чтобы покупать одну ERP с разными модулями, которые все закрывают. Поэтому нам приходится делать интеграции из таких «готовых» систем, чтобы работа происходила бесшовно.

Просто мотивировать — не очень хорошо работает. Работает, если сделать что-то прозрачным: поместить всех в систему координат, где друг друга видят, отдать на общее обозрение. Обычно люди потом сами вылезают из «красной зоны», потому что никто не хочет чувствовать себя аутсайдером.

Самый большой провал во внедрении — это плохая коммуникация. Когда команды не слышат друг друга, у них может получится не то, что нужно. Можно взять крутой софт, хорошо его настроить. Но если это не подходит под задачи бизнеса и неудобно в использовании, такой проект отложат на полочку до лучших времен.

1. Не отталкивайтесь от того, что технически «возможно или невозможно». Если начать с «техники», то можно сделать красивую, эффектную, модную систему. Но вы не найдете ей практического применения, она станет бесполезной. Нужно идти от того, как вы хотите использовать систему. Делайте ее такой, какой хотят ее видеть пользователи. И только потом уже такой, какой ее хотят видеть руководители.
   
2. Перед внедрением опишите ваши ожидания: как вы хотите использовать систему, какую ценность вы получите, каким видите ROI от проекта.
3. Заложите больше времени на интервью, опишите конечный результат максимально подробно. Чем больше людей вы вовлечете на этой стадии, тем стабильнее получится результат.
4. Четко разделяйте обязанности по работе с процессами: тендеры, обучение персонала, подготовка документации, продажи.
5. Сначала думайте о пользователях, а уже потом обо всем остальном.
   

Для нас это был бесценный опыт, который заставил взглянуть на внедрение под другим углом. Не будем рассказывать, почему мы ошиблись с оценкой проекта — это наш косяк, и он не повлиял на реализацию проекта.

Сейчас мы совместно с клиентом разрабатываем метрики и материалы, для постпроектной поддержки. Пробуем реализовывать новые практики и механики в этой области.

Интегратор — LAND PRO. Автор статьи — Фёдор Анисимов.

#hr #amocrm #slack #хантфлоу