Как мы переводим кадровый документооборот в цифру? Опыт Docsvision

В компании «ДоксВижн» для автоматизации работы кадровой службы, кроме классической учетной системы на базе 1С, используется платформа для электронного документооборота Docsvision. У нас уже полноценно настроены процессы, связанные с оформлением командировок, и полным ходом идёт автоматизация работы с отпусками. По данным исследования компании Deloitte, мы выбрали самую популярную функциональность для перевода на КЭДО (кадровый электронный документооборот).

Например, перевод процесса оформления командировок в электронный вид уменьшил объем документов для согласования. Теперь с одной заявкой на командировку работают кадры и бухгалтерия, а также секретарь, ответственный за покупку билетов и бронирования гостиниц. Раньше в процессе участвовало два заявления. Дополнительно система сама проверяет корректные даты оформления командировки с учетом времени в дороге, о котором часто забывают сами сотрудники, отправляющиеся в командировки.

Аналогично уменьшился объем документов, которые мы согласуем в процессе оформления отпусков, с двух до одного. Также мы настроили автоматические оповещения из системы, поэтому наша кадровая служба больше не делает ручные рассылки уведомлений о начале формирования графика отпусков или о предстоящем уже согласованном отпуске. Получается, что с системой кадрового электронного документооборота на базе платформы Docsvision мы значительно экономим время в работе с кадрами, упростился контроль каждого процесса и снижена вероятность ошибок. И что не менее важно - счастлив наш отдел по работе с персоналом.

Перевод кадровых процессов в цифру мы начали с базового описания процессов и документов, которые используем в компании в различных ситуациях и задачах. То есть вначале мы составили список наших процессов, а потом описали каждый, указывая документы и сотрудников, участвующих в процессе.

В нашей компании часто говорят, что полный переход на электронный документооборот затруднен не столько законом, сколько привычкой и неуверенностью руководства в юридической значимости электронных документов. Чтобы быть объективными, мы взяли список документов, которые составили на предыдущем шаге, и проанализировали каждый на предмет допустимости и уровня риска перевода в электронный вид.

Параметры для оценки рисков перевода кадровых документов в электронный вид:

1. Законодательно перевод в электронную форму
   * Разрешен
   * Точно не указано
   * Запрещен
2. Законодательное требование к ознакомлению с документом под подпись
   * Нет, не указано
   * Прямо не указано
   * Да, требуется
3. Требования к срокам хранения
   * Менее 10 лет
   * Более 10 лет
   * Постоянно
4. Требования к подписи
   * Простая электронная подпись
   * Неквалифицированная электронная подпись
   * Квалифицированная электронная подпись или собственноручная
5. Судебная практика
   * Положительная для работодателя
   * Есть как положительная, так и негативная
   * Судебная практика отсутствует
6. Требование предоставлять документ в сторонние организации
   * Отсутствует
   * Предоставляется в электронном виде
   * Предоставляется в бумажном виде
   

Мы описали документы, которые задействованы в системе кадрового делопроизводства. Затем определили параметры, чтобы оценить риск перевода их в электронный вид. Разделили операционные документы по степени риска перевода их в КЭДО на три группы:

1. Низкий риск перевода к КЭДО – документы не являются обязательными и/или разрешено вести их в электронном виде. Например, трудовые книжки, служебные записки, некоторые заявления, документация по внутренним процессам.
2. Умеренный риск при переводе к КЭДО – группа объединяет документы, для которых нет прямого запрета на ведение в электронном виде и есть положительная судебная практика. Например, табели учёта рабочего времени, график отпусков, приказы о направлении в командировку.
   
3. Высокий риск в случае перевода к КЭДО присваиваем документам, ведение которых в электронном виде не предусмотрено законом или есть негативная судебная практика или мнение контролирующих органов. Например, трудовые договоры, соглашения об их изменении и расторжении.
   

Теперь осталось разобраться, как и кто будет подписывать документы, связанные с кадровыми процессами, подготовить соответствующие регламенты и новые правила.

Когда мы определились, какие документы мы готовы перевести в электронный вид, то по возможности постарались избавиться от дублирования данных. Например, нет смысла сотруднику писать отдельно менеджеру по персоналу и секретарю, ответственному за подбор билетов и гостиниц, о предстоящей командировке. Поэтому по возможности мы упростили процессы согласования и утверждения документов, отказались от нескольких версий документов, если это допускали регламенты.

В дальнейшем мы планируем отказаться от включения лишней информации в документах, чтобы максимально использовать типовые версии и автоматизировать их обработку.

В нашей компании не было вопроса выбора системы для автоматизации кадрового документооборота. Для организации делопроизводства мы уже давно используем платформу Docsvision, куда легко добавили новые процессы. Система кадрового учёта не позволяет организовать длительное хранение документов и создать архив. Такими функциями обладают ECM/BPM-системы, в которых также могут быть автоматизированы процессы кадрового документооборота.

Важно, что нам не пришлось внедрять дополнительное решение, а мы смогли настроить текущую систему. Мы посчитали верным иметь гибкую систему для кадрового документооборота, поскольку изменения в законодательных и нормативных актах будут влиять на уже сложившиеся порядки внутри компании и потребуют нашей адаптации.

75% кадровых документов уже можно переводить в электронный вид при должной нормативной подготовке. Она включает в себя такую документацию:

• Положение об электронном документообороте.
• Изменения в коллективный договор, трудовой договор, ЛНА (при необходимости).
• Соглашение между работником и работодателем об использовании электронной подписи.
• Регламент по использованию электронной подписи.
  

Наличие в компании соответствующей нормативной документации о переходе на КЭДО позволит минимизировать риски в судебных спорах, если они возникнут.

Несмотря на то, что мы еще находимся в середине пути по переводу кадровых документов в электронный вид, даже первые результаты оказываются позитивными, поскольку реально упрощается работа кадровой службы и появляется больше возможности для интересных и актуальных задач. Для тех, кто еще сомневается в необходимости перевода документов в цифру или боится, хочется напомнить: «дорогу осилит идущий».