Управление проектами по-русски: 5 решений

А мы продолжаем!

У менеджера даже самого среднего звена обычно есть какая-то команда и исполнители, а также — целый ворох задач, которые нужно решить правильно и в срок. Это касается и моей собственной работы, так что решения и сервисы, которые могут пригодиться в этом деле, для меня актуальны. До самых недавних пор, работая по проектам, я успешно пользовался зарубежным сервисом Trello, как и многие: хоть для меня он не во всем удобен, но с основными задачами справляется. Но раз у нас на дворе импортозамещение, самое время взглянуть — а что в этом плане могут предложить российские разработчики?

Первая часть вот здесь:

Решений, которые предлагают функционал управления проектами, на рынке множество. И помимо популярных зарубежных сервисов, таких как классический MS Project, или популярные сервисы «новой волны», такие как Trello, Basecamp, Zoho и множество других, за пользователя на пост-советском пространстве борются и сервисы российской разработки. Как правило, они не как единичные решения для управления проектов, а в составе комплексных многофункциональных платформ — CRM, решений для организации электронного документооборота, офисных систем и др.

Я сейчас расскажу о пяти приличных решениях, а вы мне скажете, какие из них потестировать в первую очередь. Все открывал и смотрел, но конечно не так подробно, как нужно. И еще раз, это про проектные менеджеры, а не про CRM, а то в прошлый раз меня чуть не заклевали фанаты отдельных решений.

Широко известная платформа в своем развитии с конца 90-х успела пройти путь от простой CMS веб-студии до многофункциональной системы — облачной платформы, перечисление только основных функций которой займет не один абзац. Хотя все так или иначе, хоть раз сталкивались с ней. В самом общем приближении это интранет-портал для организации совместной работы сотрудников, своего рода корпоративная социальная сеть, в которую интегрировано множество инструментов для повышения эффективности и автоматизации процессов. Это касается как внутренней «кухни» компании, так и внешних взаимодействий — функционал CRM здесь в числе основных.

Функциональный блок «Задачи и проекты» дает достаточно широкие возможности:

- это простая постановка задач отдельным сотрудникам, так и собственно работа с проектом — та самая ситуация, когда над общей целью работает несколько исполнителей, задачи у которых разные, и они разнесены по времени - есть распределение ролей в проекте, разграничение участников по уровню доступа, возможности взаимодействия с внешними (внештатными) исполнителями

- роадмап и структуру проекта здесь можно визуализировать не только простым планом или диаграммой Гантта, но и посредством канбан, популярного инструмента повышения производительности из традиционных lean-методик

- инструменты контроля, отчеты, и многое другое: все-таки «Битрикс» как платформа настолько нашпигован функционалом, что некоторых пользователей это поначалу даже пугает.

Для кого «Битрикс» подойдет лучше всего — сказать сложно, так как платформа является одной из известнейших в стране и используется в самых разных отраслях компаниями не менее разного размера и оборотов. Очень популярна у компаний сферы услуг и маркетплейсов. Интеграция с «1С» многим необходима. Но пользоваться сервисом может даже любое частное лицо — индивидуальный предприниматель или самозанятый, например: среди массы вариантов поставки есть и бесплатный, и он вполне достойный.

«Мегаплан» — один из долгожителей (система развивается с 2007 года) и лидеров рынка по количеству внедрений, в настоящее время находится под контролем «1С».

Функциональность средства организации совместной работы была для этого продукта основной изначально, так что все базовые функции ведения проектов — постановка задач, контроль их выполнения, представление проекта в виде диаграммы Гантта, настройка прав сотрудников, обмен документами по проекту и др — конечно, на месте. Собственно, этот функционал и составляет основу самого экономичного на данный момент варианта «Мегаплана» — сервиса «Совместная работа +».

Но в целом, конечно же, система давно перестала быть только лишь средством управления задачами и проектами — сегодня «Мегаплан» воспринимается прежде всего как CRM. Поддерживает самые разнообразные интеграции — с почтой, системами телефонии (включая собственную), мессенджерами, «Авито» и др. — конечно же, включая когорту учетных продуктов «1С».

«Мегаплан» предлагает, помимо базовых, адаптированные к использованию в различных отраслях бизнеса варианты — например, для строительной компании, производственных предприятий, для сферы услуг или для продаж.

Система доступна как в виде веб-сервиса, так и в виде «коробки» для развертывания на сервере клиента. Плюс, есть мобильные приложения.

Для управления мелкими проектами в маленьких коллективах, думается, возможности «Мегаплана» будут избыточными (ведь бесплатного варианта компания не предлагает, за исключением двухнедельного тестового периода). А вот для предприятия сегмента МСБ этот сервис может оказаться вполне неплохим вариантом.

Платформа «Р7-Офис», появившаяся в Реестре отечественного ПО в феврале 2019 года, успела стать чем-то большим, чем просто офис, набор программ для работы с текстовыми документами, таблицами, презентациями и др. По сути сегодня это полноценная платформа для работы, в том числе коллективной: в ее составе и средства коммуникации (в том числе и видеосвязи, особенно актуальной в последнее время) между участниками рабочей группы, и полноценный почтовый сервер, и система документооборота, и CRM. Плюс, что особенно радует — модуль «Проекты», предлагающий соответствующие инструменты управления.

Возможности и стратегия работы с проектом здесь близки к классическим вариантам:

- определяем цели и задачи проекта (создаем его паспорт)

- разрабатываем план его реализации — определяем команду, которая будет над ним работать, ее роли и задачи, временные рамки этапов (диаграммы Гантта, конечно же есть)

- предусмотрены и инструменты контроля хода выполнения проекта (отчеты, чекпойнты), обсуждения возникающих рабочих вопросов.

- система предлагает удобную настройку уровней доступа участников к проектной фактуре и обсуждениям.

Как видно, система функционалом не перегружена, но именно это выгодно отличает ее от многих монструозных альтернатив — она хорошо подойдет для предприятий. Также функционал платформы «Р7-Офис» делает ее хорошим кандидатом на внедрение в госучреждениях (органы власти, образовательный учреждения и др.). Тут важным фактором может оказаться то, что развернуть это решение можно на собственном сервере организации, что важно для безопасности использования сервиса.

Этот облачный сервис (есть и приложения для мобильных устройств) присутствует на рынке систем управления проектами уже далеко не первый год. Как и во множестве других случаев, это не строго проектный сервис — он дополнен функциональностью CRM. Изначально появился как полностью бесплатное решение для несложного проджект-менеджмента. С 2014 года появились платные варианты использования. На сегодня пользователю предлагается множество вариантов конфигураций для работы различной специфики.

Например, есть конфигурация для бизнеса, занимающегося наружной рекламой и полиграфией, конфигурация для контроля загрузки оборудования, вариант для службы поддержки и др.

Все основные инструменты управления проектами в системе, конечно, присутствуют (правда, в бесплатной версии сервиса нет возможность использовать диаграммы Гантта). Постановка задач, распределения ролей, настройка уровней доступа пользователей, обмен файлами (с привязкой к задачам), контроль и так далее. При этом сервис поддерживает интеграцию чуть ли со всем, с чем в принципе можно интегрироваться — от систем IP-телефонии и учетных систем до мессенджеров (в том числе Telegram, конечно), социальных сетей и «Авито».

При этом «ПланФикс» остался достаточно простой системой по сути, без лишних сущностей. Его базовые понятия — проект, задача, действие, анализ. Еще один плюс — большие возможности настройки под свои конкретные потребности и бизнес-процессы (включая интерфейс), под используемую методологию управления проектами (если хотите Scrum – не проблема) при этом пользователю не требуется быть специалистом в веб-программировании, как в случае с «Битриксом», для кастомизации которого чаще всего приходится нанимать внешних специалистов.

«ПланФикс» ориентирован прежде всего на малый и микробизнес, индивидуальных предпринимателей и т. д.

Этот продукт разработки ООО «1Т» — также представляет собою полнофункциональный CRM-комбайн, в котором управление проектами — лишь часть функционала. Но часть важная и востребованная.

Весь базовый функционал в блоке, что отвечает за проектный менеджмент, в наличии. Проекты, задачи, которые могут дробиться на более мелкие итерации, исполнители для них, сроки, бюджет, диаграммы Ганта, календарь, обмен файлами по проекту. Плюс — автоматический учет рабочего времени, база поставщиков в рамках проекта, средства коммуникации (IP-телефония, SMS, электронная почта, чат, видеоконференции).

Правда, интеграция «Простого бизнеса» с другими сервисами далеко не столь же многообразна, как у того же «Мегаплана».

В основном поддерживаются коммуникационные платформы (телефония, SMS, почта и т. д.), учёт от «1С» (кстати, в составе системы есть и собственный модуль бухгалтерии и складского учета), плюс Excel, Outlook и др. Есть специализированные отраслевые решения.

Система доступна как в виде веб-сервиса, так и в виде Windows-приложения. Бесплатный вариант здесь также доступен (само собой, функционально он уступает платным). Типичным пользователем «Простого бизнеса» видится предприятия сектора МСБ, а также некоммерческие структуры.