Кейс: как мы создавали систему электронного документооборота с ЭЦП

Всем привет! На связи диджитал-продакшн ICONICA с мощной экспертизой в разработке веб сайтов, мобильных приложений и цифровых продуктов для e-commerce. Делимся с вами нашим проектом по созданию и внедрению системы электронного документооборота с использованием ЭЦП для авторизации и подписания документов.

К нам обратилась компания, которая испытывала трудности из-за неудобного взаимодействия с подрядчиками. Обмен документами проходил медленно, бумажные экземпляры терялись, тормозили работу. Плюс – нужно было оплачивать услуги курьера, а если возникали ошибки (чаще всего из-за человеческого фактора), приходилось отправлять документы заново. Всё это время и деньги.

Информационная система электронного документооборота – далеко не новое решение, однако клиенту требовалась разработка ЭДО с учетом специфики взаимодействия с подрядчиками. Обмен документами должен происходить по простой схеме – без дополнительных соединений или приглашений.

Все максимально просто и быстро.

Математика проекта: на чем можно сэкономить при переходе на ЭДО

Наши расчёты основаны на небольшом государственном предприятии, которое заключает примерно 50–100 договоров в год и ведёт активный документооборот (акты, счета, служебные записки, запросы в госорганы).

Разработка и внедрение ЭДО под индивидуальный запрос компании-клиента позволяет сэкономить на следующих расходах:

• Бумага и печать → экономия 100 000–200 000 руб.

• Курьерская доставка → экономия 150 000–750 000 руб.

• Архив → экономия 50 000–200 000 руб.

• Сотрудники → экономия 500 000–1 500 000 руб.

Итого: от 800 000 до 2 500 000 рублей экономии в год только на прямых расходах.

Внедрение системы электронного документооборота приводит к сокращению расходов на бумагу, печать, хранение архивов и почтовые услуги. Электронные документы занимают гораздо меньше места, чем физические архивы, и требуют меньших ресурсов для поддержания. А благодаря ускорению обмена информацией, сокращаются издержки на логистику и пересылку документов.

Задачи, которые стояли перед нами в этом проекте:

В спектр услуг нашей диджитал-компании входит не только разработка сайтов и интернет-магазинов, но и создание сложных цифровых продуктов для госсектора, бизнеса в сегменте В2В и В2С. Наша система электронного документооборота с ЭЦП легко адаптируется и подходит компаниям любого масштаба и специфики деятельности.

Процесс предельно простой – вход по логину и паролю или регистрация нового аккаунта. Есть интеграция с ГосУслугами, а авторизация с ЭЦП находится в разработке (на момент написания статьи).

В боковом меню представлена информация – в каком аккаунте находится пользователь. Далее кнопка добавления документа. Документы распределяются в 3 папки: черновик, входящие, исходящие.

На данном этапе пользователь выбирает – кому отправлять документ и какой подписью его подписывать.

С помощью Yandex Object Storage мы сделали просмотр файлов. В конце документа предусмотрен штамп о подписи электронным ключом. А файлы которые расширением PDF - открываем в новом окне.

На документах, которые доступны в папке «Входящие», можно сделать 3 действия – просмотр, подпись или отказ от подписания.

Что у нас в итоге получилось

1. FastAPI. Современный веб-фреймворк для создания API на Python, обеспечивающий высокую производительность и простоту использования. Один из самых быстрых и популярных веб-фреймворков, со встроенными инструментами, которые позволяют справляться с растущей нагрузкой (горизонтально масштабирование, интеграция с разными сервисами).

2. PostgreSQL. Надежная и мощная реляционная база данных с открытым исходным кодом, поддерживает расширенные функции и масштабируемость.

3. Yandex Object Storage S3: Облачное хранилище от Яндекс, совместимое с протоколом S3, обеспечивающее безопасное и надежное хранение данных. Поддерживает много разных типов и структур данных. Подходит для работы в Linux, macOS, Windows.

4. Vue.js. Прогрессивный JavaScript-фреймворк для создания пользовательских динамических интерфейсов и одностраничных приложений.

5. Tailwind CSS. Утилитарный CSS-фреймворк для быстрой и гибкой стилизации. Позволяет контролировать макет, цвет, промежутки, типографику, тени и создавать индивидуальный дизайн.

6. Pinia. Библиотека для фреймворка Vue.js, которая позволяет создавать центральное хранилище приложения, обеспечивая его высокую производительность.

7. Плагин КриптоПро. Расширение для веб-браузеров, которое обеспечивает криптографическую защиту данных и электронной подписи, шифрование и расшифрование данных, генерацию и проверку ключей.

Команда проекта:

- Семен

- Даниил

- Дмитрий

Над созданием системы ЭДО трудилась команда толковых специалистов с опытом разработки сайтов, интернет-магазинов и приложений различной специфики. Наши разработчики прошли аттестацию на 1С-Битрикс и имеют опыт минимум 2 тысячи часов!

Мы закончили!

Клиент остался доволен. Но мы не очень. Продукт – электронный документооборот с ЭЦП – работает, со своими функциями справляется, но он требует улучшений (как и любая другая цифровая система). Наша цель – собрать 20 компаний с годовым обслуживанием, чтобы иметь ресурсы для доработок и улучшений продукта.

Обязательно подпишитесь на наш телеграм-канал, там мы рассказываем о других проектах и технологиях, которые используем в повседневной продакт-кухне.