Умная система-помощник или электронная почта плюс головняк пользователей

Или Как «Газпром добыча Надым» заменили LanDocs.

Для согласования договоров старая система выполняла роль электронной почты. Сотрудники заносили в нее документы и вручную выбирали согласующих, самостоятельно контролировали их ответы и перенаправляли документы следующим согласующим. В ходе согласования приходилось вручную готовить множество дополнительных документов, например служебных записок. Поэтому в 2020 году стартовал новый проект, целями которого были:

• заменить в договорных процессах морально устаревшую СЭД;
• повысить удобство работы пользователей за счет автоматизации рутинных операций в срезе закупочной и договорной деятельности.

Несмотря на пандемию проект оптимизации бизнес-процессов и перехода на систему Directum был выполнен успешно.

Значимые эффекты автоматизации:

• минимизированы риски при исполнении обязательств, что положительно влияет на репутацию предприятия;
• ускорился процесс обработки заявок на включение в план закупок за счет четкой формализации маршрутов;
• действия сотрудников с договорными документами упростились, а компания получила корректный электронный архив документов;
• стала гибкой настройка регламента согласования: администратор может вносить в неё изменения без программирования;
• повысилась контролируемость процесса обработки заявок и ведения договорной деятельности (показатели сроков заключения договоров контролируются на высшем уровне компании).

Что система Directum делает за человека:

● карточки автоматически заполняются данными из связанных объектов;

● в зависимости от параметров документа система определит согласующих и организует последовательно-параллельное согласование с ними; Для отправки документа на согласование достаточно нажать одну кнопку.

● служебные записки создаются автоматически на основе типовых форм;

● приходят уведомления по срокам выполнения процедур по закупкам и договорам.

Что говорит руководитель проекта начальник отдела подготовки и проведения конкурентных закупок Евгений Викторович Бокач, читайте ниже.

В первую очередь, это уменьшение трудозатрат сотрудников. Самый важный результат нашей работы – это обратная связь от непосредственных пользователей продукта, он им нравится. Мы хотели сделать процессы «умными» – чтобы система выступала в роли помощника, а не надзирателя. Я уже 10 лет занимаюсь внедрением разных программных продуктов и считаю, что человек создает систему для себя, чтобы она адаптировалась под его задачи и потребности, а не наоборот – чтобы пользователи пытались подстроиться под нее. Здесь это получилось. Из видимых результатов можно выделить экономию времени сотрудников и получение удовольствия от взаимодействия с системой. Сотрудникам комфортно с ней работать.

Предыдущая система была «слишком гибкой» – движение документов в ней регулировалось внутренними регламентами, написанными на бумаге, что приводило к большим трудозатратам для контроля за правильностью выполнения сотрудниками всех установленных норм. Порядок движения документов и взаимодействие сотрудников были определены административным ресурсом. В систему Directum мы «зашили» наши регламенты, и она подсказывает исполнителям, каким путем надо идти.

Понятно, что людям нужно время, чтобы привыкнуть к новому, некоторые пока еще не освоились и применяют старые логические приемы в общении с системой. Но мы постепенно прививаем культуру взаимодействия с ней, показываем, что она сама может подсказывать следующие шаги, что она помогает в работе.

Сейчас мы работаем над гибкостью, потому что бизнес-процессы могут меняться. Благодаря разработчикам вместе мы сделали настраиваемую платформу, которая позволяет оперативно учитывать наши пожелания. Реализация всех наших планов в системе еще в процессе, но я думаю, что у нее есть хорошее будущее.

У нас 14 филиалов, у каждого своя структура, свои правила взаимодействия и специфика. Мы пытались, чтобы система всем подошла, но с первого подхода не удалось охватить потребности всех заказчиков. Остались некоторые участки, которые разрешаются на очень узком уровне. Такие тонкие моменты в систему пока еще не занесены, но мы перенесли в неё уже 90% наших регламентов. Сейчас приводим ее в то состояние, чтобы все пожелания исполнителей были учтены. И это возможно благодаря ее гибкости.

В этом эксперименте мы с командой попытались объединить разрозненные процессы и «подружить» их между собой. И сейчас я вижу, что «дружба» состоялась: один процесс плавно переходит в другой. Есть некоторые нюансы, которые надо дорабатывать в будущем. Но та концепция, которая была поставлена – беспрерывное движение информации из одного сектора в другой и минимизация человеческих трудозатрат – все удалось реализовать. Теперь на работу вдвойне приятно идти.

Аппетит приходит во время еды: когда я увидел возможности разработчиков и их потенциал, то рискнул реализовать наши задачи в ЭДО. Поначалу казалось, что это невозможно, но с помощью разработчиков и консультантов все получилось. Проект получился в 2-3 раза крупнее, чем я планировал, и сейчас мы занимаемся его развитием.

Я благодарен команде, которая работала с нами. Проект реализовывали во время пандемии, и его ход был нестандартным, отличался от предыдущего – автоматизации общего документооборота. Приятно, что команда все равно была с нами, просто по другую сторону монитора. Такие ограничения открыли нам больше возможностей. Мы смогли спроектировать такой интересный продукт даже без очного присутствия исполнителя. Ближе познакомились с возможностями XXI века: исследование и проектирование проходило через Zoom, схемы процессов выстраивались в нотации BPMN. Для меня это был очень приятный опыт, который позже удалось применить. В результате приобрел полезные знания, работая в команде.

В 2019-2020 договорные документы согласовывались в исторической системе, получалось, что мы использовали два продукта, и только сейчас все топ-менеджеры начали смотреть в сторону Directum. Пока еще не поступало ни одного отрицательного отзыва о системе. Может, поначалу было непривычно работать в новом пространстве. Но мы постарались сделать систему максимально удобной. Договорной блок выстроен по той же логике и из тех же частей, что и общий документооборот на прошлом проекте, чтобы подход к работе с документами был одинаковым.

Уже 80-90% документов переведено в электронный вид. Если говорить о работниках среднего звена, то все они работают с электронными документами.

Руководители высшего звена вынуждены еще частично обрабатывать информацию с бумажных носителей. Специфика и объем документов, с которыми они работают, пока не позволяют полностью избавиться от бумаги. Документы рассматриваются в ЭДО, но не все из них можно подписать в электронном виде. В том числе, потому что не все контрагенты сейчас к этому готовы. Пока ориентируемся на те условия, в которых живет рынок. Но мы над этим работаем.

Проект номинирован на премию Directum Awards 2020 как "Лидер цифровой трансформации".