140 шагов для запуска удаленной команды: рассказывает HR-стартап Terminal

Хватит ограничиваться домашним рынком труда — ищите кадры по всему миру! Стартап по формированию удаленных девелоперских команд Terminal составил точное руководство, как именно он создает и организует работу дистанционных подразделений.

Ранее термин «удаленная работа» означал как ведение профессиональной деятельности из дома, так и распределение персонала по нескольким городам или странам. С приходом пандемии COVID-19 значение остановилось на переходе офиса на дистанционные процессы. Для централизованных компаний трансфер на удаленку стал необходимостью, закрепленной законом.

Но еще год назад удаленная работа интриговала корпоративный мир вовсе не из-за мер предосторожности. Тренд на глобализацию шептал: удаленка — будущее любого бизнеса, особенно в сфере IT и разработки. Коронавирусный кризис лишь форсировал то, что и так происходило на рынке.

Однако успешных компаний с распределенной рабочей силой не так много. Известные сегодня команды либо исторически начинали с удаленного сотрудничества, либо создавали продукт, который изначально подходил для дистанционной разработки. В отличие от них, централизованным компаниям не столь легко дается смена формата, особенно если в них закрепилась традиция офисной работы.

По словам гендиректора стартапа Terminal Клэя Келлогга, полноценный трансфер из одной крайности в другую крайне сложен. В 2019 году он представил список из 140 шагов для экспансии корпораций на рынок удаленного труда.

Terminal за 5 минут

Terminal — это канадский HR-стартап, который открывает в разных городах офисы для дистанционной работы и набирает внутренний пул разработчиков. Клиенты получают доступ к этому пулу и нанимают сотрудников, которых Terminal формирует в удаленные команды с сопутствующей HR-поддержкой.

Генеральный директор Клэй Келлогг утверждает: «Я абсолютно убежден, что лучшие компании строятся в условиях острейшей нужды». Именно так и появился Terminal.

Проект основан канадской стартап-студией Atomic (кстати, «матерью» нашумевшего Hims & Hers) в период, когда руководство решило запустить 5 компаний одновременно. Но найти талантливых разработчиков или переманить их из Google, Facebook и Amazon оказалось чертовски трудно. Студию спасло решение запустить в 2015 году удаленный центр для девов в Уотерлу, Онтарио. Изначально в команду входило всего 5 разработчиков, однако со временем она разрослась до 40 человек. Все 5 стартапов вышли из-под крыла стартап-студии и успешно приступили к поиску финансирования.

Инвесторы отметили, что стартап-студия Atomic не только нащупала многолетнюю боль фаундеров, но и выдвинула остроумное решение. Поэтому перед ней поставили задачу развить такую услугу, чтобы ее можно было универсально применить к любой компании.

В 2017 году на базе команды в Уотерлу сформировался стартап Terminal. 1 марта в ходе посевного раунда он получил нераскрытую сумму от Cherubic Ventures. В 2018 и 2019 году последовали еще два круга финансирования на суммы $10 миллионов и $17 миллионов. Среди инвесторов — Lightspeed Venture Partners, Kleiner Perkins, Craft Ventures, Cathay Innovation, 8VC, а также Thiel Capital и Джерри Янг. Подробнее на Crunchbase.

Сегодня стартап Terminal представлен в 5 городах: Ванкувер, Китченер-Уотерлу, Торонто, Монреаль и Гвадалахара. Шестой рынок — Колумбия — полностью дистанционный. Согласно странице «О нас», благодаря его услугам сформировано более 30 удаленных команд. На конец 2019 года база разработчиков включала более 200 специалистов.

Каждая централизованная компания располагает ограниченным пулом кадров: ей доступны лишь те специалисты, которые находятся в ее «родном» городе и могут работать в офисе. Что, если выйти не только на местный, но и на глобальный рынок труда, подключив к сети специалистов из других городов и стран?

Лучше всего этот тезис раскрывается в IT. По словам Келлогга, Google, Apple, Facebook и Amazon утратили свою монополию на девелоперов. Теперь разработчики требуются всем — от банков и страховых компаний до фитнес-клубов и служб доставки питания. Вот только последним зачастую не хватает специалистов: техногиганты высасывают из местных рынков всех.

Из-за близости к Кремниевой долине можно предположить, что большинство разработчиков ПО находится в США. Однако Клэй Келлогг утверждает: здесь живет менее 17 % специалистов, да и те, похоже, не отличаются качеством. Согласно исследованию HackerRank, в топ-3 стран с высшим уровнем разработчиков входят Китай, Россия и Польша.

В Америке заметен сильнейший дисбаланс спроса и предложения. В 2019 году обучающий сайт для новичков-программистов Code.org предсказал, что количество незаполненных вакансий по разработке софта в США за следующие 12 месяцев достигнет миллиона. При этом университеты выпускают лишь около 60 000 разработчиков в год. Не возрастает и количество одобренных заявок на получение визы H-1B; напротив, политика администрации Трампа только усложнила процедуру иммиграции. Притом цифры не учитывают экономического кризиса из-за пандемии COVID-19.

Очевидно, с каждым годом разрыв будет увеличиваться. Но самостоятельный выход на рынки других городов и стран — нелегкая задача. То, что работало раньше, теперь неэффективно, и стратегии найма десятилетней давности невозможно применить к сегодняшнему дню.

Как ни парадоксально, глобализация делает мир все теснее и меньше, но ему по-прежнему нужны мосты. Как выразился Келлогг: «Вам нужно как следует поразмыслить над тем, как перебросить мосты к этим рынкам».

Как вашей компании начать расширение на глобальный рынок труда? Стартап Terminal предлагает свой рецепт:

• нужно подключить облачные программы для дистанционной работы (Slack, Trello, Zoom и др.);
• распределить рабочую силу по нескольким офисам (лабораториям, центрам);
• заполнить новые вакансии нанятыми сотрудниками.

Это переведет централизованную компанию в статус «гибрида». Келлогг отмечает: такое решение не может быть поспешным. Под ним должен подписаться весь состав руководства, четко осознавая, каких вложений и сколько времени это потребует. Если вы нанимаете удаленные команды сотрудников или планируете перевести офис на дистанционку, вы должны демонстрировать определенный уровень готовности и решимости.

Разберем два примера из мира крупных корпораций. Компания IBM издавна была пионером удаленной работы. Однако в 2017 году руководство захотело вернуть сотрудников в офисы. Еще раньше, в 2013 году, поисковый сервис Yahoo разослал дистанционным командам уведомление, предлагая или выйти в офисы, или уволиться. Обе ситуации принесли корпорациям немало критики в СМИ и существенно снизили лояльность сотрудников. Сообщается, что полный переход на офисную работу так и не удалось осуществить.

Команда Terminal выявила от 140 до 175 шагов для перехода компании на удаленку, о чем Клэй Келлогг рассказал в презентации для Responsive Conference 2019. Все шаги можно объединить в 6 крупных этапов.

Под «рынком» понимается страна, город или район, чьи кадры войдут в состав удаленной команды вашей компании. По словам CEO Terminal, ваши действия по трансферу рабочих процессов на дистанционку должны быть основаны на реальной статистике. Следует учесть немало факторов:

• численность пула рабочих кадров на удаленном рынке внутри индустрии;
• источники роста этого пула (университеты, курсы, программы переподготовки);
• способность рынка следующие 10 лет поддерживать рост компании;
• средняя зарплата, аренда и прочие издержки;
• наличие государственной поддержки как в «родной» стране, так и в других (гранты, субсидии, иммиграционная политика);
• уровень комфорта (на каких языках говорят кадры, сколько займет путь до удаленного офиса, совпадают ли временные зоны).

Универсального решения не существует: у компаний слишком разные потребности. В доказательство Terminal приводит кейсы своих клиентов. Так, стартап-единорог Hims & Hers не был озабочен стоимостью решений и предпочитал срочно нанять разработчиков уровней Middle и Senior по любой цене. В то же время компания Bluescape действовала более сдержанно в плане затрат и предпочла сбалансированный рост с уровнями Middle и Junior.

В первом случае команда Terminal предложила клиенту разработчиков из Канады, Австралии и США. Во втором — из Мексики и Колумбии.

Келлогг предупреждает: вам потребуется немало времени на изучение дистанционного рынка, его динамики и внутренних процессов. «Каждый может прочитать отчеты, провести пару опросов в интернете. Но вы по-настоящему осознаете уровень активности специалистов, лишь когда изучите их сообщество лично и вживую», — утверждает Келлогг.

Главная рекомендация на этом этапе — иметь реалистичные представления о скорости перехода на дистант. Невозможно однажды утром проснуться полностью удаленной корпорацией. Сперва придется провести тщательную аналитику, а также углубленную работу с руководством компании, советом директоров и офисом.

Как только будет найден рынок экспансии, необходимо создать юридическое лицо. «Здесь вам понадобится серьезная поддержка юристов, бухгалтеров. Нанимая представителей бренда, важно найти специалистов с опытом работы внутри этого рынка», — сообщает Келлогг.

Запросите помощь с поиском офиса для аренды. В незнакомом городе трудно сориентироваться в недвижимости за короткие сроки, так что лучше сразу приготовиться к подключению нескольких агентств. Например, Торонто — цветущий центр предпринимательской деятельности, но его темпы роста сказываются и на аренде. По словам Келлогга, до коронавируса в городе было всего 3 % свободных офисов. Если тебе поступил суперсвежий инсайт, будто где-то вот-вот освободится помещение, твое предложение о сотрудничестве в лучшем случае окажется десятым.

Прежде чем приступать к поиску сотрудников, обдумайте порядок выплаты зарплат. Необходима его максимальная автоматизация и, как следствие, настройка биллинговой системы или договор с местным банком.

Важнейший шаг — необходимо тщательно изучить законы, чтобы знать актуальный режим рабочих и выходных дней и не нарушить трудовой кодекс страны. Юристы с опытом работы на местном рынке помогут подписать с сотрудниками договор согласно законодательству, встать на учет в административных и регулирующих органах.

В создании корпоративной культуры и укреплении удаленного комьюнити крайне важен дизайн рабочего пространства. Не стоит экономить на поиске дизайнерских / архитектурных решений — высококлассные специалисты отразят в интерьере особенности компании, что усилит ощущение причастности даже у сотрудников на дистанции.

Также дизайн должен отвечать местным особенностям, чтобы не выбиваться из контекста страны или города. Органичность офиса создает комфортную атмосферу, в которой работники будут ощущать себя как дома. По этой же причине не рекомендуется импортировать нью-йоркскую культуру труда в Казань или, например, московскую — в Гвадалахару. Вместо этого лучше установить собственную корпоративную культуру, которая не привязана к этническим особенностям новой команды.

Как дистанционным командам, так и сотрудникам в офисе нужна строгая, последовательная методика коммуникации, чтобы оперативно обмениваться информацией. Рекомендуется совершать ежемесячные командировки в новый офис и, наоборот, приглашать представителей команды в головной. Это показывает «дистанционщикам» уважение со стороны руководства, готовность инвестировать в их ценность.

Еще один длительный процесс — создание доверительных отношений с потенциальными сотрудниками. При выходе на удаленный рынок труда стартап Terminal рекомендует разыскивать уверенных амбассадоров вашего бренда, будь это лидеры индустрии или люди со связями в образовательной среде.

Они нужны, чтобы:

• подготавливать «на местах» почву для трансфера;
• создавать пул соискателей и выстраивать комьюнити;
• повышать осведомленность о вашем бренде как работодателя;
• быстрее получать доступ к молодым талантам.

Амбассадоры бренда могут участвовать в местных мероприятиях и ивентах, наладить сотрудничество с профессиональными сообществами и университетами. К слову, не стоит недооценивать студентов — это важнейший источник пополнения вашего пула специалистов. Можно проводить для них регулярные конференции и дни открытых дверей, объявлять конкурсы и стажировки.

Директоры и фаундеры нередко полагают, что «переезд» отдела кадров — простейшая ступень экспансии. Мол, у нас уже есть топовые рекрутеры, давайте просто направим их в другой город. Но отделы кадров не могут работать без сети знакомств на местном рынке труда и общего понимания того, как он устроен.

Следует заранее решить, будут ли сторонние рекрутинговые агентства подключены к расширению или вы займетесь наймом самостоятельно. В любом случае, HR-процессы должны быть надежно интегрированы в корпоративную жизнь — которая, в свою очередь, должна поддерживать удаленный рекрутинг.

Постоянно инвестируйте в ваш бренд работодателя. Разработайте четкое послание для местного рынка труда: почему вы выбрали этот город, какие преимущества видите в кадрах, как они способны помочь вам в достижении целей.

Работодателю нужно постоянное присутствие на местных платформах поиска сотрудников. «В каждой профессиональной сфере есть свои особые платформы вакансий. Не все соискатели стопроцентно полагаются на LinkedIn», — поясняет генеральный директор Terminal. Он также приводит набор ключевых характеристик соискателя при проведении интервью:

• высокие навыки коммуникации, умение внятно и по делу общаться через видеоконференции и email;
• предприимчивость и целеустремленность, способность закрывать задачи, даже если люди вокруг заняты другими проектами;
• готовность к содействию, высокие навыки командной работы;
• реальные примеры ситуаций, когда соискатель лез из кожи вон, чтобы добиться результата (и неважно, студент он или сотрудник головного офиса);
• прошлый опыт удаленной работы;
• тайм-менеджмент.

Создавая удаленный офис, вы гарантированно столкнетесь с трудностями, которых не ожидали. Придется регулярно пересматривать устоявшиеся порядки, адаптировать их под новые условия.

Чтобы не отчуждать новую команду, важно сразу подключить ее к общим процессам. Ваши офисные сотрудники должны понимать: появился новый ресурс, и ему нельзя простаивать без дела. Здесь не подходит принцип «У нас есть вот эти ребята во Львове, и однажды они (может быть) к нам присоединятся». Нанятые специалисты должны с первого дня участвовать в тех же операциях, что и «старички» из офиса.

Рано или поздно удаленная команда начнет работать автономно. «Думайте о лидерах рынка, о людях, которым вы доверите принимать решения за эту команду, а затем и за всю компанию», — рекомендует Келлогг. Именно вокруг таких людей и следует сплотить новое подразделение: они будут пользоваться непререкаемым авторитетом.

Важнейшая задача руководства при общении с удаленными сотрудниками — обеспечить их понимание текущих целей и задач. Если между офисом и дистанционной группой нет постоянного обмена, она не будет ощущать свою нужность и начнет считать свою деятельность бесполезной. Это может привести к эмоциональному выгоранию и существенно снизит эффективность работы.

В условиях глобализации невыгодно сокращать выборку талантливых кадров до границ страны или даже города. И пока все компании переводят офисы на дистанционную работу, вы можете вывезти офис за пределы государственных границ.

Похоже, стартап-студия Atomic нашла свой рецепт для поиска удаленных специалистов — и он оказался настолько хорош, что его начали продавать через услуги стартапа Terminal — «дочки» Atomic. Важнейшие этапы формирования дистанционной команды по версии гендиректора Клэя Келлогга можно резюмировать так:

• Поиск подходящего города или страны, анализ доступного пула специалистов.
• Ознакомление с правовыми аспектами города или страны, решение юридических вопросов.
• Разработка дизайна офиса и внедрение корпоративной культуры, которые комплементарны для новой команды.
• Поиск партнеров на новом рынке, установление связей в образовательных и профессиональных сообществах.
• Тщательная работа с HR-отделом, автоматизация и асинхронизация рекрутинга.
• Оттачивание принципов коммуникации с новой командой, незамедлительное внедрение в рабочие процессы.

Пандемия заставила корпорации хорошенько отточить дистанционное сотрудничество. Поэтому следующий шаг — к уже созданной сети подключить профессионалов из разных уголков мира — видится естественным продолжением тренда.

Если у вас есть вопросы или идеи, то их можно обсудить тут или в чате стартап-студии Admitad Projects в Telegram.