Как мы в UP business искали решение для ведения проектов

Рассказываю о своём опыте использования Мегаплана, Basecamp, Wrike и других сервисов.

Сервисов для управления проектами очень много и новые появляются чуть ли не каждый день. Причина этого не в том, что до сих пор никто не смог создать идеальный продукт, а в том, что идеального сервиса ведения проектов не существует. Система не должна быть лучшей на рынке, она должна лучше всего подходить для решения конкретных задач конкретного бизнеса и компании. В этом я убедился на собственном опыте.

Меня зовут Алексей Галицкий, я собственник компании UP business. Мы занимаемся подбором персонала для активных B2B продаж: менеджеров по продажам, руководителей отделов и директоров по продажам. К нам обращаются, когда нужно быстро найти много крутых продавцов или закрыть сложную позицию. UP business находит сотрудников для Совкомбанка, банка Точка, Roistat, SuperJob и других крупных клиентов.

Раньше мы вели задачи по проектам в Гугл-документах и Таблицах. Когда компания была небольшой, было несложно следить за всеми обязательствами и их выполнять.

Когда клиентов стало больше, количество ошибок выросло нелинейно — компания упёрлась в потолок задач и проектов. Стало ясно, что проекты нужно упаковывать в единую систему, в один процесс.

Наша работа заточена на LTV — когда основной доход компании построен на потоке заказов от уже существующих клиентов, а не на привлечении новых. Если один раз сделать клиенту хорошо, то он придёт ещё и купит снова. А для этого надо всего ничего — выполнить все взятые на себя обязательства.

Каждый новый подбор сотрудников для клиента — это новый проект. В нём участвуют много людей, появляется куча разных задач, нюансов. Всё это надо не потерять. Но если нигде не вести учёт обязательств, всегда что-нибудь да забудется или потеряется. Для этого нам и была нужна система управления проектами.

Варианты сервисов искали просто — сели за компьютер, поискали в Гугле системы управления проектами, составили список и начали тестировать.

Всего пробовали внедрить несколько решений: Мегаплан, Basecamp, Wrike, Trello, Asana и Jira. Но ни один из вариантов не подошёл.

Мегаплан пробовали дважды. Несмотря на то, что создатели сервиса попытались объединить в одной системе CRM, финансовый учёт, управление задачами и персоналом, всё вместе не работало так, как мы хотели. Использовали только малую часть Мегаплана — трекер задач. Но сотрудники жаловались, что система непонятная, и не хотели в ней работать.

В Basecamp удалось настроить нужные процессы. Система работала, но в ней нельзя было настроить сложную маршрутизацию, она была медленной и стоила приличных денег.

Главным минусом Basecamp оказалось отсутствие русского языка. Заставить работать в нём людей, которые не очень хорошо знают английский, было невозможно. От Basecamp решили отказаться и стали искать дальше.

Некоторое время тестировали Wrike. В нём есть настраиваемые бизнес-процессы, диаграмма Ганта, дашборды. Но сама система была сложной, работать в ней было очень неудобно. Поэтому Wrike «не зашёл» совсем.

От Trello отказались сразу. В нём нет никаких процессов, только канбан-доска. Как вести несколько проектов без автоматизации и маршрутизации? Никак. Пошли дальше.

Jira понравилась больше. Настроить бизнес-процессы тяжело, но можно. Confluence — очень удобный сервис, чтобы организовать в нём базу знаний. Но, по сути, Jira — это более продвинутая версия Trello, канбан-доска с расширенными комментариями. Удобная, но не для задач UP business.

Дольше всего работали в Asana — целый год. Настроили интеграции с различными сервисами, например, с amoCRM. Система работала, проекты велись, но всё равно не то — в Asana нельзя было построить полноценный бизнес-процесс.

Нельзя было автоматически переносить задачи с этапа на этап и переназначать ответственных — это надо было делать вручную. Осознание того, что мы катимся по наклонной и будет только хуже, пришло, когда мы сидели на очередном собрании впятером:я, руководитель реализации, HRD, руководитель отдела продаж, контент-менеджер — только для того, чтобы перевести проекты в Asana на соответствующий этап и переставить руками ответственных в каждой задаче. Поэтому от Asana отказались.

Были мысли настроить процессы по проектам в amoCRM, но от этой идеи отказались. Решили, что не стоит переделывать систему под те задачи, для которых она не создавалась.

А ещё во всех системах, которые тестировали, не было полноценной истории действий по проекту. Этого очень не хватало. Например, написал кто-нибудь комментарий, а потом стёр — и как будто его и не было. В некоторых системах можно было удалить даже задачу, по глупости или намеренно, и об этом никто не узнает. Из-за этого возникает вероятность ошибок, чего мы хотели избежать.

Сейчас в компании проекты ведут в Pyrus. Я работал с одним крупным банком, клиентом Pyrus, посмотрел, как система настроена у них, прикинул, как можно было бы использовать её для своих целей, и решил попробовать.

Первые процессы запустили в Pyrus в конце 2018 года. Главная причина, почему мы с тех пор используем эту систему, — она максимально соответствует задачам именно в нашей компании, поэтому сейчас нет причин искать какое-то другое решение.

Каждый проект UP business в Pyrus — это повторяющийся процесс, который развивается по конкретной логике и маршруту. Клиенты, условия, цели могут быть разными, но этапы проекта — всегда одни и те же.

Работа с новым клиентом начинается с заполнения формы «ПРОЕКТ». Консультант компании заносит в форму название компании-клиента, контакты, кого надо искать и сколько нужно сотрудников, сроки, ответственных и заполняет ещё пару десятков полей. А дальше начинается движение проекта по стандартному маршруту.

Проект идёт по заданному маршруту:

• подготовка и согласование документов отбора;
• анкетирование соискателей и проверка их ответов;
• проверка резюме;
• групповые собеседования;
• проверки рекомендаций и проверка службой безопасности;
• принятие решений по кандидатам.

В зависимости от этапа, в задаче участвуют менеджер по продажам, консультант, руководитель проектов, специалисты HR-департамента, юрист и другие сотрудники. Проект закрывают, когда нужное клиенту количество сотрудников вышло на работу и прошло испытательный срок.

Если в ходе проекта появляется какая-то непредвиденная задача или пожелание от заказчика, то ответственный создаёт связанную с основным проектом задачу. Для неё указывается срок, назначается ответственный. Ни один комментарий в проекте нельзя удалить и видна вся история переписки. Таким образом, мы не забываем ни одного своего обязательства перед заказчиком.

Утверждение, что не бывает идеального решения, а есть продукт, который лучше всего подходит к определённой ситуации, работает не только в случае с системой управления проектами. Lamborghini Huracan, например, отличный автомобиль, но совершенно не подойдёт многодетной семье, чтобы ездить по выходным на дачу.

Расскажите, какой сервис для ведения проектов вы используете и почему?. Пользовались ли теми, которые мы перепробовали? Поделитесь своими впечатлениями.