В первой части серии статей об автоматизации бизнес-процессов мы обсудили признаки, указывающие на необходимость внедрения системы автоматизации, а во второй части прошлись по основным способам ее разработки.
Когда система автоматизации готова к внедрению в экосистему вашего предприятия, кажется что вот-вот наступит оптимизация рабочих процессов и бизнес пойдет как по маслу. Но практика показывает, что на этапе внедрения могут возникнуть определенные сложности. Редакция The MASCC постаралась собрать основные проблемы с внедрением системы автоматизации и способы их устранения.
Сотрудники сопротивляются новшествам
Выходить из своей зоны комфорта способен далеко не каждый. Да и как тут выйдешь, если каждый день на протяжении большого количества времени сотрудник выполнял определенный отточенный набор действий, а теперь его просят практически полностью перестроить свой процесс работы? Заносить исходные данные в таблицу, прикладывание сканов в систему - зачем это нужно, когда есть папка и скоросшиватель? В итоге мы видим недовольную гримасу, а иногда и становимся участником открытого конфликта.
Решение: донесите до своих сотрудников, что внедрение системы автоматизации пойдет им на пользу, а не прибавит обязанностей к уже существующим. К тому же, лучше всего наделить ответственного за внедрение соответствующими полномочиями, так как конфликты и разногласия могут возникать на любых уровнях. Плюс к этому, лучше всего сопровождать нововведения соответствующими приказами - это придаст процессу внедрения системы автоматизации должной важности.
Возникновение необходимости в реорганизации структуры компании
Иногда при точечном внедрении системы автоматизации выходит так, что все или львиную долю обязанностей некоторых сотрудников система в состоянии выполнить без человеческого участия. Иногда это касается одного человека, а иногда и целого отдела. В этом и заключается оптимизация - объем выполненной работы должен соответствовать потраченным ресурсам, человеческим в том числе.
Решение: попробуйте дать сотруднику другие обязанности, которые система делать не может. При должном желании учиться и расти, сотрудник будет готов перестроиться. В ином случае - оставляем место для вашей фантазии.
Необходимость изменения принципов ведения бизнеса
При наличии информационной системы, руководитель способен получать актуальную и достоверную информацию обо всех срезах деятельности компании, без временных задержек и излишних передаточных звеньев. Кроме того, информация подаётся руководителю в удобном виде "с листа" при отсутствии человеческих факторов, которые могут предвзято или субъективно трактовать информацию при передаче. Однако справедливо было бы заметить, что некоторые руководители не привыкли принимать управленческие решения по информации в чистом виде, если к ней не приложено мнение человека, который ее доставил. В этом случае, данные становятся менее объективными.
Решение: в этом вопросе все зависит от руководителя. Конечно, лучше всего сначала ознакомиться с "сухими" данными, предоставленными системой автоматизации, а потом, при необходимости, получить отчет от ответственного сотрудника соответствующего отдела.
Рекомендации
Есть две основные рекомендации, к которым мы советуем прислушаться непосредственно перед началом внедрения готовой системы автоматизации
Формирование квалифицированной группы внедрения и сопровождения системы
На предприятии рекомендуется сформировать небольшую (3-6 человек) рабочую группу, которая пройдет максимально полное обучение работе с системой. Затем на эту группу должна лечь значительная часть работы по внедрению системы и дальнейшему ее сопровождению. Применение подобной схемы вызвано двумя факторами: во-первых, тем, что предприятие обычно заинтересовано в том, чтобы у него под рукой были специалисты, которые могут оперативно решать большинство рабочих вопросов при настройке и эксплуатации системы, а во-вторых, обучение своих сотрудников и их использование, всегда существенно дешевле аутсорсинга. Таким образом, формирование сильной рабочей группы является залогом успешной реализации проекта внедрения.
Обновление офисного программного обеспечения
Это необходимо сделать на самых ранних стадиях внедрения системы автоматизации бизнеса, так как для комфортной работы с ней может потребоваться соответствующее системное оборудование.
Решение: Начать процесс обновления ПО нужно с анализа самой системы, чтобы понять, какие системные требования ей нужны. После этого следует проверить всю имеющуюся технику и ПО на соответствие требованиям системы автоматизации и производить обновление точечно - менять только ту технику и ПО, которые действительно не "вытянут" систему автоматизации.
В заключение
После успешного создания системы автоматизации бизнес-процессов рано радоваться тому, что ваш бизнес вот-вот увеличит все показатели в миллионы раз. Порой внедрение новой системы и все вытекающие процессы становятся настоящим камнем преткновения для руководителей. The MASCC советует подходить к процессу внедрения так же ответственно, как и к процессу разработки, доверяя его профессионалам.
Редакция IT-компании The MASCC - чешско-российского разработчика систем автоматизации (BPM/CRM) и мобильных приложений