Для подготовки к встречам, фиксации договоренностей и To-do используйте простой, но работающий инструмент Meeting card. В статье описание с примерами + шаблон.
Всем привет! Меня зовут Вова. Я Head of Realisation в AstraLab и у меня миллион обсуждений. Ниже опишу супер понятный инструмент, который помогает быстро к ним готовиться.
Meeting card — шпаргалка для обсуждений с тезисами, помогающая структурно доносить информацию и фиксировать дальнейшие шаги для масштабирования на команду.
Кому будет полезно: страдающим в высоком потоке информации и задач.
Структура карточки
Meeting card делится на 2 блока: подготовка (цифры, цель, план) и постмит (заметки, что делаем после). Подробнее после скриншота шаблона.
Блок "Подготовка"
Контент для подготовки к обсуждению.
H1
Понятное название карточки, которое при необходимости поможет максимально быстро найти контент. В моем случае это дата и, как правило, участники диалога, иногда тема обсуждения.
Пример: 01/04/21 Ivan-Vova или 31/03/21 Buy out.
Intro
Контент для предметного диалога. Вводная информация к обсуждению, которая потребуется в ходе обсуждения: тезисы, числа, суммы, KPI и т.д.
Пример: 250 000 рублей бюджет на проект или выполнение KPI по качеству креативов 93%.
Goal
Цель встречи, которая должна отвечать на вопрос — «Для чего?». Если возникают сложности с пониманием цели, стоит ли сейчас тратить время на общение? Данный пункт шпаргалки должен быть всегда перед глазами, чтобы коммуникация не уходила в сторону.
Пример: перевод сотрудников Сэма и Баки на грейд Middle.
Plan
Хронология обсуждения и подачи контента. Для меня ключевой пункт, так как является стержнем коммуникации и исключает неудобные паузы, когда участники встречи вспоминают — "что дальше"? Со мной такое часто бывает. А еще этот пункт здорово экономит время.
Пример:
1. Презентовать OKR в формате "было-стало".
2. Понять, почему не достигли KPI в 95% по сборке баннеров.
3. Финализировать цели и ключевые результаты на q2 2021.
Difficulties
Сложности, о которых необходимо договориться на берегу, чтобы потом не появился внезапный критичный критерий для кого-либо, препятствующий компромиссу.
Пример: без детальных материалов по брифу на креатив не сможем начать срочный продакшен.
Блок "Постмит"
Контент для итогов обсуждения.
Notes
Поле для фиксирования заметок, тезисов и цитат во время обсуждения.
Пример: в брифе на креатив акцентировать внимание на трёх итерациях.
To-do
Результатом каждой встречи должны быть следующие шаги — то, ради чего собирались. Данный контент, разбавляя заметками, необходимо масштабировать на всех участников встречи.
Пример:
1. Определить ответственного за презентацию для команды.
2. Мотивировать ответственного Егерьмейстером.
Архив
Все карточки храню в одном месте в хронологическом порядке.
Резюме
Выработал в себе привычку готовиться к общению, фиксировать информацию и определять дальнейшие действия — жить стало проще.
Контент логичен и банален, но надеюсь, полезен.
Всем энергии!🏌♂
Предыдущие "заметки менеджера":
Спасибо! Утащил себе:)
Вам спасибо!
Пользуюсь почти ежедневно, полёт нормальный.
Но не под каждое совещание/ мероприятие использую все блоки