10 бесплатных систем управления проектами: краткий обзор

Я работаю в команде YouGile и постоянно изучаю/тестирую/пробую на вкус другие системы управления проектами.

Заметила одну интересную вещь: некоторые системы охотно позволяют пользоваться ими бесплатно. А некоторые – только делают вид, что у них есть бесплатная версия (а на самом деле урезают все «жизненно важные» функции).

Делюсь обзором 10 бесплатных систем управления проектами. Рассказываю, что в них действительно можно делать бесплатно, а что – только на платном тарифе.

В обзоре я расположила системы по порядку – от «самых бесплатных» до тех, у которых бесплатная версия исключительно ознакомительная.

«Настоящая» бесплатная версия (облачная). Если пользователей до 10 человек – то можно все, что угодно, и полностью бесплатно. Функционал не урезается. Можно работать всем отделом. Доступно общение в чатах, обмен файлами без ограничений по весу, создание любого числа проектов, досок, задач; настройка прав, шаринг досок и личный планировщик задач.

Подробнее о тарифах YouGile

Что реально можно делать бесплатно:

• Создать любое число проектов, досок, задач и подзадач.
• Выстроить структуру компании: отделы, руководители, исполнители.
• Настроить права доступа так, чтобы было легко работать с фрилансерами, подрядчиками, клиентами.
• Поделиться доской по ссылке с любым человеком, кого нет в системе, и дать ему возможность оставлять комментарии.
• Сортировать задачи в личном планировщике, выводить отдельно свои, отдельно чужие.
• Общаться в чатах задач, как в мессенджерах, обмениваться файлами, цитировать коллег и ставить смайлики, если не хватает слов.
• Смотреть разные отчеты и сводки.
• Украшать и дополнять свои доски, как вам нравится – фоны, стикеры, таймеры, секундомеры, дедлайны, чек-листы.

Что доступно только за деньги:

• Пользоваться системой в командах больше 10-ти человек.
• Установить себе коробочную версию.

Тоже «настоящая» бесплатная версия. Без лимитов по времени и числу пользователей. Правда, 2 года назад, когда Atlassian купили Trello, начали добавлять ограничения. Ограничено количество досок – до 10 штук. Ограничены некоторые функции: не настроить права доступа, не отсортировать карточки, не экспортировать данные, не использовать больше 1 расширения для 1 доски. Однако работать можно, особенно в маленьких командах 10-15 человек. Главное – экономить место в файлообменнике и не создавать лишних досок, а для общения неплохо бы сделать интеграцию со Slack.

Подробнее о тарифах Trello

Что реально можно делать бесплатно:

• Делать проекты, доски, задачи, карточки, списки – все, что пожелаете. Только не более 10 открытых досок.
• Обмениваться файлами, не превышая ограничение в 10 МБ.
• Использовать систему для себя: составлять списки дел на день, на неделю и так далее.
• Вести планирование по задачам в маленькой команде.

Что доступно только за деньги:

• Более 10 открытых досок.
• Более 1 расширения на доску (календарь, голосование, карта, копирование карточек).
• Загрузка «тяжелых» файлов.
• Настройка прав доступа (например, ограничение прав пользователя в рамках доски при работе с фрилансерами, подрядчиками).
• Группировка досок в коллекции (иначе, если досок много, в системе очень скоро будет бардак).
• Классификация задач.
• Шаблоны досок.
• Экспорт данных.
• Собственные фоны для досок и стикеры.

Почти «настоящая» бесплатная версия. Ограничений по числу пользователей нет. Доступных функций хватит для работы по проектам. А вот если вы хотите использовать все возможности Bitrix24 – бизнес-процессы, сквозная аналитика, интеграция с 1С и почтой, воронки продаж – тогда точно придется платить.

Подробнее о тарифах Bitrix24

Что реально можно делать бесплатно:

• Объединить сколько угодно сотрудников в едином рабочем пространстве.
• Общаться в чатах или живой ленте, звонить по аудио и видео связи, передавать друг другу файлы.
• Создавать проекты, задачи, группы.
• Получать отчеты.
• Хранить до 5 ГБ файлов в облаке.
• Редактировать документы в совместном доступе прямо в системе.
• Добавить интеграцию с Google Drive, Dropbox, Яндекс Диск, One Drive.

Что доступно только за деньги:

• Все хоть сколько-нибудь сложные бизнес-процессы, например, согласование договоров.
• Сквозная аналитика.
• IP-телефония.
• Создание воронок продаж.
• Настройка прав доступа для пользователей.
• Интеграция CRM с 1C.
• Интеграция с почтой, свой конструктор email-рассылок.
• Регулярные задачи, шаблоны проектов, учет рабочего времени.

«Настоящая» бесплатная версия для всех, кроме тех, на кого система собственно и рассчитана. А именно – на компании, которые хотят вести в системе работу с документами и автоматизировать ее. Есть серьезные ограничения – лимит на 100 задач по готовым формам. Свободного места на диске – всего 1 ГБ. «Обычным» же пользователям, которым нужны только доски и задачи, бесплатная версия подойдет.

Подробнее о тарифах Pyrus

Что реально можно делать бесплатно:

• Работать в командах любого размера, создавать сколько угодно простых задач.
• Использовать все возможности для работы с задачами: сортировка, связь задач, постановка задачи на контроль, напоминания, регулярные задачи, отложенные задачи.
• Пользоваться личным планировщиком, выводить «задачи от меня» и «задачи для меня».
• Обмениваться файлами, не выходя за лимиты 1 ГБ свободного места.
• Автоматизировать работу с документами: согласование договоров, оформление заявок и т.д.
• Выстраивать структуру компании с отделами, настраивать права доступа.
• Вести учет времени, которое тратит каждый сотрудник на все задачи за указанный период времени.
• Смотреть детальные отчеты и аналитику.
• Интегрировать систему с Google Drive, Dropbox, Box, OneDrive и с любой CRM.

Что доступно только за деньги:

• Готовые формы для создания задач и построения бизнес-процессов. Бесплатно доступно до 100 штук, остальное – за деньги.
• В 100 раз больше места на диске – 100 ГБ вместо 1 ГБ.
• Функция резервного копирования.

В бесплатной версии Jira могут работать маленькие команды – до 10 человек. В целом я бы отнесла ее к «настоящим», хотя ограничения конечно есть – всего 2 ГБ места, отсутствие расширенных прав доступа и «гостевого» доступа.

Подробнее о тарифах Jira

Что реально можно делать бесплатно:

• Создавать проекты, доски, задачи, спринты, планировать работу.
• Использовать бизнес-шаблоны для проектов, например, шаблоны для отдела маркетинга, для финансового отдела, для юридического, а также есть универсальные шаблоны.
• Обмениваться файлами.
• Расставлять приоритеты, назначать дедлайны, контролировать работу над проектом.
• Обсуждать работу с командой.
• Смотреть детальные отчеты и сводки, оценивать, как загружен каждый сотрудник.

Что доступно только за деньги:

• Больше 10 пользователей.
• Более 2 ГБ свободного места.
• Настроить расширенные права доступа, ограничить доступ фрилансеров и подрядчиков к задачам и проектам.
• Иметь анонимный доступ, то есть смотреть и создавать задачи, не заходя в систему. Также удобно для работы с подрядчиками.
• Вести журнал событий.

Сначала я поверила, что система дает мне «настоящую» бесплатную версию – ведь нет ограничений на число пользователей и задач. Но когда я начала ее исследовать – обнаружила множество лимитов: на настройку прав доступа, на отчеты, на интеграции. А самое обидное – лимит на 100 действий по целому ряду функций. То есть надо «экономить» свои действия. Так что нет, бесплатная версия «нечестная», чисто ознакомительная.

Подробнее о тарифах ClickUp

Что реально можно делать бесплатно:

• Создавать любое количество досок, задач и списков, приглашать в систему сколько угодно людей.
• Пользоваться блокнотами, календарем, заметками, напоминаниями.
• Вести планирование работы, создавать спринты, анализировать производительность спринтов.
• Оценивать, сколько времени ушло на каждую задачу.
• Сортировать карточки по тегам, помечать их разными статусами.

Что доступно только за деньги:

• Более 100 МБ свободного места.
• Настройка прав доступа.
• Доступ к проектам для «гостей», подрядчиков, фрилансеров, заказчиков, наблюдателей.
• Отчеты и готовые формы.
• Интеграции с хранилищами: Google Drive, Dropbox, OneDrive и другими.
• Более 100 действий по ряду функций (диаграммы Гантта, mind-map, настройка полей в карточках, dashboard, timeline и т.д.)

Эту бесплатную версию отношу к «ненастоящим». Она допускает только 5 пользователей и ставит очень много ограничений. Нельзя настраивать права доступа, нельзя визуализировать процессы, нельзя оценить загрузку сотрудников. Бесплатная версия – только для ознакомления, а для полноценной работы придется платить.

Подробнее о тарифах Wrike

Что реально можно делать бесплатно:

• Ставить задачи на доски в проектах или в личном планировщике.
• Сортировать задачи по приоритетам, статусам, датам.
• Хранить в системе файлы (дается 2 ГБ места), редактировать документы в режиме онлайн.
• Вести общение в ленте событий.
• Интегрировать систему с Google Диск, Dropbox, Box, MSFT Office 365 и OneDrive.

Что доступно только за деньги:

• Любые отчеты – только в платной версии.
• Графики и диаграмма Гантта – только в платной версии.
• Смотреть индекс эффективности, вести учет рабочего времени и оценивать загрузку сотрудников – тоже только за деньги.
• Настраивать права доступа, приглашать в систему «гостей».
• Группировать сотрудников по отделам или командам.
• Пользоваться календарем.

Относим эту бесплатную версию к «ненастоящим». Хотя она и разрешает присутствие 15 пользователей, ее функционал очень ограничен. Нет отчетов, нет Timeline, нельзя следить за сроками и контролировать выполнение задач. Чисто ознакомительная версия, и то, на бесплатном тарифе мне было трудно даже просто протестировать ее.

Подробнее о тарифах Asana

Что реально можно делать бесплатно:

• Завести любое число проектов на основе готовых шаблонов.
• Создать доски, расставить задачи, присвоить им уникальные цветные теги.
• Вести общение в карточках и в ленте новостей.
• Работать в личном планировщике – сортировать задачи, делать приватные задачи.

Что доступно только за деньги:

• Просмотр отчетов.
• Контроль сроков.
• Контроль выполнения задачи, просмотр незавершенных.
• Возможность следить за обновлениями в задачах.
• Работа с формами.
• Визуализация рабочих процессов.
• Работа с чужими задачами.

По сути, бесплатной версии нет, она предлагается только для «галочки», для ознакомления с системой. В ней можно завести всего лишь 2 активных проекта, пригласить до 5 человек и занять до 100 МБ места на диске.

Подробнее о тарифах Worksection

Что реально можно делать бесплатно:

• Изучить систему изнутри, посмотреть, что и как в ней устроено.
• Создать 2 проекта.
• Пригласить 5 пользователей.
• Пожалуй, все. Бесплатная версия «нечестная».

Что доступно только за деньги:

• Полноценная работа: более 2 проектов, задачи и подзадачи, сроки, приоритеты, статусы и метки.
• Общение в групповых чатах.
• Визуализация данных при помощи диаграммы Гантта.
• Настройка прав доступа.
• Тайм-трекер, учет времени, контроль затрат времени и бюджета.
• Отчеты.

Бесплатная версия определенно «ненастоящая»: есть лимит на задачи (не более 150 штук), лимит на проекты (до 80 штук), лимит на пользователей (до 5 человек). Но, самое печальное – нельзя писать комментарии и загружать файлы.

Подробнее о тарифах ToDoist

Что реально можно делать бесплатно:

• Создать 80 проектов и разместить 150 задач.
• Заглянуть внутрь системы и посмотреть, как она устроена, нравится ли она вам.

Что доступно только за деньги:

• Любое число пользователей и проектов.
• Любое число задач.
• Готовые шаблоны проектов.
• Ленты событий и комментарии.
• Система напоминаний.
• Возможность обмениваться файлами.
• Настройка прав доступа для админа и для участника.
• Классификация задач по меткам.
• Удобные фильтры.
• Видео и аудио проигрыватель внутри системы.
• Интеграция с почтой, превращение писем из ящика Gmail – в задачи.

Итак, бесплатные версии есть почти у всех систем управления, но не все они – настоящие. Для полноценного бесплатного использования в личных целях (или в маленьких командах) я бы предложила YouGile, Trello, Bitrix24 или Pyrus.