20 инструментов для продуктивности от тех, кто делает топовые продукты

Команда Epic Growth выяснила, какие инструменты и механики помогают оставаться продуктивным и не выгорать на работе ведущим РО и СРО. Получилось 20 крутых лайфхаков и инструментов. Можно забрать себе и внедрять уже сегодня!

В исследовании приняли участие:

• Вика Харламова, Growth Product Manager Miro
• Ксения Ярославцева, Head of product Skyeng
  

• Алексей Писаревский, основатель Epic Growth

• Полина Чижова, Product Head Deep mind consulting

• Илья Трегубов, Director of Product Operations PandaDoc
  

• Артем Нуриев, Head of Product Amediateka
  

Как вести календари и строить расписание, чтобы все успевать.

Делюсь лайфхаками ведения календаря, все они были выстраданы в один из сильных спадов, поэтому рекомендуется тем, у кого выгорание крадется.

• Мой Google-календарь расшарен на мою команду, а их календари расшарены на меня. Если я хочу кого-то дернуть на короткую встречу, я могу быстро глянуть, когда лучше. А ребята знают, когда у меня время работы с задачами, и не ожидают от меня быстрого ответа. Обычно я дублирую это статусом в Slack.
• Мой календарь прошит на регулярной основе 100% времени. Как это вообще работает? Все просто — у меня прошиты:
  — Регулярные встречи с командой
  — 1-1
  — Общие встречи
  — Обеды
  — Слоты под работу с задачами (без указания конкретных задач)
  — Слоты под встречи (куда прилетают нерегулярные встречи).

Как следствие: мой режим не меняется из недели в неделю.

• Если кто-то хочет встречу назначить, то достаточно открыть мой календарь и взять любой удобный незанятый слот под встречу. Это уменьшает потребность в коммуникации и упрощает жизнь существенно.
• Я контролю, чтобы доля встреч в общем объеме рабочих часов недели не превышала 30-40%. В моменты выгорания это становится жестким правилом, количество слотов на встречи в неделю сокращается.
• Когда кто-то из моих ребят сталкивается с выгоранием, мы проделываем ту же самую процедуру: прошитие регулярного календаря, с «обедом» и «отбоем» в одно и то же время. Простота и регулярность в жизни — то, что помогает максимально быстро выбраться из кризисов. Когда ты в одно и то же время готовишься к одной и той же встрече по одной и той же схеме, то внутренние ураганы смягчаются.
• Еще лайфхак — обозначение времени под задачи, встречи 1-1 и общие встречи и обеды/личные дела — разными цветами, тогда это существенно проще контролировать даже визуально. Красным выделяю самые важные акценты.

Мой календарь с закрашенными названиями выглядит вот так: фиолетовый встречи, синий задачи, желтый личное, зеленое 1-1.

Calendly. Настроил недавно для назначения встреч, экономит кучу времени при назначении встреч. Единственный минус — в России, кажется, отправление ссылки на Calendly иногда воспринимается как некое высокомерие и неуважение (хотя по факту это просто мега удобная экономия времени для всех). Поэтому стараюсь всегда снабдить ссылку сообщением, типа «Если удобно, можете выбрать время тут, или скажите ваши слоты — я подстроюсь».

Мне долго хватало бесплатной версии, отправлял всем слоты на 30 минут. Но недавно купил платную версию.

Remember the milk — классное приложение для напоминания о делах. Кроме создания напоминаний, можно ещё и организовывать списки и настраивать уведомления: они могут приходить на почту, как пуш, прямо в приложении или в любые мессенджеры. Что мне особенно нравится, можно добавлять к делам промежуточные задачи, теги и файлы из Dropbox или Google docs.

Можно пользоваться бесплатно. А есть Pro за 2990 р.

Weekly plans (expected results). Каждую неделю я составляю недельные планы (и приучаю других к этому). Состоят они из списка 3-5 целей с обязательным пояснением в скобках ожидаемого результата.

К примеру, цель: Завершить создание PMM-процесса.

В скобках будет ожидаемый результат: [процесс презентован на лидершип встрече, средняя оценка >4.5/5]

В конце недели я проставляю по всем целям, удалось ли сделать полностью / частично / совсем ничего — и пишу комментарии по итогам. Описывая конечный результат, мы учим себя быть более конкретными в достижении целей, не пытаясь притянуть за уши закрытие цели, а также тренируя мышцу оценки своих возможностей.

Уже давно использую систему GIST как фреймворк для планирования задач. Можно почитать про нее здесь.

Как не разрываться между диалогами и переписками и оптимизировать общение.

Slack reminders. Самая моя любимая фича в Slack! Чтобы не утонуть в океане сообщений, я всегда приоритизирую их и ставлю себе ремайндер напомнить мне через 1 час, завтра или на следующей неделе, в зависимости от важности и срочности.

Grammarly. 90% коммуникации у нас в Miro на английском, поэтому Grammarly — это must have. Продукт, который подмечает все маленькие ошибки (артикли, предлоги) в любом месте, где ты пишешь текст: доки, Confluence, Slack и т.д. Также там можно проверять большие блоки текста, например, документы со стратегией и результаты экспериментов.

Отличное правило: не брать в руки телефон первые 2 часа после сна 🙂

Отложенные сообщения в Telegram. Написал что-то с отправкой на завтра => не сразу получил ответ => меньше отвлекаешься.

Paste. Недавно подсмотрел у Замесина в посте. Менеджер буфера обмена. Очень удобно и стоит меньше $10 в год.

Как упорядочить потому мыслей и идей.

Day one App. Перенес туда дневничок после поста в телеграме, когда мне в комментариях подсказали, что там есть эта фича — посмотреть, что писал год назад в этот день. Пушка и очень удобно. 35$ в год.

Вечером записываю в свободном формате все мысли и ощущения, которые пришли при обдумывании прошедшего дня. Очень полезный инструмент для наблюдения за собой. Частенько пишу апдейты, что думал или сделал раньше, что получилось в результате — можно сказать, что это рефлексия о прошлом в настоящем. При рефлексии, как и везде, нужно держать баланс и не уходить в крайности 🙂

Google forms для рефлексии. Один из самых простых инструментов рефлексии — кастомные Google-формы. На iOS, кстати, очень удобно размещать ссылки на эти формы прямо на основной экран. К примеру, каждое утро я запускаю форму «рефлексия утром» в которой несколько вопросов:

1) Насколько я легко проснулся?

2) Сколько часов спал?

3) Уровень настроения

4) Уровень энергии

5) Уровень сфокусированности

Кстати, настроение энергию и фокус я чекаю регулярно, чтобы понять, как те или иные события в моей жизни (long term и short term) влияют на меня.

Основной инструмент моей продуктивности — Things 3. Там инбокс любых мыслей, бэклоги по персональным и рабочим проектам, недельные планы и регулярные задачи-напоминания.

Ещё я люблю с помощью Things радовать себя и делать жизнь легче в будущем. К примеру, если мне нужно будет в середине следующего квартала запустить eNPS опросник внутри компании, то я заранее сделаю копию опросника, поправлю описание на нужный месяц, создам Things-задачу с надписью (из прошлого) и добавлю внутрь ссылку на готовый опросник и короткое описание. Занимает это пару минут, зато через несколько месяцев у меня всплывет полностью готовая к запуску задача и я знаю, что улыбнусь от этого 🙂

Когда полезных материалов много, а времени на их изучение катастрофически не хватает.

Pocket — продукт для сохранения статей и любых ресурсов из браузеров, чтобы изучить их позже. Есть удобное расширение для Google Chrome и Safari: один клик, и статья в твоем Pocket.

Сохраняю там все полезные статьи и ресурсы, которые не успеваю прочитать на неделе, а потом выделяю каждую субботу 1,5-2 часа, чтобы изучить их. Главное — регулярно выделять время на изучение и не превратить свой Pocket в свалку!

Я использую Notion для ведения заметок, to-do листов и хранения интересных статей.

Как правильно отдыхать, чтобы минимизировать стресс и пополнять запасы энергии.

Endel — очень классное приложение, где под разное настроение создается уникальная музыка, которая помогает или расслабиться, или сфокусироваться. Мне очень помогает, когда нужно сфокусировано делать какую-то задачу, особенное если есть срочный дедлайн. Также спасает в стрессовые дни и для засыпания.

Годовая подписка 1190 рублей.

Любимое приложение для медитаций — Insight Timer. Это агрегатор коучей по медитациям, где можно найти и курсы по продуктивности и аффирмации, и всевозможные виды медитаций. Очень помогает для работы — особенно в периоды сильной загрузки.

Годовая подписка стоит 2300 рублей. Можно оставить донейшен коучам.

«Встал и вышел». Простой лайфхак, который стал применять для себя по утрам. Для меня это означает, что, утром после пробуждения я встаю, надеваю спортивную форму и выхожу на улицу, успев только умыться. Начинаю сначала прогуливаться, а затем перехожу на бег. Из-за того, что весь ритуал упакован в два слова, гораздо проще объяснить себе с утра, что нужно делать 🙂

Для меня важно:

1. Выстроить свой режим. Главный инструмент — будильник. Получилось полностью перестроить режим: ложусь спать в 21-22, а просыпаюсь в 5 утра, в выходные в 6-6:30. Утром можно закрыть приоритетные дела без внешних раздражителей.

2. Утренние практики. Растяжка, медитация и завтрак — идеальное начало утра.

Понравилась статья? Подписывайтесь на телеграм-канал Epic Growth — рост продуктов. 150+ кейсов про процессы, эксперименты, личную эффективность и все, что помогает развивать продукты.

Делитесь своими любимыми практиками и инструментами в комментариях!

#ростпродуктов #продуктивность #личнаяэффективность