Недвижимость, передержка питомцев, онлайн-образование: как три бизнеса решили проблемы с удаленным подписанием договоров

Договоры с клиентами часто приходится подписывать удаленно, потому что они живут в другом городе, заказали услугу на дом или вообще получают ее через интернет. Но если просто скидывать подписанные сканы на почту или ватсап, могут быть проблемы — клиенты иногда не воспринимают такой договор всерьез и не всегда хотят соблюдать его условия. А в случае проблем в суде сложно будет доказать, кто именно подписал договор, и его могут признать юридически незначимым. Плюс такая схема удлиняет процесс закрытия сделки — клиенту приходится печатать и сканировать договор, он в итоге может просто передумать и вообще ничего не подписать.

Есть альтернатива — простая электронная подпись (ПЭП), созданная через специальный сервис.

Расскажем, как она работает, на примере трех реальных кейсов: компании перенесли весь документооборот с клиентами в сервис LightDoc, упростили заключение сделок и избавились от проблем с несоблюдением условий договоров.

Мы уже рассказывали про ПЭП в прошлой статье, но кратко повторим. ПЭП — это привычные нам пароли и коды доступа по СМС или email. Мы пользуемся ПЭП, когда авторизуемся в электронной почте, делаем перевод в приложении банка или забираем посылку на почте. Но можно пользоваться ей и для задач бизнеса — подписывать договоры с подрядчиками, сотрудниками и клиентами.

Простая электронная подпись обладает юридической значимостью и приравнивается к собственноручной подписи — это написано в статье 6 закона 63-ФЗ «Об электронной подписи». Чтобы подпись была 100% безопасной и имела вес в суде, лучше подписывать ей документы в специальных системах документооборота, например LightDoc.

Расскажем, как трем компаниям наш сервис помог сделать документооборот с клиентами юридически значимым.

Тюменское агентство недвижимости с несколькими филиалами активно работает с клиентами из разных городов. Человек может жить в Ханты-Мансийске, а искать квартиру в Тюмени. Или вообще искать через агентство жилье в Сочи. Агентство в этом случае оказывает услуги по поиску и подбору квартир, обычно с постоплатой. С клиентом нужно подписать договор, причем часто онлайн. Таких договоров с удаленными клиентами в день может быть несколько десятков.

Лично бумаги не подпишешь, поэтому приходилось обмениваться подписанными сканами в ватсапе или по электронной почте. Но некоторые клиенты не воспринимали такие договоры всерьез. После оказания услуг они говорили: «Я ничего не подписывал и оплачивать не хочу». Или оплачивали только часть, потому что им казалось, что агентство выполнило не все обязательства. Вопросы наверняка можно было решить в суде, но судиться с каждым затратно и отнимает много времени.

Тогда агентство обратилось к нам, в LightDoc. Мы предложили подписывать договоры с клиентами следующим образом:

1. Агентство готовит договор.
2. Вносит договор в сервис и подписывает его внутри с помощью ПЭП.
3. Высылает клиенту ссылку на подписание договора.
4. Клиент проходит по ссылке и регистрируется в сервисе, подтверждая свою личность, — фотографируется с паспортом.
5. Клиент подписывает договор со своей стороны. Для него это бесплатно — платит только тот, кто отправил документ.

Подписание со стороны клиента занимает около пяти минут. При этом клиенты агентства недвижимости сразу почувствовали, что договор более значимый, — ведь он проходит через специальную систему и требует подтверждения личности для подписания. В итоге люди стали строже соблюдать условия, а количество отказов от оплаты сильно уменьшилось.

Сейчас агентство подключило к LightDoc все свои филиалы и ежедневно подписывает несколько десятков договоров. А еще помогает клиентам подписывать соглашения между собой. Например, покупатель и продавец квартиры хотят заключить договор задатка — с помощью агентства они могут сделать это через LightDoc, также удаленно. А вот договор купли-продажи так подписать нельзя — договоры с ПЭП не принимает Росреестр. Тут придется или пользоваться УКЭП, или встречаться лично.

Кроме того, агентство теперь может онлайн администрировать все договоры в едином электронном архиве компании: хранить, отслеживать подписанные, быстро формировать типовые документы. И все это стоит не больше 5 000 ₽ в месяц.

Сервис ухода за домашними животными предлагает людям няню для питомцев, пока хозяева в отъезде. Специфика сервиса такова, что в офис клиенты не приезжают — они общаются с сервисом онлайн, дистанционно заключают договор с сервисом, а потом няня приезжает и забирает питомца к себе.

При этом няни — не штатные сотрудники, а самозанятые. Сервис подписывает с ними договоры оказания услуг, причем тоже удаленно.

Раньше все эти удаленные договоры заключали через электронную почту и мессенджеры. Тут клиенты платили нормально, но сама схема была очень неудобной: подписанные сканы договоров лежали в разных местах, а клиенты иногда по несколько дней не могли распечатать, подписать и отсканировать документ — заключение сделки задерживалось либо люди вообще не доходили до подписания договора и оплаты.

Чтобы решить эти неудобства, сервис подключился к LightDoc. Теперь все договоры, как с клиентами, так и с подрядчиками, хранятся в одном месте, а их подписание занимает несколько минут.

С одной школой чешского языка LightDoc работает уже полгода. Это онлайн-школа — ее ученики находятся в разных городах России и странах мира. С каждым учеником нужно заключать договор на обучение. Раньше это также делали через мессенджеры и постоянно возникали проблемы. Кто-то оплачивал часть денег и не доплачивал остальное. Кто-то прерывал обучение в момент, когда это противоречило условиям договора, и отказывался вносить оплату. Кто-то не подписывал закрывающие документы, а для любого бизнеса это важно.

В итоге школа стала пользоваться сервисом LightDoc для подписания всех договоров и актов, и дело пошло на лад. Ученики стали относиться к документам серьезнее, и проблемы с неоплаченными семестрами решились. Акты тоже стали подписывать — теперь это занимает пять минут и не нужно ничего печатать и сканировать.

Еще через LightDoc школа подписывает договоры с преподавателями-самозанятыми.

Практически любой бизнес, у которого есть удаленные клиенты.

Автодилеры. Салон в Москве, клиент из Ярославля хочет купить машину. Можно заключить договор, что салон поставляет конкретную комплектацию, а клиент платит за это предоплату. Тогда все будет зафиксировано — клиент будет по договору обязан купить машину в четко прописанной комплектации и точно заплатит.

Турагентства. Агентство в Москве, а клиент где-нибудь во Владимире покупает путевку с вылетом из Москвы. Если обмениваться договорами в мессенджерах, есть риск, что клиент в последний момент откажется от путевки или вообще не заплатит.

Другие сферы бизнеса. Юристы, дизайнеры интерьеров, организаторы концертов. И даже те, кто общается с клиентом лично, но берут предоплату удаленно, например за изготовление мебели или пошив одежды. Всем, у кого первый контакт с клиентом происходит через интернет, а условия оплаты важно оговаривать заранее, ПЭП поможет упростить обмен документами и избежать конфликтов с клиентами.

У вас появились какие-то вопросы по ПЭП? Задавайте в комментариях — ответим сразу или постараемся осветить сложные моменты в следующих статьях.