Как мы создали систему, которая избавила суд от организационного хаоса
В Арбитражном суде буквально каждая секунда на счету. Заседание длится всего 5-10 минут, а сразу за ним следует еще несколько таких же. В этих условиях непростительной тратой времени может стать даже пробка около лифта или долгий переход от кабинета до зала. Особенно, если стороны не явились, и время потрачено зря.
С задачей решить эту проблему к нам и пришел Арбитражный суд Западно-Сибирского округа. В 2021 году официально открылось новое здание суда, «умное» проектирование которого позволяло внедрить систему оперативного информирования сторон. Ее нам предстояло разработать.
Проблема: организационный хаос, информационный вакуум между участниками судебного заседания.
Задача: разработать единое информационное пространство для всех участников процесса.
Погружаемся
Мы решили сначала разобраться с самим процессом судопроизводства: как всё устроено, какие возникают внутренние проблемы, как можно сделать работу проще и удобнее. Много общались с представителями заказчика, чтобы точно сформулировать, как должна работать система, на каком языке нужно разговаривать с ее пользователями и какие боли закрывать.
Рабочих встреч было много: мы задавали вопросы, нас поправляли в терминологии, делились болями. Нам повезло: заказчик был крайне заинтересован в решении, активно участвовал в процессе, помог разобраться во внутренней «кухне»
По итогу собрали первую версию технического задания, в котором подробно описали, какой должна быть система. Если коротко:
нужно избавить участников заседания от бесконечных «хождений» от кабинета к кабинету: оперативно информировать их о явке сторон, переносах и задержках, изменениях в судейском составе заседания;
внедрить возможность логировать действия пользователей;
- сделать так, чтобы запуск и завершение процессов происходили автоматически, когда пользователь системы меняет статус судебного заседания;
- разграничить роли и функции пользователей;
- настроить динамичное внесение изменений в расписание и уведомление сторон заседания;
- сделать решение простым и интуитивно понятным, управляемым «с одной кнопки».
Обкатываем
Когда решение было готово к первому релизу, мы дали ему имя Кайдзен и передали на обкатку клиенту, чтобы он мог изучить продукт, выявить в нем неточности, недостатки или обозначить функции, которых не хватает. На этом этапе заказчик понял, что система существенно упрощает процессы, но при этом не позволяет полностью исключить работу в других внутренних системах, в том числе, в системе аудиопротоколирования*.
Мы решили пойти навстречу и запустили второй этап реализации проекта: внедрили модуль аудиопротоколирования так, чтобы запись запускалась автоматически со стартом заседания, приостанавливалась во время совещаний или перерывов и отключалась по завершению. Это позволило исключить человеческий фактор и необходимость работать в двух системах сразу.
Тогда же мы узнали, что все результаты заседаний в обязательном порядке должны отправляться в Картотеку арбитражных дел. Чтобы максимально оптимизировать процесс и завершить цикл, эту задачу мы запустили на третьем этапе проекта.
Кайдзен – японская философия, которая фокусируется на непрерывном совершенствовании процессов производства, разработки, вспомогательных бизнес-процессов и управления
*Закон устанавливает обязательное аудиопротоколирование и составление письменного протокола в ходе всех заседаний арбитражных судов первой и апелляционной инстанций и при совершении отдельных процессуальных действий вне заседания (ч. 1 ст. 155 АПК).
Сопровождаем
Уже год Арбитражный суд Западно-Сибирского округа постоянно работает в системе. Все это время мы вместе продолжаем ее совершенствовать, обновляем модули, ориентируясь на реальные запросы. Уже сейчас «Кайдзен» можно внедрять в другие арбитражные суды. А учитывая, что система модульная, при необходимости ее можно адаптировать и под суды других инстанций.
Что в итоге может система?
Какие результаты?
Все участники заседания находятся в одном инфополе: система оповещает их, если заседание задерживается, откладывается или отменяется, судьи не тратят время на бесполезные «хождения», их уведомляют о явке сторон дистанционно, помощники оперативно меняют расписание.
Скорость выполнения задач выше, нагрузка на сотрудников меньше.
Процессы автоматизированы и взаимосвязаны, ими легко управлять по принципу «одного окна».