Автоматический расчет заработной платы с помощью готового шаблона GS

Данный материал будет полезен РОПам, финансовым директорам, CEO, директорам по маркетингу, владельцам бизнеса (ИП/ООО) и бухгалтерам.

Традиционный оклад менеджеров складывается из двух частей: фиксированная ежемесячная ставка и бонусная часть, рассчитывающаяся из количества сделок, завершенных этим менеджером за месяц. Поэтому в конце каждого месяца приходится вручную собирать данные по всем сделкам и отправлять их в бухгалтерский отдел для анализа и расчета зп. Но этот процесс долгий и муторный, поэтому наличие инструмента, который позволит автоматизировать эту работу, просто необходимо. Именно поэтому мы с командой Albato создали автоматизированный шаблон для учета начислений и выплат заработной платы отдела продаж.

С помощью сервиса Albato мы получаем данные из amoCRM для нашей таблицы, которая позволяет нам автоматически рассчитывать заработную плату и бонусы с продаж для менеджеров. Также мы добавили лист аналитики, на основе данных которого мы можем принимать решение о размере бонуса для каждого из сотрудников.

Рассмотрим последовательно функции каждого листа

На этот лист записывается информация о каждой смене статуса сделки в crm. Данные записываются автоматически при помощи сервиса Albato. Интеграция настраивается довольно просто. У Albato интуитивно понятный интерфейс. Концептуально настройка состоит из следующих шагов:

Необходимо зарегистрироваться на сайте Albato. ru, также у вас должны быть аккаунты Google и amoCRM.

Заходим на сайт Albato. ru, в верхнем меню выбираем пункт «Подключения” и нажимаем на кнопку »Добавить Подключения”.

Далее нужно выбрать название для подключения и задать формат номера телефона. После предоставляем доступ Albato.

Первое подключение готово. Теперь подключаем аккаунт Google Sheets, для этого повторяем те же действия.

Шаг 3

Далее нам необходимо настроить связки, позволяющие в реальном времени получать информацию из amoCRM в Google Sheets. Для этого переходим во вкладку «Мои связки” в верхней части экрана. Там нажимаем на »Создать связку”.

В появившемся окне настраиваем место откуда наша связка получает данные, выбираем amoCRM

Далее выбираем событие “Изменение сделки”, это позволит нам отслеживать и новые сделки, и продвижение сделок по воронке.

Теперь нужно предоставить доступ к сервису, выбрав из выпадающего списка свой аккаунт amoCRM.

Следующий шаг — галочку не ставим, так как нам нужно отслеживать все этапы сделки.

Далее указываем, куда будут выгружаться наши данные. Ищем в списке Google Sheets.

Каждая новая запись будет в новой строке.

Прикрепляем свой аккаунт Google Sheets.

Указываем название нашей таблицы.

Указываем лист “Выгрузка”.

Далее необходимо с особым вниманием указать, в каком столбце какие данные мы будем получать.

Подразумевается, что бонусы должны рассчитываться на основе реализованных сделок, по которым совершены продажи. Поэтому необходимо установить фильтр по коду статуса сделок, на основе которых будут рассчитываться бонусы. Для этого открываем фильтр входящих данных:

В открывшемся окне необходимо указать финальные статусы сделок. Например:

То есть с этим фильтром мы будем получать в таблицу только сделки со статусом «Успешно реализовано” и »Оплата получена”.

Интеграция настроена, далее мы ее запускаем.

Все готово.

Настраиваемый лист — технический, и его можно скрыть после того, как вы настроите интеграцию.

В рамках данного кейса для автоматизации расчетов подключена интеграция с amoCRM. При адаптации шаблона под свои процессы вы можете настроить другую интеграцию.

Чтобы не помешать автоматической выгрузке данных, лучше не создавать формулы на листе, с которым настроена интеграция. Поэтому мы скрываем лист, описанный в предыдущем разделе, подтягиваем информацию на другой лист и задаем нужное нам оформление и формулы.

На данном листе присваиваем имена для id менеджеров, которые мы получаем из crm, указываем размеры окладов и бонусов с продаж.

Когда вышеуказанные настройки выполнены, можно полноценно пользоваться таблицей.

При каждой выплате нужно указать дату выплаты, период начисления, выбрать сотрудника из выпадающего списка.

Основная часть ведомости содержит поля начислений и выплат разных типов.

Начисленный оклад подтягивается для выбранного сотрудника из справочника. Начисленный бонус с продаж рассчитывается, как сумма сделок на указанный период, умноженная на процент бонуса. В случае, если зарплата работника зависит от количества отработанных дней, мы добавили столбцы: «Отработано”, “Больничный”, »Отпуск”, чтобы вы могли сами пересчитать оклад работника. В нашем шаблоне Работник просто получает оклад.

На данном листе за выбранный год калькулируются суммарные выплаты в каждом месяце. Можно посмотреть какой была заработная плата сотрудника за выбранный год по каждому месяцу.

На данном листе мы можем увидеть, сколько каждый сотрудник совершил сделок и на какую сумму, на основе этих данных мы можем оценить полезность сотрудника.

Настройка таблицы завершена.

Ссылка на шаблон:

https://docs. google. com/spreadsheets/d/1qV6Q2N51IfaS8t12PMUp-Kk3arFn-RdNIFtbYf8_Mbk/edit#gid=802387059

Если у вас возникли вопросы по настройке или необходимо настроить собственную систему управленческого учета, пишите в наш Telegram-чат:

https://t. me/+1hErgNwL6z04NWRi