Есть ли аналог Notion, Asana, Miro в одном инструменте? Спойлер: есть

В этой статье я расскажу, как мы в enKod за месяц перешли со связки Notion + Miro + Planfix на один инструмент и начали экономить до 600$ в месяц.

Привет, vc. Меня зовут Никита Федосеев. В команде enKod я налаживаю процессы и внедряю новые инструменты.

Несколько месяцев назад мы, как и большинство компаний, столкнулись с серьезными проблемами. Многие зарубежные продукты объявили об уходе с российского рынка, а те, что остались, стали стоить гораздо дороже на фоне взлетевшего курса доллара (120 рублей на тот момент). Поэтому мы начали искать альтернативные решения и перестраивать архитектуру корпоративных инструментов.

Сразу оговорюсь, что нужно понимать контекст времени, когда мы начали поиск. На тот момент компании повально начали заявлять об уходе с рынка, а оплата за подписку на текущие сервисы перестала работать. Не понимая, что будет дальше, и не продумав никакие обходные пути, мы начали срочно искать альтернативы. Поэтому цель была следующая – найти замену текущим сервисам в кратчайшее время, при этом не увеличивая косты.

Весь процесс поиска можно кратко описать в двух шагах.

Шаг 1: Выписали, какие задачи решает каждый инструмент

Очевидно, что мессенджер решает задачи коммуникации, а таск трекер помогает вести проекты и задачи. Но есть исключения. Например Notion, который может выполнять работу сразу нескольких инструментов: таск трекер, база знаний, тайм трекер (если подключить дополнительные свистелки).

Исходя из этого мы выписали список задач, которые хотели закрыть новым инструментом (или связкой инструментов). Получилось примерно следующее:

• База знаний (использовали Notion) – в БЗ мы описывали процессы, инструкции, онбординг и составляли систему грейдов по отделам. Мы уже писали ранее про то, как составить систему грейдов при помощи Notion.
• Доска для совместной работы (использовали Miro) – здесь мы делали всё: от построения цепочек коммуникации вместе с клиентами до визуализации алгоритмов машинного обучения для модуля товарных рекомендаций.
• Трекер задач (используем Planfix, но уже почти перенесли все процессы) – использовали как классический инструмент для постановки задач без излишеств и сложной коммуникации.

Шаг 2: Ищем альтернативы текущим сервисам

Мы начали с обзора таск трекеров и пошли смотреть всем известные решения, такие, как Asana, ClickUp, Monday и т. д. Проблема была в том, что все эти сервисы зарубежные. Даже если бы мы были уверены, что все они останутся на рынке, то вопрос цены все еще оставался нерешенным. А нам нужен был ещё бюджет для замены Notion и Miro.

Поэтому у нас закралась мысль: может быть, постараться найти сервис, который сможет закрыть сразу все задачи? Эта идея позволила расширить диапазон рассматриваемых инструментов в надежде на успех. И нам повезло. В более расширенном поиске мы узнали о Fibery.

Прежде чем пойти гуглить и смотреть интерфейс, вы можете узнать, в чем особенности и отличия Fibery от других инструментов на рынке. Это позволит вам понять, подходит ли он вообще под ваши задачи и стоит ли его рассматривать.

Для экономии времени я разделил статью на несколько блоков. Каждый блок – это критерий выбора инструмента, будь то цена, функционал или сложность интеграции. Все они независимы друг от друга, так что вы можете начать с самого приоритетного для вас.

Разделы:

1. Что такое Fibery и чем он отличается от Notion, Asana, Miro и других.
2. Сколько времени нужно, чтобы быстро и безболезненно перейти на Fibery?
3. Как и сколько можно сэкономить?
4. Какие есть подводные камни и проблемы?
5. Какие есть дополнительные преимущества?

Fibery – это платформа для управления проектами. Михаил Дубаков (CEO компании) в одном из интервью рассказывал, что изначально сервис позиционировался как project management software, но потом перестроился в no-code. Другими словами, если раньше конкурировал с Jira или Trello, то сейчас – с Notion, Coda, Monday и Airtable.

Отличие no-code платформ от project management software в том, что с помощью первых можно без программирования создавать кастомные решения, подстраивая их под себя. Если по-простому, то с помощью no-code платформ можно создавать структуру (интерфейс) приложения под себя, в то время как project management software предлагают использовать архитектуру, которая ограничена собственным интерфейсом платформы.

Наш пример

У нас была глобальная задача – сделать единый профиль клиента и прикрутить к нему все процессы:

• Процесс открытия аккаунта клиента в нашем сервисе – перемещение компании по воронке продаж, автоматическая постановка задач исполнителям на каждом этапе;
• Фиксирование проблем с доставляемостью емейл-писем у клиентов и быстрое решение таких проблем.
• Сбор фидбека от клиентов об использовании нашего продукта, приоритизация и решение.
• и ещё несколько.

Архитектура всех наших процессов, связанных с продажами и поддержкой, выглядит в Fibery следующим образом:

Все приложения в Fibery строятся через базы данных (далее – БД). Создаешь БД, обогащаешь данными, настраиваешь вид отображения, автоматизируешь и работаешь.

Комбинируя и связывая БД между собой, мы можем создавать приложения для работы над теми или иными задачами/процессами. Каждое приложение может иметь несколько видов отображения: таблица, канбан-доска, список, календарь.

Для работы над процессом по открытию аккаунта мы собрали вот такой сетап:

Идея на самом деле не новая. Многие другие сервисы также работают через БД и используют несколько видов отображения для визуализации данных. Чем тогда Fibery отличается от своих конкурентов Notion, Monday, Airtable?

В зависимости от масштаба процесса в нем могут участвовать сотрудники разных отделов или команд. И часто бывает, для каждой команды важна только та часть информации, которая используется в работе.

Вернёмся к нашему примеру выше. Мы можем взять тот же самый процесс, но уже со стороны финансиста. Ему уже не так важно, сколько доменов в аккаунте, кто контактные лица и т. д. Ему важно следить за статусом договора и оплаты. Поэтому мы показываем ему эту информацию, а остальное убираем из вида (контекста).

По такому же принципу создаем пространство для технарей, специалиста по доставляемости и для других участников процесса. А для контроля можно сделать систему мониторинга и отслеживать показатели процесса: источники лидов с разбивкой по неделям, причины отказа, скорость обработки заявок. Собираемые метрики ограничиваются вашей фантазией и данными, которые вы используете в процессе.

Скажу очевидную вещь: всё зависит от размера компании и плотности интеграций с текущими сервисами. Конкретно у нас весь процесс переезда занял чуть меньше месяца. При том, что у нас была очень слабая плотность интеграций между сервисами.

Ещё один из важных фактов – настрой команды. Если все привыкли к текущим решениям и не хотят разбираться в новых, что встречается очень часто, то переезжать будет сложнее. Поэтому одним из важных этапов будет “морально” подготовить людей к переезду. Тем более что Fibery из-за большой вариативности поначалу может показаться сложным для многих.

Еще есть зависимость от того, с какого сервиса вы переезжаете. Если это Notion, то вы можете перенести свои датабейсы через прямую интеграцию на стороне Fibery. Если какой-то другой сервис, то, скорее всего, это нужно будет делать руками.

Если зайти на страницу с тарифами, можно увидеть плюс-минус стандартные цены для такого рода продукта. Стоимость за пользователя для средних тарифов примерно такая же, как у Miro, Asana, ClickUp, Monday, а для pro-тарифов даже меньше. Но разница между pro и стандартным тарифами гораздо меньше, чем у других сервисов.

А учитывая то, что сервис закрывает сразу несколько задач, общая стоимость становится значительно меньше. Для сравнения, приведу пример того, сколько мы в месяц платили до Fibery:

Notion 550$ (11$/user) + Miro 30$ (10$/user) + Planfix 12$ (≈60$/half a year) = 592$

Стоит оговориться, что в Miro у нас не было персонального аккаунта под каждого пользователя, мы работали в общих. Так нам удалось снизить косты, но это добавляло другие проблемы.

Fibery на такое же количество пользователей обошелся бы в те же самые 600$. В чем же тогда экономия? Все дело в программе для стартапов. Если ваш ежемесячный доход меньше дохода Fibery, вы попадаете под эту программу и целый год можете использовать сервис бесплатно вне зависимости от количества пользователей.

Тут уже другая математика. Если представить, что мы имеем те же 50 пользователей, за которых должны платить 600$ в месяц, то за год мы можем сэкономить 600*12=7200$.

За время работы с платформой я могу выделить следующие проблемы, с которыми столкнулся.

Слабый по отдельности

Несмотря на то, что инструмент содержит в себе функционал сразу нескольких сервисов, он не дотягивает до каждого из них по отдельности. Если нам нужна только онлайн-доска для командных брейнштормов, то Miro будет гораздо удобнее и функциональнее для этого. А если нужно только вести проекты и ставить задачи – Asana подойдет лучше.

Очень универсален

На рынке так сложилось, что за многими инструментами закрепилась своя аудитория. Asana используют больше для агентских и проектных работ. Jira больше заходит командам разработки. Notion котируется в небольших командах или вовсе для персонального использования. Поэтому, если вы команда разработки, вам может быть сложно перейти с привычной Jira или YouTrack.

Мы не исключение. Наша команда разработки осталась в YouTrack просто потому что так удобнее.

Местами не доработан

Есть “куски функционала”, которые хотелось бы улучшить. Например, таблицы. Сейчас они очень сырые по сравнению с тем же самым Notion, не говоря уже про Airtable.

Конечно, таких мест мало, но все же они есть. Поэтому если в ваших задачах будет нужен именно этот функционал – вы столкнетесь с трудностями.

Поработав с разными сервисами, я сформулировал для себя принцип оценки продуктов. Звучит он примерно следующим образом:

Это происходит, когда помимо закрытия базовых потребностей, продукт даёт дополнительную ценность: знакомит с новыми практиками, улучшает процессы, повышает опыт сотрудников.

Это может быть заложено как в саму идею и реализацию продукта, так и с помощью онбординга, работы с комьюнити, продуманного UX, примеров проектов.

Fibery в этом плане очень хорошо себя показывает. Перечислю все работы в этом направлении:

• Комьюнити форум – классический форум с вопросами и ответами по топикам. Скорость ответа на форуме очень быстрая. На моей памяти ни один топик не остался без ответа.
• Саппорт – в платформе есть интерком-чат, с помощью которого можно написать в саппорт. Скорость ответов достаточно быстрая. Саппорты очень хорошо понимают продукт и могут помочь со всеми механиками.
• Мануал – очень понятный и не душный. Сделан также с помощью интеркома.
• Видео – как в мануале, так и на ютубе можно найти много видео по платформе. Это могут быть короткие обзоры готовых решений от команды Fibery или часовые вебинары с подробными примерами реализации механик для различных процессов и команд.
• Блог – совсем уже банальщина. Но очень уж он классный. Особенно раздел “Fibery vs X”, где они подробно сравнивают свой сервис с конкурентами на каком-то фундаментальном уровне.

Прежде чем подвести итог, добавлю пару слов о том, чем лично меня зацепил этот сервис, в отрыве от бизнесовых критериев.

Платформы для управления проектами достигли уже достаточно высокого уровня качества. Если вы не крупная компания, то, по большому счету, практически любой сервис способен решить ваши задачи. Поэтому выбор инструмента часто основан не на сравнении преимуществ и недостатков, прогнозировании, как тот или иной продукт справится с задачами бизнеса, а на субъективном выборе конкретного исполнителя или группы лиц. Грубо говоря, что больше понравится или с чем уже работали, то и будем использовать.

В случае с Fibery получилось по-другому. До этого я не был знаком с платформой и не так хорошо знал другие решения. Пришлось с нуля разбирать каждый сервис. По сравнению с Notion, Asana и другими сервисами Fibery очень молодой продукт и находится только в самом начале пути. Поэтому одним из определяющих решений было то, как позиционирует себя команда и кто стоит за продуктом.

Посмотрев блог, в котором ребята описывают фундаментальные отличия их продукта от других решений на рынке, узнав историю проекта и что было до него (до Fibery команда сделала успешный продукт Targetprocess), прочитав бесчисленные статьи самого Михаила, как по продуктовой тематике, так и о личном опыте – я увидел за всем не обезличенный софт, а команду, которая любит и знает, что делает. И это меня очень сильно подкупило.

Нам близок подход Fibery. Мы также уделяем большое внимание продукту, стараемся делать его нацеленным на компании из разных сфер и сегментов бизнеса, при этом – масштабируемым и готовым к изменению рынка.

Спустя два месяца работы в Fibery могу сказать, что мы нисколько не пожалели о переходе. Да, поначалу было тяжело въезжать в инструмент, но не нужно много времени, чтобы разобраться во всех механиках.

Я бы посоветовал этот сервис компаниям, которые ищут варианты сокращения костов и не боятся пару недель потратить на более углубленное изучение инструмента. Уверен, в будущем эти инвестиции окупятся.