{"id":13579,"url":"\/distributions\/13579\/click?bit=1&hash=fac1e262bacedc292bce698ad3ca818a77bd592caa4fdfa917a7de6d9e68f657","title":"\u0420\u0435\u043a\u043b\u0430\u043c\u043d\u044b\u0439 \u0431\u044e\u0434\u0436\u0435\u0442 \u043f\u043e\u0442\u0440\u0430\u0442\u0438\u043b\u0438, \u0430 \u0442\u043e\u043b\u043a\u0443 \u043d\u0435\u0442","buttonText":"\u041a\u0430\u043a \u0443 \u043c\u0435\u043d\u044f!","imageUuid":"7b040e27-87ca-5e31-ad48-6ae8b0b1ebed","isPaidAndBannersEnabled":false}
Сервисы
Liana

Как следить за движением финансов компании и затратами времени сотрудников по всем проектам — опыт компании

Рассказываем о способе вести отчетность по финансам и затраченному времени на задачи.

Привет от команды Riverstart!

Рассказываем, какие способы отслеживать все финансовые движения в компании мы пробовали и на каком способе остановились.

В статье только наш опыт и советы:

  • как следить за поступлениями и расходами компании не только в целом, но и по отдельным проектам;
  • как следить за временем, которое тратят сотрудники, и не стать боссом-надзирателем;
  • как связать финансы и время, чтобы видеть окупаемость и доходность проектов.

Мы IT-компания, разрабатываем сложные мобильные и веб-системы для клиентов и собственных нужд. Если вы тоже занимаетесь клиентскими проектами, то нас схожие потребности, пост будет вам полезен.

Какие показатели мы отслеживаем

Мы хотим все контролировать (особенно все, что касается денег), по каждому проекту нам нужно видеть:

  • сколько денег он приносит от клиентских платежей;
  • как много времени команда тратит на задачи проекта;
  • в какую сумму затраченное время обходится компании;
  • какая себестоимость получается у каждого проекта;
  • какой доход проект приносит компании с учетом расходов на зарплаты, офис, налоги, связь, HR, печеньки и так далее.

У нас в работе обычно около 100 клиентских и собственных проектов, поэтому сложновато вести отчетность по себестоимости и прибыльности каждого.

При этом нас не устраивает общая сводка финансов без подробного попроектного разделения. Так можно заниматься чем-то, что отнимает кучу времени у команды, но приносит скудный доход. Если свой проект оказался невыгодным, то надо его сворачивать, если клиентский — пересматривать счет или список услуг.

Проекты-балласты сложно отследить, если вести общую сводку по времени и финансам: прибыльные проекты будут компенсировать просадки, и в итоге будет средне. А средне мы не хотим. Мы вообще стремимся к тому, чтобы заниматься только интересным и максимально прибыльным, чего и вам желаем. ;)

Итак, наша цель — найти способ, который наглядно покажет, как соотносится доходность каждого проекта с затраченным на него временем сотрудников и расходами на их зарплаты.

Теперь о том, как мы пробовали вести отчетность и почему стали искать другой способ. Интересно, как это делаете вы — напишите в комментариях)

В чем проблема вести таблицы

Не торопись изобретать средство передвижения на двух колесах. Сначала оглянись, вдруг кто-то проедет мимо на велосипеде. ☝🧐

Самый простой, доступный и бесплатный способ — использовать Google Sheets. Мы стали вести таблицы: каждый сотрудник в собственном файле указывал проект, задачу по нему и затраченное время, а алгоритм считал сумму по указанной нами формуле. У разных сотрудников они могли различаться в зависимости от ставки и способа поощрения — почасовке, фиксу и так далее. Получалось что-то такое:

В чем минусы отслеживания связи времени и финансов в Google Таблицах:

  • Менеджеру проекта приходится бегать по ссылкам и собирать инфу о времени из каждого персонального дока сотрудника.
  • Общий док по проекту сделать не получится — будет куча строчек с задачами всего коллектива, каждый будет видеть время и зарплату коллег.
  • Неудобно считать данные по отдельным проектам: нужно заводить кучу таблиц и переключаться туда-сюда.
  • Неудобно считать финансы компании в целом: опять придется собирать данные по каждому проекту в один файл и считать дельту. Ладно бы проектов штук 5, а если их сотня?
  • Мелкие задачи теряются в этом карнавале строчек и не попадают в счет для клиентов. А если клиент не заплатил за потраченное время, за него заплатит компания.
  • Люди трудятся, таблицы разрастаются, приходится скроллить вниз до актуального, а это раздражает и отнимает время.
  • Большие файлы с гугл-скриптами висят, формулы расчетов слетают и приходится забивать их заново. Особенно неприятно, учитывая, что у сотрудников могут быть формулы с разными коэффициентами.

Короче, не советуем — грустно и невкусно.

После таблиц мы взялись пробовать сервисы. Мы собрали список требований:

  • Нужно, чтобы он отслеживал и занятость сотрудников, и приходы-расходы по проектам, и позволял учитывать разные системы окладов.
  • Если это зарубежный сервис, то желательно, чтобы он стоил недорого в нестабильном курсе рубля к доллару.
  • И тогда нужны гарантии, что он не уйдет с РФ-рынка со всей нашей накопленной статистикой, а может даже и купленным тарифом.

Губу пришлось закатать обратно, таких сервисов не нашлось ни среди отечественных, ни за бугром. Либо были существенные минусы из того же списка, либо что-то другое не нравилось.

Отрицание, торг, разработка

В Google Таблицы нас больше не заманишь, готовых сервисов под наши запросы не нашлось. Мы вздохнули и стали собирать свой.

В процессах задействован руководитель, менеджеры проектов и сотрудники, которые в них заняты. Мы составили список отчетов, которые нужны руководителю, менеджеру и сотруднику, подумали, какие данные нужно получить для составления этих отчетов, и расписали роли с разной функциональностью.

Получился такой алгоритм сбора данных:

1. Появляется новый проект. Менеджер добавляет его в сервис и указывает сотрудников, которые в нем заняты. Теперь они смогут трекать задачи, которые делают для этого проекта.

Ставить задачи функции нет: решили не валить все в кучу и оставить привычную Asana и Jira для обсуждения задач.

2. На своей страничке сотрудник выбирает проект из доступных и указывает выполненную задачу и время. Или просто сумму — смотря по какой ставке он работает. У нас есть работники на фиксированном окладе, есть на ставке по часам, есть договорные задачи — всё как у всех.

Здесь можно сказать, что не все могут доверять своим сотрудникам: понатрекают там килотонны работы — оплачивай, компания. Но мы это продумали.

3. Задача получает статус «На проверке». Менеджер принимает ее или отправляет обратно, если считает, что сотрудник запросил не соизмеримую сумму, переоценил время или должен переделать задачу.

4. Откуда берется сумма за задачу: сервис сразу считает расходы по системе поощрений, которая закреплена у сотрудника. Если у сотрудника фикс, система распределит расходы на него по всем проектам, в которых он занят. Сотрудников можно премировать, инфа тоже пойдет в расходы.

5. Теперь о том, как считаются доходы. Менеджер каждого проекта вводит планируемые суммы проплат клиентов и указывает фактические платежи. Так можно отследить просадки, когда забыли выставить счет или клиент отказался от обычной услуги в этом месяце.

6. Доходы и расходы собираются в одном месте, считается дельта по каждому проекту. Нужна и общая сводка по всем расходам и доходам компании, чтобы директор благоговейно помолчал на внушительные цифры и начал прикидывать прогнозы и планы развития компании.

Этой информации хватает, чтобы создать такие отчеты для каждого участника:

  • Для сотрудника
    Сводка: сколько времени он потратил на проекты и сколько денег заработал.
  • Для менеджера проекта

    Ему нужно видеть данные по занятости команды, так он может разгрузить занятого спеца, обсудить приоритеты в распределении времени, найти свободного человека по компетенциям — например, дизайнера со знанием AfterEffects.

  • Для руководителя
    Он должен все контролировать: смотреть отчет по эффективности сотрудников, расходам и доходам компании, расписанию проплат, планируемым доходам и прочему, сравнивает данные по кварталам, месяцам и другим периодам. Ему остается следить за делами компании и делать прогнозы.

В итоге такая система сильно упрощает контроль движения финансов и форму отчетности перед начальством. Например, сотрудникам стало проще забивать данные по задачам:

Вот такая история. Из этой системы получился готовый онлайн-сервис. Можно было сразу делать свой сервис и работать в нем, но мы должны были поискать на рынке готовое решение. Зато теперь у других компаний есть возможность пойти по нашей дорожке — сделать свою систему или попробовать нашу, которую мы здесь описали.

Напишите в комментариях, как вы трекаете время и делаете отчетность по финансам, интересен ваш опыт.

0
4 комментария
Вадим Д.

Рекомендую хотя бы какой-то заголовок к записи сделать.

Ответить
Развернуть ветку
Ruslan Tazhetdinov

Заголовок есть)

Ответить
Развернуть ветку
vitexeon mr.

1C вам в помощь ))) за одно и счет еще сможете выписывать, а если поставите ЗУП или Управление небольшой фирмой, то много узнаете о Юридических лицах в разрезе ООО и ИП на территории РФ

Ответить
Развернуть ветку
Ruslan Tazhetdinov

Для контроля финансов и времени, затраченного на задачи, нам удобнее использовать свою разработку. Мы настроили нужные нам отчеты, убрали ненужное отслеживание процесса выполнения, сделали современный приятный интерфейс, в котором не надо разбираться, он интуитивный. Внесение данных по задаче занимает ну секунд 10, включая открытие вкладки, так что это проще и удобнее для наших спецов.

Ответить
Развернуть ветку
Читать все 4 комментария
null