Бесплатный таск-менеджер и база знаний для студентов и преподавателей

Во время разработки WEEEK, я опирался на свой опыт в разных сферах жизни. Это помогло мне создать инструмент, который может решить вопрос продуктивности не только для бизнес-аудитории, но и для сферы образования. В этой статье я поделюсь кейсом использования нашего сервиса для преподавателей и студентов

Когда я учился в университете, был председателем факультета экономики СурГУ и состоял в студенческом активе, где были председатели всех факультетов. Тогда помимо учёбы у меня было очень много организационных задач. В нашу зону ответственности входила организация мероприятий для университета, факультетские мероприятия, социальные проекты и тд. Каждый студент знает, что такое студенческая весна, дебют первокурсника, КВН, веревочные курсы и прочая движуха.

Как мы выстраивали организацию:

• собирались раз в неделю с активом;
• проговаривали, что нужно сделать;
• каждый выписывал себе в блокнот задачи и укатывал в закат.

Дальше коммуникация строилась в переписках. Мы создавали 1000 и 1 чат, писали сообщения из серии «скинь мне файлик со списком участников», «отправь мне программу мероприятия» и все это было по разным диалогам. К слову, диалоги у меня до сих пор висят!

С одной стороны, такой формат взаимодействия делал нашу коммуникацию быстрой, а с другой — создавал много хаоса и лишней работы. Постоянный поток сообщений и уведомлений — было очень легко запутаться кому и что скинул. Конечно были факапы по разным моментам.

Например, у нас в активе 30 человек: есть общий чат с председателями, есть чаты по зонам ответственности, есть чат с активом моего факультета, чат под какое-то мероприятие. Если тебе срочно нужен какой-то документ, то придётся перелопатить все эти чаты прежде, чем ты его найдёшь.

Было бы супер удобно иметь структурированную базу со всеми документами, к которой есть доступ у всего актива. Во-первых, очень просто ориентироваться и находить информацию, во-вторых — когда в актив вступают новенькие, то гораздо проще их обучать. Тогда я об этом не задумывался. Тема продуктивности вообще не была настолько популярной в то время.

Современные студенты гораздо более прошаренные на этот счёт. Мой таск-менеджмент в то время ограничивался записью задач на листик и попыткой разобрать, что я там написал.

Мы активно работаем с обратной связью от наших пользователей. В какой-то момент, в поддержку начали писать студенты. Конечно они использовали бесплатный тариф, но на нём есть ограничения в функциональности сервиса. Тогда я решил, что возможности PRO могут дать студентам и преподавателям гораздо больше пользы и сделал WEEEK абсолютно бесплатным для них.

Студенчество — по-настоящему классное время. Я старался наполнить его не только учёбой, а взять максимум. Поэтому часто одни задачи накладывались на другие, многое забывалось и приходилось как-то разруливать. Активным ребятам WEEEK поможет синхронизировать учебу, внеучебную деятельность и сферу «жить жизнь», а преподаватели смогут планировать свою нагрузку, создавать персональную библиотеку в базе знаний и шерить отдельные документы коллегам и студентам.

• Ты можешь составлять конспекты книг и лекций, сохранять полезные материалы и возвращаться к ним.

Используй Базу знаний, как хранилище полезных материалов, которые пригодятся тебе в учёбе. Вложенная структура поможет быстрее ориентироваться и находить нужные статьи в один клик. Здесь же ты можешь вести личные заметки и не терять их. Например, сохранить подборку книг или фильмов:

• Будет возможность организовать учебную неделю:

Используй недельный календарь, чтобы планировать свою загруженность на каждый день. Занеси расписание занятий, планируй время на подготовку к парам, добавляй встречи или другой внеучебный движ. Используй теги для каждого типа задач, чтобы визуализировать занятость: учеба, д/з, встреча, отдых и другое.

• Ты прокачаешь свой софт-скилл по планированию и организации разных процессов

Soft-skill по тайм-менеджменту и управлению проектами обязательно пригодится тебе в будущей работе. Научись структурировать информацию ещё в универе. Документы, расписание, процесс работы над масштабными проектами в одном месте и в полном порядке.

• Подготовка к конференциям и исследовательским проектам

Если ты и твои одногруппники участвуете в исследовательской деятельности, то организовать процесс подготовки и самого исследования можно внутри таск-менеджера. Cоздаёте канбан-доску, разбиваете задачи и заносите в столбцы: Идеи, Нужно сделать, Делаем, Сделано. Такие спринты помогут вам быстрее достигать результатов и всегда быть в курсе, что ещё предстоит доделать.

• Возможность систематизировать свои материалы

Писать полезные статьи прямо внутри Базы знаний. После удобно делиться дополнительными материалами со студентами и коллегами через функцию шеринга. Информацию внутри БЗ можно сделать сверхдоступной и простой в поиске: благодаря иерархии документов быстро находить нужный документ.

• Приглашение студентов или коллег в своей воркспейс

Если готовится большой проект совместно со студентами, то можно добавить их в свой WEEEK и организовать работу прозрачно. Всё просто: создаёте канбан-доску, разбиваете на этапы, назначаете ответственных и отслеживаете выполнение. В Базе знаний можно описать процессы, чтобы каждый участник мог опираться на общий план.

• Управление рабочим процессом и рассписанием

Планируйте и выполняйте в одном месте. Внутри Таск-менеджера есть возможность создать папку под каждую группу студентов или проект, чтобы ставить задачи с привязкой к ним. Недельный календарь будет наглядно показывать загруженность в течение ближайшего времени и помогать планировать другие дела.

Многие студенты и преподаватели хранят всю информацию на гугл диске, планируют неделю в заметках или ежедневнике, а коммуникацию выстраивают в мессенджерах. И это тоже неплохое решение. Но на рынке давно есть инструменты, которые дают возможность оптимизировать этот процесс. WEEEK объединяет в себе Таск-менеджер и Базу знаний. Внутри сервиса ты сможешь хранить лекции, расписание и общаться во встроенном чате. Для получения бесплатного доступа к WEEEK переходите на лендинг и заполняй простую форму. Все возможности PRO тарифа в твоём телефоне и компьютере!