Сервисы Sasha Starikov
258

Когда электронный документооборот — преграда для бизнеса

Что не так с современным документооборотом. Как не превратить свою компанию в рассадник офисной бюрократии. Диалог о месте документов в бизнес-процессах компании.

В закладки

Компания ELMA — разработчик одноименной BPM-системы (Business Process Management System) и нескольких приложений на BPM-платформе. В том числе и электронного документооборота. Директор ELMA Алексей Трефилов (на фото слева) и коммерческий директор Андрей Чепакин обсудили, каким на самом деле должен быть документооборот. Спойлер — построенным вокруг бизнес-процессов, а не вокруг жизненного цикла документа

Трефилов
Обычно мы говорим, что документ — не больше, чем артефакт. Что он должен появляться, когда он действительно нужен, а не просто потому, что по привычке всегда клепается.

Чепакин
При этом многие компании считают, что системы документооборота идеально подходят и для автоматизации бизнес-процессов: создается регистрационная карточка документа и вперед...

Трефилов
«Благодаря» документообороту процессы автоматизируются бюрократически. Они могут быть привычны, но неудобны в работе. Бизнес этого осознать не может, потому что фокус смещен с процесса на документ.

Вспоминается кейс одного из наших клиентов — международной консалтинговой компании. У них интересно работали процессы, связанные с обработкой договоров. Все сделанные по шаблону договоры имели очень сложные маршруты согласования. Например, каждый такой стандартный договор гонялся на проверку юристу. Вопрос — зачем юристу смотреть типовой договор, шаблон которого и так утвержден? Как оказалось, это требование безопасников — вдруг кто-то в середине маршрута решит внести дополнительные пункты. Документ же сразу станет нетиповым.

Компания проверяла 100% договоров, чтобы отловить такие риски. Огромное число людей выполняло пустую работу — вряд ли ваш юрист сильно замотивирован сидеть и вычитывать каждый пунктик. Современная корпоративная система сама способна отследить, какая часть договора была изменена, и перестроить маршрут согласования. И избавить бизнес от этих и подобных лишних шагов. Можно ли это было в традиционных СЭД сделать? Наверное, можно.

Жизненный цикл договора в международной консалтинговой компании. Он создается менеджером, который скачивает шаблон из внутреннего портала. Дальше документ подписывается в одной системе и хранится в другой

Чепакин
Если ты делаешь с помощью документооборота автоматизацию бизнес-процесса, первым этапом создается документ. Он может занимать несколько страниц. Соответственно, когда сотрудник получает задачу по этому документу, он должен его прочитать. Он потратит на это 10—15 минут времени. В BPM-системе это делается проще — приходит не документ на три страницы, а 15 полей на экране, которые загружаются в голову за 10 секунд.

Дальше этот человек должен принять решение. Ему приходит много задач, он заходит в другие системы — в ERP, куда-то еще, чтобы получить дополнительные данные. BPM-система легко сама подгружает эти данные и их визуализирует. Что вряд ли происходит в классических системах документооборота.

Вот человек принял решение, теперь он должен выполнить какое-то действие. В документе это дольше. Руководитель накладывает резолюцию, либо составляется вторая версия документа. В BPM-системе всё гораздо быстрее.

Выходит, что можно автоматизировать бизнес-процессы с помощью СЭД. Только на каждый экземпляр процесса будет тратиться больше времени. Не говоря о циклах внутри этого процесса — когда люди читают один документ по три-четыре раза. А если документ на 17 страниц? Это как раз неэффективность и бюрократия.

Трефилов
Ты правильно говоришь, только, мне кажется, главная проблема все-таки в уровне абстракции. Одно дело, когда ты на ситуацию сверху смотришь. Ты думаешь о том, как работу сделать от и до. Другое дело, когда ты все видишь на уровне документа и мыслишь форматом заявки или служебной записки.

Люди попадают в ловушку этого уровня абстракции. А тут документ вообще не нужен. Надо на сервисе акцентироваться. А для сервиса нужен работающий процесс. Кому эта служебка нужна? Это не юридический документ — это просто бумажка с волеизъявлением.

Чепакин
Что нам даст отказ от такого документа?

Трефилов
Уменьшение время реакции, предсказуемость.

Чепакин
В моей парадигме отказ от документа драматично снижает себестоимость экземпляра процесса. Вместо того, чтобы читать все страницы, ты получаешь выжимку нужных данных. Причем еще и из внешних систем. В документообороте такого нет.

Трефилов
Во многих компаниях по привычке из далекого прошлого сотрудники пишут служебную записку: «У меня сломался стул… Просьба в течение месяца закупить мне новый». Вместо этого мы внедряем сервис «Заявка на технику» с четким и понятным SLA (Service Level Agreement, соглашение об уровне услуг). Работодатель гарантирует сотрудникам, что в течение недели удовлетворит или напишет внятный ответ на все заявки по технике. Кстати, в зависимости от того, что это за заявка, она может типизироваться без участия людей вообще. Если сумма меньше 1000 рублей она автоматически попадает к офис-менеджеру. Заявки на более крупные суммы рассматриваются отдельно.

Те, кто адекватно внедряют СЭД, они внедряют все-таки тоже бизнес-процессы. И они об этом говорят, и пять лет назад об этом говорили. Они не мыслят только вопросом создания документопотоков, а рассматривают деятельность компании целиком — анализируют, когда документ появляется, куда он потом идет. Просто сам подход СЭД и ECM он не очень удобный, потому что это не тот уровень абстракции.

Любой документ появляется в рамках бизнес-процесса. И создание документа не есть самоцель. Он всегда служит какой-то задаче. Ты можешь за каждым документом по отдельности гоняться, какие-то связи строить, но это неудобно. Логичнее управлять одним процессом с понятными метриками. А документ рассматривать, как артефакт, который сопровождает бизнес-процесс.

***
Продолжение разговора на вебинаре в эту среду, 14 ноября, начало в 11:00 мск.

Материал опубликован пользователем. Нажмите кнопку «Написать», чтобы поделиться мнением или рассказать о своём проекте.

Написать
{ "author_name": "Sasha Starikov", "author_type": "self", "tags": [], "comments": 0, "likes": 0, "favorites": 10, "is_advertisement": false, "subsite_label": "services", "id": 50728, "is_wide": false, "is_ugc": true, "date": "Tue, 13 Nov 2018 10:53:59 +0300" }
{ "id": 50728, "author_id": 195687, "diff_limit": 1000, "urls": {"diff":"\/comments\/50728\/get","add":"\/comments\/50728\/add","edit":"\/comments\/edit","remove":"\/admin\/comments\/remove","pin":"\/admin\/comments\/pin","get4edit":"\/comments\/get4edit","complain":"\/comments\/complain","load_more":"\/comments\/loading\/50728"}, "attach_limit": 2, "max_comment_text_length": 5000, "subsite_id": 200396, "possessions": [] }

Комментариев нет 0 комм.

Популярные

По порядку

0
{ "page_type": "article" }

Прямой эфир

[ { "id": 1, "label": "100%×150_Branding_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox_method": "createAdaptive", "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfl" } } }, { "id": 2, "label": "1200х400", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfn" } } }, { "id": 3, "label": "240х200 _ТГБ_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fizc" } } }, { "id": 4, "label": "240х200_mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "flbq" } } }, { "id": 5, "label": "300x500_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfk" } } }, { "id": 6, "label": "1180х250_Interpool_баннер над комментариями_Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "h", "ps": "bugf", "p2": "ffyh" } } }, { "id": 7, "label": "Article Footer 100%_desktop_mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjxb" } } }, { "id": 8, "label": "Fullscreen Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjoh" } } }, { "id": 9, "label": "Fullscreen Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjog" } } }, { "id": 10, "disable": true, "label": "Native Partner Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "clmf", "p2": "fmyb" } } }, { "id": 11, "disable": true, "label": "Native Partner Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "clmf", "p2": "fmyc" } } }, { "id": 12, "label": "Кнопка в шапке", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "bscsh", "p2": "fdhx" } } }, { "id": 13, "label": "DM InPage Video PartnerCode", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox_method": "createAdaptive", "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "h", "ps": "bugf", "p2": "flvn" } } }, { "id": 14, "label": "Yandex context video banner", "provider": "yandex", "yandex": { "block_id": "VI-223676-0", "render_to": "inpage_VI-223676-0-1104503429", "adfox_url": "//ads.adfox.ru/228129/getCode?pp=h&ps=bugf&p2=fpjw&puid1=&puid2=&puid3=&puid4=&puid8=&puid9=&puid10=&puid21=&puid22=&puid31=&puid32=&puid33=&fmt=1&dl={REFERER}&pr=" } }, { "id": 15, "label": "Плашка на главной", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "byudx", "p2": "ftjf" } } }, { "id": 16, "label": "Кнопка в шапке мобайл", "provider": "adfox", "adaptive": [ "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "byzqf", "p2": "ftwx" } } }, { "id": 17, "label": "Stratum Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fzvb" } } }, { "id": 18, "label": "Stratum Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "tablet", "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fzvc" } } }, { "id": 19, "label": "Тизер на главной", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "cbltd", "p2": "gazs" } } } ]
Команда калифорнийского проекта
оказалась нейронной сетью
Подписаться на push-уведомления
{ "page_type": "default" }