Стресс, утечки, инфошум. Чем опасен хаос на рабочем месте?

Как навести порядок в бизнесе с помощью одного рабочего окна от Битрикс24

Сегодня цифровое корпоративное пространство – это хаос. Десятки разных приложений, сотни чатов. Особенно – в организациях, где офис резко сменился удаленкой.

Компании до сих пор не пришли к единой рабочей системе. А сотрудники ведут дела где придется.

Коммерческие документы хранятся в личной почте или в частном «облаке». Деловые переписки ведутся рядом с семейными чатиками в мессенджерах.

Переключение между окнами онлайн-сервисов утомляет сотрудников. Бег в колесе программ вредит продуктивности и вызывает стресс. Коллеги перестают видеть друг в друге живых людей.

Рассказываем, чем еще неудобен цифровой хаос на работе – и как можно его избежать.

Возьмем кейс: небольшой интернет-магазин по продаже шапок. У него есть свой сайт, есть продажи на маркетплейсах и в соцсетях.

Обычно в таком бизнесе всего 1-2 менеджера по продажам, которые ведут документооборот и всю переписку с клиентами. Часто их задачи в итоге ложатся на SMM-специалиста.

При этом покупателям удобно общаться в разных каналах. Магазин ВКонтакте, Telegram, Instagram (принадлежит Meta, которая признана в РФ экстремистской организацией), мессенджеры, звонок по телефону, заказ с сайта – они хотят ответа везде. И желательно срочно.

Сейлз проводит десятки микрокоммуникаций за день. Параллельно он получает сообщения от друзей, читает пуши новостей и зависает в приложениях-таймкиллерах. Такой сотрудник живет в постоянном напряжении. Ему трудно разграничить личные и рабочие письма, продуктивность снижается. От этого появляется бессонница, а выгорание – растет.

Подключитесь к Битрикс24 и начните пользоваться CRM. Она поможет отфильтровать поток информации и сосредоточиться.

«Откуда пришел клиент? Что ему отвечали? А счет уже выставили?»

Система фиксирует входящие заявки и сохраняет историю общения с клиентами – все звонки, письма и чаты. Менеджеру не нужно ничего заполнять.

CRM сама ведет клиента по воронке: от первого контакта до успешной сделки. Инструмент распределяет заказы по сейлзам, отправляет email и сообщения, формирует документы и готовит отчеты. Это настоящая автоматизация продаж.

В итоге, такой подход убивает инфошум и усиляет продажи. А еще его легко настроить без помощи разработчиков.

Если бизнес ведет дела не в одной рабочей системе, а в нескольких — всегда существует риск утечки. Речь идет не только о взломе.

Самая частая причина потери коммерческих данных – человеческий фактор. 40% «сливов» происходят из-за невнимательности и наивности сотрудников.

Пример: если и рабочие, и личные чаты находятся в Telegram – легко промахнуться и случайно скинуть финансовый отчет одноклассникам. Но это еще полбеды: хуже, если документы попадут к конкурентам или уйдут в сеть.

Как защититься от подобных угроз?

Работать в профессионально разработанных сервисах – когда и отчетность, и чаты, и другая информация хранятся в одном защищенном месте.

Важно организовать для сотрудников единый корпоративный диск – все рабочие документы должны принадлежать и храниться внутри компании.

Проще всего сделать выбор в пользу бизнес-комбайна, который находится в той же юрисдикции, что и организация. Это поможет избежать внезапных блокировок или удалений аккаунтов.

Когда вся работа ведется в разных каналах, обучать новичков становится труднее.

Чтобы узнать, кто из коллег чем занимается и к кому нужно обратиться, стажеру приходится дергать ментора – и отвлекать его от основных задач.

Проблемы с рабочими доступами — приходится ждать, пока сисадмин доделает свои дела и поможет.

«А где вот этот документ? А как посмотреть, кто из коллег сейчас свободен?»

Упростить онбординг новичка поможет корпоративная база знаний и общий таск-трекер. В базу можно сложить все рабочие правила и подробно описать шаги нового сотрудника, а в таск-трекере – видеть и корректировать его прогресс.

С помощью Битрикс24 доступ ко всей информации новенькому можно дать в один клик. И так же быстро удалить его аккаунт, если человек покинул компанию.

Никаких вечных «мертвых душ» в десятках рабочих Telegram-чатов. Речь идет о бывших сотрудниках, которые продолжают читать конфиденциальную информацию.

Главные проблемы удаленных работников – это чувство одиночества и трудности в коммуникации. Без привычных походов в офис люди теряют ощущение команды, уровень ответственности и деловой ритм. Работа бизнеса замедляется.

Если вы видите, что коллектив распадается, а люди на гибридке или удалёнке теряют мотивацию – это повод разобраться с ситуацией.

Единое рабочее окно для всей компании — реальный выход из проблемы с демотивированными удаленными сотрудниками.

В Битрикс24 руководители могут ставить задачи, обсуждать и отслеживать эффективность их выполнения менеджерами, которые используют любой формат работы. Это не имеет значения.

Инструмент Задачи и проекты помогает командам работать вместе и всё успевать вовремя. Он напомнит ответственному менеджеру о дедлайне, сфокусирует внимание на горящих делах, запросит статус выполнения.

Человек может вести несколько проектов одновременно и отслеживать всю активность в режиме реального времени. Всего один клик, чтобы увидеть комментарии в активных проектах. Еще один клик – и он видит, что горит и требует участия.

Работу можно выстроить по любой удобной методике: SCRUM, канбан-доска, сортировка по датам или горящим срокам, диаграмма Ганта.

Дистанционная работа и демотивированные сотрудники больше не смогут негативно влиять на работу бизнеса. Инструмент покажет, на ком «заглох» процесс. А собственники бизнеса и топ-менеджеры смогут сделать выводы и отреагировать на проблему.

Вы – студия веб-разработки. Вам нужно где-то общаться с заказчиками, планировать задачи, писать ТЗ и вести документооборот.

Если бизнес небольшой, а в команде до 10 человек, студия еще может кое-как идти вперед на «костылях».

Но если в штате от 30 людей и больше, задача становится труднее: работодателю приходится платить за доступ к расширенным функциям, которые нужны растущему коллективу.

Представим, что ваш бюджет сильно ограничен. До февраля 2022 года вы платили только за безлимитные видеозвонки, трекинг задач, безопасную почту и общие сервисы в Google Workspace:

В таком случае каждый месяц за одного работника приходилось отдавать где-то 33$ – это примерно 1965 рублей. На команду из 30 человек выходило 58 950 рублей. За эти деньги можно усилить штат новым джуниор-специалистом.

Даже если вы найдете более дешевые отечественные сервисы – порядок цифр не изменится. Платить все равно придется за каждого сотрудника.

В Битрикс24 есть бесплатная версия с аналогичным набором инструментов. При этом все, что нужно для работы, находится в одном окне. Например, можно запустить видеозвонок прямо из встречи в календаре.

Даже если стартового функционала не хватит, можно легко перейти на коммерческие тарифы – и платить не за каждого пользователя, а за всех сразу. «Продвинутый» Битрикс24 для 50 человек обойдется в 6 990 рублей в месяц.

Плюс не только в экономии. Зарубежные сервисы могут в любой момент уйти из РФ из-за санкций.

Пользуясь ПО, которое находится в чужой юрисдикции, однажды утром вы можете проснуться и увидеть ошибку 404 вместо ценных корпоративных файлов.

Как можно решить проблему?

Использовать софт, созданный по принципу бесшовности.

Например, в Битрикс24 можно сделать так:

Всё это можно сделать за несколько секунд в режиме одного окна. Это и есть настоящая бесшовность.