Возможности внутреннего документооборота для компании

Сейчас все больше компаний переходит на систему автоматизации бизнеса, и наша фирма не стала исключением. Существуют коробочные и облачные решения, берущие на себя многие рутинные процессы. Например, ПО само подводит посетителей сайта к воронке продаж, отслеживая их активность, напоминает об услугах компании старым/новым клиентам. Софт показывает менеджерам только горячие лиды, чтобы сосредоточить внимание на них, составляет отчеты, совершает рассылки.

Система электронного документооборота (СЭД) ― это часть системы автоматизации бизнеса. Она экономит ресурсы, время. Сегодня я расскажу, как внедрение этих инноваций улучшило жизнь нашей компании.

Чтобы разобраться в преимуществах СЭД, давайте немного вспомним, что такое вообще оборот документов в организации и каким он бывает.

Все бумаги проходят примерно такой путь:

1. Подготовка основных моментов при разработке документа.
2. Согласование всех деталей со структурами, которые затронет информация из документа.
   
3. Подписание бумаги автором.
   
4. Регистрация приказа во внутреннем порядке учета организации.
   
5. Отправка курьером или службой доставки к получателю.
   
6. Прием документа второй стороной.
   
7. Рассмотрение (бывает первичное и повторное).
   
8. Вынесение резолюции (если требуется).
   
9. Исполнение действий, предписанных постановлением, приказом, служебной запиской.
   
10. Размещение бумаги в архиве для хранения, повторного обращения.
    

По построению линии передачи документации существует два варианта: вертикальная или горизонтальная. В первом случае бумаги движутся сверху вниз от руководства к подчиненным. Во втором ― от одного отдела к другому, положения которых равнозначны. Централизованная структура передачи ― это когда вся документация исходит от одного источника, хранится в общем архиве. Децентрализованная ― часть бумаг вращается в разных подразделениях компании и хранится там же.

Общий документооборот компании подразделяется на внешний и внутренний. Вот основные отличия этих понятий.

Обеспечивает связь компании с внешними контрагентами. Сюда включаются: договора с партнерами, поставщиками, подрядчиками, счет-фактуры, накладные для оплаты со стороны клиентов, декларации. Бухгалтерская отчетность по финансовым операциям, направляемая в налоговую инспекцию тоже относится к внешнему документообороту. Добавьте сюда заявления на участия в правительственных конкурсах, тендерах, документы для получения сертификата соответствия или декларации соответствия. В случае электронного документооборота для таких действий понадобится квалифицированная защищенная подпись автора (КЭП).

Подразумевает бумаги, движущиеся внутри компании для обеспечения работы отделов, передачи распоряжений, приказов. К ним относятся:

• инструкции по выполнению работы;

• приказы о назначении на должность, смещении, переводе, отпуске;
• протоколы совещания комитетов компании;
• уставы организации;
• служебные записки;
• внутренние ведомости, сверки по зарплате, приказы о начислении премий, штрафов;
• квитанции, накладные, выписываемые при передаче товара, предметов в структурные подразделения;
• техническая документация по оборудованию, выполнению процессов.

При внутреннем электронном документообороте для идентификации отправителя используется простая электронная подпись. Она может быть в виде логина/пароля для входа в раздел.

Фирмы хотят выглядеть хорошо в глазах партнеров, правительства, клиентов, поэтому уделяют много внимания внешней документации, но мало заботятся о внутренней. Это приводит к бардаку, потере важных сведений, усложняет отслеживание исполнения приказов. Нередки простои, когда документ просто потерялся и никто об этом не знает. Возможны дубли, когда два отдела начинают заниматься одним проектом. Такие проблемы побудили нашу фирму перейти на систему автоматизации бизнеса, включая запуск электронного документооборота.

Программа для внутреннего электронного документооборота имеет интерфейс, похожий на окно электронной почты. У пользователя есть папки с отправленными и неотправленными файлами, а также структура со всеми документами компании. Автоматизация бизнеса предполагает настройку доступа сотрудникам разного уровня к тем документам, которые им необходимы для работы. Предусмотрен удобный поиск нужного файла. При поступлении нового документа высвечивается сообщение. После прочтения версии, ее можно подписать или отклонить.

Хотя многие привыкли к бумажной документации, с которой удобнее работать маркером и не требуется дополнительный софт, есть ряд преимуществ СЭД. Их нужно учесть решая, стоит ли переходить на автоматизацию бизнеса. Среди основных плюсов:

• Экономия финансов. У нас ежегодные расходы на бумагу составляли 30 000 руб./год. Теперь эта сумма экономится, поскольку система электронного документооборота вообще не требует бумажных носителей. Еще у нас 2 подразделения в области, поэтому часть документации приходилось отправлять почтой, а теперь этой статьи расходов нет.

• Экономия времени. Ранее приказ от директора до отдела мог идти несколько часов, а на исполнение уходили дни, поскольку бумага терялась на столе в кипе подобных документов. Сейчас на отправку и получение затрачивается намного меньше времени.

• Снижение ошибок. Порой бумаги попадали не в те руки по ошибке. Узнавали мы об этом, когда приказ долго не реализовывался. Сейчас благодаря четкой структуре системы автоматизации бизнеса документ приходит точно адресату, а отправитель может видеть время доставки, просмотра. Исправить электронный вариант проще, если в нем есть фактические ошибки. С бумажной версией все сложнее ― потребуется изменить файл на ПК, затем заново распечатать, подписать и отправить. При заполнении форм система подсказывает, если что-то осталось пропущенным.
• Простота и надежность хранения. Благодаря системе электронного документооборота у нас освободилось большое помещение, которое ранее было архивом. Вместо сотен картонных папок с бумагой теперь электронные папки весом до 5 ГБ. Материал не сгорит, не намокнет, его не повредят мыши. Даже печать с годами не потускнеет.
  
• Удобство использования. Создавать, отправлять, получать документы можно с телефона, планшета, компьютера, причем не только из офиса, а вообще из любой точки мира. Теперь работа не встанет из-за отсутствия одного из руководителей, а следить за делами можно, находясь в отпуске или поездке.
  
• Защищенность. При настроенном бэкапе в системе автоматизации бизнеса сохраняются не только оригиналы, но и копии созданных файлов на случай программного сбоя. Подделать документ трудно из-за отсутствия доступа или ключа для постановки электронной подписи.
  

При необходимости добавления функций в систему автоматизации бизнеса обращаются к разработчику ПО. Кастомизация осуществляется путем написания дополнительного кода на языке программирования. Так можно лучше подстроить работу системы под деятельность компании.

Для внедрения электронного документооборота (ЭДО) используют программы: A2B, Директум, МОТИВ, Тезис, БОСС-Референт, СЭД Дело, DOCUMENTUM, LanDocs и пр. Они помогают компаниям управлять распорядительными, кадровыми, производственными, финансовыми, складскими и архивными документами.

Представители крупного бизнеса отдают предпочтение удобному интерфейсу, наличию разнообразных функций, высокой степени защищенности документов. Ценится кроссплатформенность (доступ с разных устройств), широта охвата (возможность подключения сотен и даже тысяч сотрудников с разным уровнем доступа). Многие хотят возможность добавления специфических функций под узкую деятельность компании.

Малый бизнес делает упор на программы с ЭДО, которые стоят недорого, имеют универсальные решения, подходящие многим фирмам без доработок. Отдается предпочтение софту с десктопной и мобильной версией для работы с документацией на ходу.

Наша компания выбрала систему автоматизации бизнеса с программой A2B. У нее есть коробочный вариант на 20 сотрудников и облачный с ежемесячной оплатой. Поскольку у нас большая фирма, нам подошел второй вариант, не требующий первоначальных больших вложений. Цена ПО одна из самых доступных среди аналогов. Панель управления не вызвала никаких сложностей с освоением. Интеграция прошла быстро, программисты компании обучили сотрудников, ответили на вопросы. Работать стало проще.

В программе уже много базовых настроек по ЭДО, другим функциям, поэтому пока ничего дополнительно не заказывали, но всегда есть такая возможность от разработчиков. Уже оценили преимущества, когда часть сотрудников периодически болеет, но может работать с документами из дома. Регулярно выходят обновления, что повышает стабильность софта. По моему мнению, A2B ― это лучший вариант из имеющихся на рынке по соотношению цены к качеству и удобству использования.