Почему IT-команда «Домиленд» стала использовать Kaiten вместо «Яндекс.Трекера»

Когда компания одновременно развивает более 30 продуктов, важно понимать, сколько ресурсов уходит на разработку и поддержку каждого из них, чтобы не тратить деньги и время на продукты, которые не приносят прибыли.

Технический директор Домиленд Кирилл Воронов рассказал, как ради этой аналитики все IT-команды компании перешли из Яндекс.Трекера в Kaiten.

Домиленд — это платформа, которая помогает застройщикам и управляющим компаниям создавать экосистемы и объединяет все процессы в суперапп.

Платформа состоит из 30+ продуктов, и каждый клиент Домиленд приобретает, можно сказать, уникальный набор модулей под свои нужды.

У нас есть несколько продуктовых команд, которые поставляют новые фичи в продакшн. Большинство сотрудников работают с продуктами для ЖКХ, часть развивают Витрину для застройщиков и маркетплейс услуг для жителей.

Еще есть внутренняя команда платформы — это сотрудники, отвечающие за продукты для бэк-офиса и Дизайн-систему, а также DevOps и QA.

С 2017 года все IT-команды Домиленд работали в Яндекс.Трекере, и он нас устраивал. Но когда команда значительно выросла, а продуктов стало более 20, нам понадобилась прозрачная аналитика: сколько денег приносит каждый отдельный модуль, и сколько ресурсов мы на него тратим.

Если большая часть команды работаем над производством модуля, который в итоге приобретают всего 2 клиента из 500, то зачем нам тратить на него силы? Чтобы понять, стоит ли игра свеч, нужно анализировать: сколько времени мы потратили на каждый конкретный продукт и сколько с его помощью мы заработали.

Для этого требовался учет времени по абсолютно каждой задаче.

Увы, в Яндекс.Трекере мы не смогли получить подобный отчет, который бы показывал: на продукт «А» затрачено 100 часов в этом месяце, а на продукт «В» — 50 часов.

Прежде чем решиться на переход в другую систему мы пробовали собирать данные и через стандартный конструктор отчетов, и через API – но ничего не вышло. В поддержке Трекера нам тоже не смогли подсказать, как решить эту задачу.

Это была основная причина, по которой я задумался об альтернативе.

В силу специфики своей работы я изучаю много сторонних продуктов, и когда-то мне приходилось работать в таск-трекере Кайтен. Там есть отдельный модуль «Учет времени», про который я вспомнил и решил протестировать.

Модуль добавляет функционал к самому таск-трекеру — с ним можно фиксировать, сколько времени у каждого сотрудника ушло на работу с каждой задачей, и потом собирать это в отчет за любой период.

Итак, нам нужно было понимать, сколько ресурсов потрачено на каждый продукт и какая от этого польза для бизнеса.

Вот что для этого было сделано:

Шаг 1. Первым делом перенесли свои процессы из Яндекс.Трекера и наладили их в новом сервисе (как именно — это уже отдельный вопрос, расскажу дальше). Главное здесь было, чтобы каждая задача по любому продукту фиксировалась на канбан-досках.

Шаг 2. Мы завели обязательные пользовательские поля, в которых по каждой задаче проставляется принадлежность к юниту и продукту. То есть если задача относится к продукту «ЖКХ Счета», в ней обязательно будет стоять соответствующая отметка.

Шаг 3. Дальше завели правило, что при работе с задачей каждый сотрудник фиксирует время работы с ней. Это делается просто: взял задачу в работу — запустил таймер в карточке, закончил — остановил. Сначала я жестко следил за тем, чтобы это требование выполнялось. Сейчас уже все привыкли.

Шаг 4. В конце отчетного периода я могу выгрузить подробный отчет и отфильтровать данные по нужным продуктам или исполнителям. То есть могу увидеть, сколько времени всех сотрудников ушло на разработку продукта «А» в этом месяце. Или же могу посмотреть, сколько времени и над какими задачами работал конкретный разработчик.

Данные из Кайтен интегрированы в управленческую отчетность компании, и это позволяет нам оперативно и точно оценивать выгоды от каждого продукта.

Те же задачи, доски, инструменты для работы по Scrum, сроки, ответственные — все как везде. Отмечу только более дружелюбный интерфейс, чем у Яндекс.Трекера.

Рассказывать про рядовые функции не буду — это скучно. Если разобраться, то суть у всех таск-трекеров примерно одна. Но выделю несколько отличий.

Несколько досок на одном пространстве

Продуктовые команды у нас работают по Scrum-фреймворку. У каждой из них в Kaiten есть свое пространство с набором досок, которые помогают вести спринт и подготавливаться к нему.

Пространства всех команд имеют одну структуру: доска с эпиками (целевыми задачами), отдельная доска дизайнеров, доска бэклогом задач на следующий спринт, непосредственно доска спринта, на которой ведется текущая работа, а также доски для работы с инцидентами и техдолгом.

Все эти доски находятся на одном экране, не нужно переключаться с одной страницы на другую, чтобы следить за рабочим процессом.

Таким образом организованы рабочие пространства всех продуктовых команд. У нас даже есть отдельное пространство-шаблон «Эталон разработки». Выводя новую команду, мы просто копируем шаблон, и команда начинает в нем работать. Очень удобно!

Доску можно разделить не только на колонки, но и на дорожки

В продуктовой команде работает несколько сотрудников. Чтобы их задачи не смешивались на доске текущего спринта, мы добавили горизонтальное деление доски на дорожки по исполнителям — особая фишка Кайтен. На каждой дорожке лежат задачи определенного сотрудника.

Чек-листы в карточках с возможностью проставить ответственного за каждый пункт

В основном мы используем чек-листы при релизе приложений.

Это довольно сложный процесс, для которого создается отдельная большая задача в Кайтен. В ней собираются подзадачи с разных пространств, готовится релиз, который перед выпуском проверяют QA из всех продуктовых команд.

В ходе этого процесса часто обнаруживаются некоторые проблемы, которые нужно решить перед релизом. Все они заводятся чек-листами в эту большую задачу.

У пунктов чек-листа можно установить ответственных — сразу понятно кто какой баг должен закрыть. Когда мы видим, что чек-лист по всем пунктам выполнен, можно выпускать приложение.

Я, как руководитель, получаю прозрачность работы. По субъективным ощущениям, информация в Кайтене воспринимается проще — мне легче понимать, что происходит, глядя на удобно организованные пространства, нежели, как это было в ранее используемом трекере.

Продуктовые команды получают отчетность по затраченному времени и могут планировать развитие продуктов, опираясь на данные.

Финансовое подразделение Домиленд и другие руководители, видят понятную управленческую отчетность и могут углубляться до любого уровня детализации.

Все сотрудники работают с приятным интерфейсом.

Ну и еще, вслед за IT-командами, в Кайтен постепенно переходят остальные подразделения Домиленд (маркетинг, HR, администрирование и пр.), кто раньше вообще не использовал подобные системы управления задачами.