Я немало часов потратил в поисках лучшего таск-менеджера, лучшего корпоративного мессенджера и прочих инструментов, которые должны помогать. В итоге я нашел идеальное решение (спойлер, такого не существует), ответив все на 2 простых вопроса:
1. Что должен делать соответствующий инструмент?
2. Чему или кому он должен помогать?
По определению, инструмент — это нечто, используемое для целевого воздействия, для достижения полезного эффекта. При этом важно понимать, что мы делаем — если нужно отрезать кусок колбасы, лучше взять нож, если нужно отрезать стальную полосу — наверное, гильотину (или другой инструмент, но явно не нож).
Соответственно, когда речь идет про таск-менеджер, то основная цель, как мне видится, это чтобы задачи закрывались. А таск-менеджер лишь помогает контролировать это процесс — видеть общую картину, не упустить или не забыть что-то, понимать общую нагрузку, планировать и ещё много всякой ерунды, которая зачастую не помогает (а иногда и вредит) главной задаче — проивзодить ценность на продаже которой компания и живет. А не помогает по той причине, что при выборе сервиса неправильные критерии используются.
Новый менеджер или руководитель смотрит на функциональность сервиса или на красоту (куда больше тянет), внедряет, а потом не понимает, почему команда не перетаскивает карточки по его столбцам, не ставит правильные статусы, не фиксирует обсуждения в комментариях и т.п. — короче, не использует замечательный сервис. В результате менеджеру приходится всех пинать или самому делать все эти формальности.
Почему так происходит?
Потому что люди (команда), к счастью, хотят делать работу. А соответствующий инструмент должен им помогать (а не менеджеру). А чтобы инструмент помогал — к нему должно быть доверие.
Взгляд со стороны команды:
1. Возник вопрос по задаче, написал его в таск-менеджере — ответа не получил, написал в чате — ответ через минуту. К кому доверия больше?
2. Неграмотно поставлена задача — без описания конкретных действий и/или без четкого описания ожиданий или наоборот все слишком сложно и с переизбытком информации. Нужно пойти уточнить. Таск-менеджер уже «подвел» (там ведь стоит непонятная задача), значит буду уточнять вживую.
3. Только привык к инструменту, а менеджер решил «улучшить» процесс работы — снова недоверие (к инструменту, не к менеджеру — он в этом, наверное, разбирается лучше меня и ему зачем-то надо).
4. Пришел срочный комментарий, правка — менеджер написал в личку в чате, потому что ASAP. Ок, значит в таск-менеджере все несрочное.
В общем, мысль простая и вроде очевидная, но практика показывает, что её понимают немногие (и я сам долго к ней шел и может не смог донести) — если к инструменту нет доверия, то им не будут пользоваться — неважно простой он или сложный, красивый или с плохим UI/UX. С такой позиции идеальное решение не то, которое функциональнее, а то, которым пользуются и которое измеримо помогает команде и компании.
Что делать? В маленьких стартапах — забить. Если задачи делаются и у команды нет отторжения от инструмента — то все хорошо. Если какие-то процессы начинают проваливаться и это измеримо вредит конечному результату — да, нужно что-то менять в системе.
В больших компаниях (если в них нет деления на самостоятельные команды), процессов очень много и их надо автоматизировать, собственнику (старшему руководителю) нужно все контролировать и по-другому он не может увидеть общей картину, тогда нужно понимать, что выбранный инструмент будет для него, а не для команды. Соответственно менеджеру придется пинать всех в команде, самому вести активность в таск-менеджере или привить правильную «культуру» работы, если он хочет расти.
Но для меня такие компании — анахронизм. Сегодня даже в больших компаниях идет деление на небольшие самостоятельные команды, а общая картина понимается по результатам.
Ну и менеджер должен посмотреть на себя со стороны: правильно ли он ставит задачи и доверяет ли сам инструменту.
Что касается корпоративных мессенджеров — аналогично.
Поэтому если кто-то из ваших знакомых менеджеров или руководителей собирается внедрять таск-менеджер (или хуже того — менять существующий), то поделиться с ним этим постом :)