Точный расчёт и умный учёт: как компаниям эффективно работать без штатных бухгалтеров

«Сосредоточиться на главном, а остальное отдать на аутсорс». Так рассуждают многие предприниматели, для которых главное – их продукт и бизнес. Бухгалтерия тоже относится к «остальному» – почему бы не передать её профессионалам в этой области? Вроде бы всё логично. Тем не менее, в России бухгалтерский аутсорсинг пока востребован в разы меньше, чем на Западе. О том, почему так сложилось и когда компании целесообразно привлечь к ведению бухгалтерии внешних исполнителей – Анастасия Щербинина, соосновательница аутсорсинговой компании «Моё дело Корпорация».

В Европе налоговым бухгалтерским аутсорсингом пользуются 86% юрлиц. В США эта цифра еще выше – 91%. Российский рынок в этой сфере можно назвать зарождающимся, хотя он имеет уже довольно долгую историю.

1970-1980-е годы. Появляются первые варианты «бухгалтерского аутсорсинга» в нашей стране. Расчёт зарплаты на крупных предприятиях был, как правило, тяжёлым ручным трудом. И работодатели нередко отдавали эту функцию «на аутсорс» организациям, которые могли выполнить расчёты с помощью ЭВМ.

1990-е годы. В России зарождается бухгалтерский аутсорсинг. Сначала возник аудит, из которого появился консалтинг: аудиторов привлекали для консультационных услуг. Аутсорсинг предназначался, как правило, для очень малого бизнеса. Первыми клиентами стали те, кто не мог нанять для ведения бухгалтерии штатную единицу. Один из «начальных вариантов» такого аутсорсинга – приходящий бухгалтер, который мог вести несколько небольших организаций.

Дальше начали появляться лидеры рынка, которые могли поддержать любую специфику. Мы выступаем под брендом «Моё дело Корпорация», но наше юрлицо – ООО «Финаудит» – основано ещё в 1997 году. Сначала компания занималась только аудитом. Но уже в 1998 году появились первые клиенты, которые начали отдавать нам бухгалтерию на аутсорс. «Финаудит», можно сказать, стоял у истоков бухгалтерского аутсорсинга в России.

2000-е годы. Происходит более активный рост аутсорсинга в России. Ежегодное увеличение спроса на эту услугу в те времена составляло в среднем 40-50%. Год от года цифры росли. Но базовые показатели были настолько низкими, что общие результаты в процентах от рынка до сих пор остаются не очень высокими.

В 2020 году лишь 15% из действующих в РФ компаний пользовались бухгалтерскими услугами на аутсорсе.

Малое распространение бухгалтерского аутсорса в России имеет несколько объяснений. Главное – то, что процесс ведения учёта в нашей стране и за границей сильно отличается. У нас по сей день присутствует двойная бухгалтерия – меньше, чем в прошлые годы, но тем не менее. Существует определённая доля компаний, которые до сих пор ведут серый учёт. Конечно, они никогда не отдадут бухгалтерию на аутсорс. Если даже у такой «полусерой» компании возникнет желание это сделать, с ней просто никто не захочет работать.

Вторая причина – не у всех компаний была потребность в сильных бухгалтерах. Часто главные бухгалтеры хорошо выполняли простой пул задач: посчитать зарплату, сформировать платёжки, подготовить информацию для директора или собственника. Но бухгалтерским учётом они не очень владели, особенно если говорить про малый бизнес. Они не знали большой части важных законов и Налоговый кодекс.

Пока все вопросы решались на уровне «можно договориться», обычный штатный бухгалтер вроде бы справлялся со своей работой. Сейчас «серые» схемы проходят всё реже. У компаний появляется необходимость качественно вести бухгалтерию «в рамках закона». А эту задачу хороший аутсорсинг решит гораздо лучше, чем «средний» главный бухгалтер.

Еще одна причина отказа от аутсорсинга – неудачный опыт. На российском рынке, работает около 30 000 компаний в этой сфере, и непрофессионалов среди них тоже хватает. Но при этом нередки и такие ситуации, которые к реальному аутсорсингу имеют слабое отношение. У клиента был приходящий бухгалтер, который сбежал и оставил его разбирать все последствия. Это вряд ли можно назвать аутсорсингом в полном смысле слова.

Многие считают, что аутсорсинг подходит только маленьким компаниям. В последние несколько лет этот миф постепенно разрушается. Для среднего и крупного бизнеса аутсорсинг во многих случаях – самое эффективное решение.

Некоторые боятся отсутствия вовлеченности у аутсорсера. Они рассуждают примерно так. «Своя бухгалтерия – вот она, сидит в кабинете, работает только на меня. А у аутсорсера таких клиентов, как я, сотни». На самом деле это не более, чем стереотип. Например, мы для клиента из среднего и крупного бизнеса выделяем отдельную команду от 5 до 30 человек. Её ключевые специалисты, работают только с одним клиентом.

Собственные отделы бухгалтерии работают очень по-разному. Есть очень эффективные и современные, использующие много инструментов автоматизации. А есть и такие, на результаты деятельности которых без слёз не взглянешь. Тут многое зависит от подхода собственника бизнеса, главного бухгалтера, финансовых возможностей что-то улучшать и внедрять какие-то изменения.

Казалось бы – что мешает бизнесу выстроить эффективную бухгалтерию? Основных причин две. Во-первых, любой владелец бизнеса думает в первую очередь о развитии своих проектов. Бухгалтерия для него – лишь вспомогательная функция: «пусть работает, как работает». Вторая причина – нехватка компетенций. Мало какой собственник или руководитель настолько серьёзно разбирается в бухгалтерии, что может грамотно нанимать бухгалтера и контролировать его работу. Иногда клиенты заказывают аудит бухгалтерии и получают рекомендации, как сделать работу этого отдела более эффективной.

Старт бизнеса. Большинство предпринимателей, открывающих бизнес, сразу отдают бухгалтерию на аутсорс. Для тех, кто запускает новый проект, это самый очевидный шаг. Рынок аутсорсинга предлагает довольно много доступных решений. Штатный бухгалтер для стартапа всегда будет стоить дороже.

Быстрый рост и развитие, открытие новых направлений. Сегодня компания ведёт продажи только внутри страны, завтра – по всему миру. Бухгалтер не сталкивался с международными продажами. Он должен пройти дополнительное обучение, иначе будет совершать ошибки, которые могут иметь последствия. Если компания работает на нескольких рынках – тоже повод задуматься о консолидации функций бухгалтерии на аутсорсе.

Штатные бухгалтеры не справляются. Например, в компании три бухгалтера, которые ничего не успевают, забывают часть задач, делают много ошибок, и учёт у них завален. Это значит, что у компании количественный дефицит бухгалтеров, они не могут поддержать все функции бизнеса. В этом случае нужно усиливать штат бухгалтеров или обратиться к внешним исполнителям, что во многих случаях выгоднее.

Нестабильность в бухгалтерии. Иногда в компании сама структура бухгалтерии нестабильна. Неожиданно уволился бухгалтер, потом сразу другой, третий. Либо владелец не сработался с главным бухгалтером. Если возникает турбулентность в штате, аутсорсинг поможет решить это проблему. «Я устал искать бухгалтера» — именно с таким запросом обращается к аутсорсерам большинство клиентов.

Дорогая рабочая сила и аренда офисов. В Москве и Санкт-Петербурге относительно высокие зарплаты и дорогие офисы. Поэтому для столичных и питерских компаний аутсорс любых второстепенных процессов особенно актуален.

Аутсорсинг бывает полным или частичным, когда внешнему подрядчику передают какой-либо участок работы (например, расчёт заработной платы, товарооборота, аренды). Крупная компания может отдать на аутсорс отдельные направления, а её штатные бухгалтеры продолжат заниматься другой работой. В этом случае обязанности распределяются между аутсорсингом и штатными бухгалтерами. Решение о том, передавать ли функции бухгалтерии внешнему исполнителю частично или полностью, зависит от наличии этого отдела в компании, эффективности его сотрудников и бизнес-задач.

Страхование ответственности. На мой взгляд, это ключевое преимущество. Если вдруг предприятию выпишут штраф по вине бухгалтерии на аутсорсе, то хорошая аутсорсинговая компания возместит расходы клиента на их оплату. Застраховать риски ошибок внутренней бухгалтерии компания никогда не сможет.

Экономия. Аутсорсинг позволяет сэкономить за счёт организации процессов. Если посчитать, сколько стоит содержание бухгалтерии внутри штата и аутсорсинг, то расходы на внешнего исполнителя могут оказаться ниже. Ещё один плюс – некоторые компании-аутсорсеры могут «дробить ставки» своих специалистов исходя из того, что нужно клиенту. Например, наш делопроизводитель может отдавать клиенту 70% времени, а 30% — другому клиенту. При сотрудничестве с внешней бухгалтерией предпринимателю не нужно брать сотрудника на полную ставку, когда в этом нет нужды.

Повышение эффективности. В некоторых случаях при переходе на аутсорс расходы несколько увеличиваются, но качество бухгалтерских услуг растёт. Например, штатные бухгалтеры перегружены и потому не справляются с работой. Компания будет платить больше, чем раньше, но в бухгалтерии у неё теперь – порядок.

Автоматизация. Аутсорсинговая компания автоматизирует внутренние процессы клиента, чтобы работа выстраивалась легче и эффективнее. Как правило, у аутсорсеров есть внутренний штат IT-специалистов, которые усиливают работу бухгалтерии.

Прозрачность. Чаще всего бухгалтерия работает в формате «черного ящика». Никто особо не знает, что и как происходит в этом отделе. Хорошо, если компания заказывает аудиты, они позволяют обеспечивать хоть какой-то контроль. В аутсорсинге все процессы очень прозрачны, они контролируются штатными аудиторами на всех этапах. Поэтому качество самих процессов существенно повышается.

Квалификация. Если у компании всего один главный бухгалтер, то он, как правило, всё делает сам: работает с первичной документацией, составляет баланс, проводит платежи. А на самом деле все эти функции можно разделить. Например, стоимость функции по проведению платежей может быть ниже, если передать её профильным специалистам.

Но дело здесь не только в цене. Главное – что профильные специалисты постоянно совершенствуются в своей области, причём на реальных кейсах. Например, проведение платежей – вроде бы очень простая работа. Но в 2022 году возникли проблемы с валютными переводами, многие российские банки отключили от системы SWIFT. Профессионал может предложить в такой ситуации несколько вариантов решений, причём он знает их не теоретически, а на собственном опыте. Обычный бухгалтер просто «знает, как проводить платежи», и всё. Но пройдут ли они в связи с изменениями ситуации, не зависнут ли деньги – здесь зачастую способен разобраться только опытный профильный специалист.

Контроль. Представьте, что директор попросил штатного бухгалтера проверить договор. Но бухгалтер тут же получил еще несколько задач и про договор забыл. Проконтролировать это поручение некому, кроме самого директора. Технология профессионального аутсорсинга позволяет следить за исполнением задач, это всегда многоуровневый контроль. Если сотрудник что-то не выполнил, на это обратят внимание отвечающие за клиента менеджеры или руководители. В некоторых аутсорсинговых компаниях клиента сопровождает персональный менеджер, который контролирует выполнение задач. В штате этого достигнуть довольно сложно.

Гибкость. Аутсорсинг позволяет быстро наращивать либо сокращать количество сотрудников. Например, компания подписала крупный контракт, и ей ровно на полгода требуется в 10 раз больше бухгалтеров. У аутсорсинговых компаний всегда есть резерв людей, которые могут оперативно подключиться к задаче. Поэтому быстрый рост и сокращение персонала в аутсорсинге происходит максимально безболезненно, в отличие от штатной структуры.

Аутсорсинг – это точно не волшебная таблетка и не панацея, она за вас ничего не сделает. Но бухгалтерия на аутсорсе поделится всеми своими знаниями, опытом, наработками, предложит лучшее решение, которое нужно внедрить, реализовать, провести изменения. А потом оно будет работать, как часы, без больших затрат времени со стороны предпринимателя. Он один раз перенастроит бухгалтерию вместе с аутсорсинговой компанией, а затем получает отчеты о результатах работы.

Конечно, крупная компания может разработать и внедрить собственное решение, но любая автоматизация стоит денег. Помимо финансов необходимы знания, специалисты, руководители, которые захотят это внедрять и будут инициировать изменения. Для поддержки сервисов нужны сотрудники, которые разбираются в этих вопросах. Делать самому всегда сложно и дорого, нужно потратить много времени и денег. При аутсорсинге всё гораздо проще: подключаешься – и пользуешься готовым сервисом.