Автоматизация управления ресурсами: сокращаем расходы крупного бизнеса. Кейс фармацевтической компании

Чем крупнее компания, тем сложнее ей становится управлять своими ресурсами. Десятки офисов по стране и тысячи сотрудников: типовые задачи по справкам и возмещениям парализуют отдел кадров и бухгалтерию. Выполнение задач требует тщательного контроля со стороны менеджмента в виде множества писем и звонков с напоминаниями, а согласование документов превращается в «беготню по кабинетам». Все это сильно перегружает инфраструктуру и создает лишние расходы для компании. Рассказываем, как Terabit Digital удалось решить эти проблемы и оптимизировать управление ресурсами с помощью мобильного приложения в одной из крупнейших фармацевтических компаний России.

Заказчик — одна из крупнейших фармацевтических компаний России, с довольно громоздкой и неповоротливой структурой, в которой трудится около 7000 сотрудников по всей стране. Ей требовался инструмент в формате мобильного приложения, который бы позволил:

• оптимизировать использование человеческих ресурсов компании;
• автоматизировать часть процессов;
  
• упростить внутреннюю коммуникацию, в том числе в условиях «удаленной» работы;
  
• повысить общую эффективность.
  

Задача усложнялась высокими требованиями к безопасности со стороны заказчика. Мы работали без доступа к его API — все данные получали в зашифрованном виде, а уже потом обрабатывали и выводили на экран мобильного приложения.

Кроме того, для реализации части функционала требовалось провести большой блок работ по интеграции с кастомной 1C, а также SSO Uflex и SAP.

Реализовали весь комплекс работ, включающий: проектирование, дизайн, верстку и программирование мобильного приложения, которое позволило сотрудникам осуществлять большое количество рутинных операций в онлайне, а компании эффективнее управлять своими ресурсами.

Вход в систему осуществляется с помощью уникального логина и пароля, а все личные данные передаются через API в зашифрованном виде.

В компании трудится в общей сложности около 7000 сотрудников. Огромный поток запросов в отдел кадров и бухгалтерию на получение различных справок и выписок, буквально, парализовывал все остальные направления работы на несколько дней.

Чтобы «разгрузить» кадровую службу и бухгалтерию в личном кабинете сотрудника предусмотрена возможность запросить расчетный лист, просмотреть информацию по заработной плате за определенный период, суммам уплаченных налогов, а также по количеству использованных дней отпуска.

При оформлении «командировочных» сотрудники часто теряли подтверждающие документы, а то и вовсе забывали про них. В хаотичном порядке документы поступали в бухгалтерию, где подолгу ждали своей очереди на рассмотрение. Для бизнеса это становилось источником дополнительной нагрузки и расходов.

Реализовали принцип «одного окна» с помощью SSO Uflex. SSO (Single Sign-On) — это встраиваемая технология, позволяющая не прибегать к повторной аутентификации пользователя при его переходе по различным разделам и сервисам одного портала или при работе с несколькими приложениями.

Сотрудники могут бронировать билеты и гостиницы прямо из приложения, оплата при этом списывается напрямую со счета компании. Возможность открывается сразу, как только в системе проходит подтверждающий документ, например, приказ о командировке.

Также среди полезных инструментов приложения:

• сервис вызова и оплаты такси для топ-менеджмента и сотрудников, задержавшихся на работе;
• сервис онлайн-бронирования больших конференц-залов для переговоров;
  
• автоматический вызов курьерской службы через приложение.
  

Проблема планирования и управления внутренними ресурсами — всегда одна из самых острых на предприятиях такого масштаба, особенно в период, когда часть сотрудников вынуждена работать в удаленном формате.

Внутри приложения мы разработали практически полноценную ERP-систему для ее решения. Теперь руководители могут ставить задачи сотрудникам онлайн, контролировать статус и сроки их выполнения без лишних звонков и писем.

Встроенный сервис аналитики позволяет строить отчеты как по отделу, так и по отдельно взятым сотрудникам. Можно отследить процент задач, выполненных в срок, а также среднее количество дней от постановки задачи до взятия в работу. Руководитель получает удобный инструмент для анализа эффективности работы своих сотрудников и планирования их дальнейшей загрузки. Визуальная составляющая в виде графиков и диаграмм делает отчеты максимально наглядными.

Так как компания крупная, огромное количество времени уходило на согласование каждого документа. Например, чтобы провести оплату по счету сотруднику необходимо было получить около шести подписей.

Приложение позволяет не «бегать по кабинетам», а согласовать все онлайн в электронном виде — это экономит колоссальное количество времени и позволяет выполнять работу эффективнее.

Все документы, приказы, поручения и задачи отображаются в отдельном блоке мобильного приложения — по каждому сотруднику приходят соответствующие напоминания.

Более 7000 человек, работающих на 5 заводах в разных городах страны: сотрудники регулярно сталкивались со сложностями в поиске контактов того или иного коллеги, например, поиск по фамилии мог выдать результат сразу из десяти человек!

Прописали все связи и принадлежности в справочнике сотрудников. Добавили быстрый и точный поиск с дополнительными фильтрами по департаменту и должности, сужающими круг поиска.

Справочник обновляется онлайн благодаря бесперебойному обмену данными с 1С. Кого-то уволили, кого-то перевели — как только в системе появляется официальный приказ, обновляются справочник и организационная структура.

Огромная база знаний из тысяч внутренних инструкций, приказов, положений и регламентов, в которой сложно было найти нужную информацию.

Объединили все документы в одном разделе, а также настроили гибкий поиск по содержанию, рубрикам и категориям. Теперь каждый сотрудник может найти и изучить нужную информацию самостоятельно, не отвлекая лишний раз своего руководителя.

На главной странице разместили блок с новостями компании и фармрынка в целом. Контент-наполнение транслируется с корпоративного портала компании в формате бесконечной ленты. Доступ к новостям позволяет сотрудникам всегда понимать окружающую «повестку» и следить за изменениями, происходящими как на рынке, так и внутри компании.

Создали удобный инструмент, который решил проблемы крупной корпорации, связанные с планированием и управлением человеческими ресурсами: автоматизировали часть процессов, разгрузили инфраструктуру компании.

На 46% сократили расходы на обеспечение документооборота и время — с 5 дней до 1 часа.

Облегчили процесс работы и взаимодействия для сотрудников, повысили общую эффективность. Сократили время на коммуникацию и согласования с 3-5 дней до 2 часов.