Мы изменили свое отношение к решению проблем и добились больших успехов с новой рабочей доской

Независимо как вы готовитесь, как вы пытаетесь предугадывать риски всегда возникают проблемы.

Если вы ставите перед собой какую либо цель и хотите её достичь, то всё, что будет вам мешать можно назвать Препятствиями на пути к вашей цели.

Хочу рассказать о нескольких примерах, которые сподвигли нас на введение нового инструментария и изменения отношения к возникающим препятствиям.

Случай 1:

Команда разработки инициировала и начала заниматься созданием проекта. Но в какой то момент новое начальство посмотрели на проект и поставили жесткий дедлайн на его релиз. Оказалось, что в дедлайн уложиться нельзя без вырезания части важных функций, и придется пожертвовать качеством проекта. Команда пыталась донести информацию о препятствиях, но добиться изменения требований не получилось.

В итоге команде пришлось кранчить на протяжении 1,5 месяцев. Из проекта были вырезаны важные функции. А из-за низкого качества увеличилось количество обращений в поддержку, и репутация компании у пользователей заметно упала.

Случай 2:

Одной команде корпоративный менеджмент поставили бизнес цели связанные с адаптацией и тестированием софта под новое железо, за производство которого отвечает другое направление. Команда репортила, что производство не справится, а такие цели недостижимы в принципе. Но реакции на предупреждение не последовало. Железо поступило в следующем квартале. У команды разработки софта появилась не зависящая от них дыра в отчете за квартал, и срыв сроков релиза.

Случай 3:

Разработчику команды требовалось пройти экзамен на получение сертификата. Но бухгалтерия вовремя не оплатила экзамен, хотя их уведомляли. Из-за этого компания не могла еще полгода использовать сотрудника на работах, где требовалось подтверждение сертификатом.

Из таких примеров мы выделили боли, которые имеются в компаниях, где недостаточно уделяют внимания своевременному устранению возникших препятствий:

• Срыв сроков, влекущих перерасход бюджета или недополученную прибыль,
• Кранчи исполнителей, выгорание, снижение эффективности работы,
• Снижение качества продукта, потеря репутации, нагрузка на поддержку,
• Плохая коммуникация, конфликтность между сотрудниками из-за независящих от них причин при провале целей

Ретроспектива и пост-мортем это всё равно анализ уже случившихся и уже навредивших событий. Да, они могут вести к будущим изменениям процессов работы, но ущерб уже нанесен. Мы решили, что нужно переходить к другому отношению при возникающих препятствиях, чтобы можно было своевременно реагировать на них, а они не доводили до серьезного ущерба.

Для помощи в визуализации отслеживания препятствий, помощи в изменении процессов и модификации отношения к ним, мы собрали внутренний инструмент визуализации и управления препятствиями - рабочую доску.

Внедрение новых процессов и инструмента принесло нам значительную пользу:

• Повысилась открытость, актуальность и понимание зависимости влияния препятствий на поставленные целей. (Как именно пострадают квартальные цели)
• Наглядность критичности и срочности препятствий, и возможности правильно приоритизировать усилия для их устранения.
• Устранили конфликтные ситуации, когда работники не могли достичь поставленных целей по независящим от них причинам.
• Появился архив знаний для анализа и внедрение изменений по предотвращению подобных ситуаций.

Спустя полгода:

• Количество препятствий сократилось на 44%
• Количество препятствий принесших серьезный урон уменьшилось на 67%
• Скорость устранения препятствий увеличилась на 39%
• Отношение исполнителей на усилия компании по устранению препятствий улучшилось на 80%

Людям сложно вносить изменения в текучку, сложно привыкать и не хочется разбираться в новом. Новый инструмент с визуализацией и готовой формализацией сильно упрощает внедрение нового процесса.

Начали с главного вопроса, который волнует каждого менеджера каждый день, от результата ответа на который зависят сроки и бюджет: “А не нарушились ли наши планы?”

В гибких методологиях советуют проводить ежедневные короткие собрание для синхронизации команды и выявления препятствий: 15 минут, 3 стандартных вопроса. Но будем честны - практически никто не видит в них ценности, а видят только потерю времени.

Нужна ли ежедневная встреча для синхронизации задач команды? Не особо.

Синхронизацию отдаем на оповещения от систем управления задачами или канбан доски.

Для команд с низкой дисциплиной завели бота, который каждый день спрашивает в рабочем мессенджере: “Срок сдачи вашей текущей задачи запланирован через Х дней. Появились ли какие то Препятствия, которые могут помешать вам достичь этой цели?”

Если команда не имеет проблем со своевременным озвучиванием возникших трудностей, и они не стесняются попросить помощи, то предлагается завести рабочий артефакт Препятствие.

Препятствия могут возникать:

• При выполнение поставленной задачи, где цель - завершить задачу в срок и в пределах бюджета.
• При достижении бизнес цели, например “Удвоить качество работы” с измеряемыми ключевыми результатами “Снизить количество ошибок, о которых сообщают клиенты после выхода крупных релизов, на 50%.”.
• При достижении персональных целей роста “Я хочу через год получить новый рабочий грейд”.
• При выполнение рабочих обязанностей, когда пропадает возможность их выполнять.

Стимулируем создание стандартизированной структуры артефакта через последовательные вопросы:

• У вас возникло препятствие, мешающее достичь цели? Опишите его
• На что оно влияет? Присоедините ссылку (на задачу или другой артефакт, если возможно)
• Затрагивает ли это сроки или результаты? и насколько?
• Насколько критично препятствие? К какому сроку надо устранить?
• Кого надо привлечь в помощь? Укажите людей
• Требуется ли назначение встречи для поиска решения?

Все требуемые персоны получают уведомление о появившемся препятствии, степени его критичности, сроках разрешения и выраженном в реальных цифрах ущербе, который оно может нанести.

Отказались от пустых дейликов синхронизации. Собираем препятствия и список тем для совещаний, только если оно реально требуется!

Всех заинтересованных участников информируем разово, или постоянно напоминаем о статусе препятствия до тех пор пока оно не будет устранено.

По завершению мы имеем лог возникавших в компании препятствий для дальнейшего изучения.

В архив можно добавить резюме о финальном ущербе, сравнить с начальным предположением. А также добавить идеи для будущих изменений процессов, которые позволят предотвратить возникновение подобных случаев.

И получить анализ по предполагаемому и полученному ущербу по ключевым результатам от возникших препятствий за отчетные периоды команд и департаментов.

Внутренний инструмент получился чрезмерно интегрирован в другие внутренние инструменты компании. Так что сейчас мы проектируем и прототипируем его заново, как отдельный инструмент для независимого использования.

Меня зовут Антон, если вы заинтересовались доской или хотите записаться на бета тестирование, то оставьте свою почту в дм/комментарии или напишите мне на почту [email protected]