Облако или коробка: какой выбрать СЭД в 2023?

В последнее время система электронного документооборота активно развивается. Она внедряется как в государственные структуры, так и бизнес. Технически интегрировать СЭД в свою компанию можно путем покупки коробочной версии или приобретения облачной лицензии. С таким выбором столкнулся я. Сегодня поделюсь личным опытом, какой вариант (облачный СЭД или коробочный СЭД) выбрать, исходя из возможностей и потребностей вашего бизнеса.

Система электронного документооборота упрощает передачу документов между сотрудниками компании. Она экономит время на согласование, помогает контролировать передвижение файлов, видеть, кто работает сейчас над задачей. СЭД экономит и ресурсы фирмы, не требуя отдельной комнаты для архива, затрат на бумагу, тонеры. В электронном виде важная документация лучше защищена от пожара, грызунов, воздействия воды или солнечного света. Благодаря цифровому формату легче найти конкретный файл, работать с документами из любого места. Многие процессы в системе электронного документооборота вообще автоматизированы, что избавляет пользователя от рутинной работы.

Для интеграции существует два технических варианта: облачный и коробочный. Под коробочной СЭД подразумевают программное ПО, которое покупатель устанавливает на свой сервер. Заплатив один раз полную цену, клиент становится бессрочным владельцем ПО. К софту периодически выпускаются обновления, которые необходимо загружать и устанавливать самостоятельно.

Программный код открытый, его можно доработать под любые нужды бизнеса, задействуя штатных специалистов или подрядчиков. Софт можно настроить очень индивидуально для специфических задач, повысив эффективность эксплуатации до максимума.

Облачная СЭД представляет собой тот же программный продукт, только клиент не покупает его, а получает к нему доступ. Оплата за использование взимается каждый месяц. Цена зависит от набора функций, входящих в лицензию. Клиент может выбрать полный пакет или только необходимые разделы, снизив стоимость ежемесячной платы.

Сама программа и внесенные данные остаются на сервере подрядчика (разработчика ПО). Нет необходимости в собственном сервере. Каждому сотруднику выдаются права для доступа к облачному сервису. Заходить на него можно с телефона или ПК через браузер, поэтому работать получится не только с офисных компьютеров, но даже из дома.

Но по функционалу облачная СЭД имеет общий набор возможностей, рассчитанный на широкий круг бизнеса.

При выборе системы электронного документооборота я рассматривал разные варианты. Сегодня в России предлагаются программы: СЭД Дело, LanDocs, Директум, Тезис, А2Б. Сразу скажу, что однозначного ответа на вопрос, какую систему электронного документооборота выбрать – не существует. Все зависит от типа бизнеса, его масштабов, нужд, возможностей фирмы.

Я выбрал A2B в облачном варианте, но об этом чуть позже. Сперва рассмотрим плюсы и минусы каждой СЭД, чтобы понимать разницу.

Выделю главные плюсы коробочной системы электронного документооборота:

• Оплата один раз. При покупке коробочной СЭД вносится плата один раз. Нет никаких ежемесячных сборов (общая сумма которых при облачной версии крупная, если пользоваться много лет). Нет дополнительных расходов, если не потребуется дописывать код программы.

• Владелец навсегда. После покупки софта он становится вашим пожизненно. При помощи штатных программистов или нанятых специалистов можно изменять его по своему усмотрению для нужд бизнеса. Это теперь ваша собственность.

• Безопасность данных. Важная информация компании хранится на собственном сервере, а не у сторонних лиц. Исключены утечки данных.

• Широкие возможности кастомизации. Настроить проект можно под любые нужды, задав очень специфичные функции, которых нет у конкурентов.

Но у коробочной СЭД есть и недостатки. Первый – высокая разовая цена. На фоне небольшой ежемесячной платы при облачном варианте, сумма внушительная. Если у компании небольшой оборот, окупится программа нескоро. А для начинающего бизнеса цена может оказаться неподъемной.

При покупке программы в коробке возникает необходимость покупки или аренды сервера. Здесь нужно учесть следующие трудности:

• Высокая цена серверного оборудования. Если у компании нет своего сервера, его потребуется купить. К нему приобретается операционная система. Общая сумма оборудования и ПО начинается от 100 тыс. руб. Только тогда можно установить коробочный вариант.

• Необходимость в создании специальных условий для работы сервера. Сервер должен находиться в комнате с постоянной температурой, иначе он будет перегреваться. Потребуется высокоскоростная линия интернета, основной и резервный ввод питания, штатный специалист для обслуживания. Это создает дополнительные расходы.

• Вариант аренды сервера. Когда купить сервер невозможно, потребуется аренда в дата-центре. Все необходимые условия и само оборудование предоставляются, но взимается ежемесячная плата.

• Настройка и обновление. При покупке коробочной системы электронного документооборота понадобится штатный специалист, который ее будет настраивать, устанавливать обновление, модифицировать под нужны фирмы. Настройка программы с переносом данных может занять не один день.

Установить коробочную систему электронного документооборота можно на 20, 50, 150 пользователей. Но с их ростом возрастает и цена.

У облачной СЭД следующие плюсы:

• Низкие затраты на старте. Потребуется вносить ежемесячную арендную плату за подключенных пользователей.

• Неограниченный круг пользователей. Можно подключить столько сотрудников, сколько необходимо для проекта. А затем отключить, когда задача завершена.

• Нет привязки к рабочему компьютеру. Работа ведется из браузера, поэтому дела можно вести из дому, автобуса или поезда.

• Быстрое время развертывания. Подключение доступа и настройка выполняются за 1 час.

• Гибкий выбор функций. Клиент сам выбирает, какие модули ему необходимы (например, только один ), а от остальных может отказаться, сэкономив на аренде.

• Автоматическое обновление. За софтом следит разработчик, своевременно выполняя все обновления.

При облачной системе электронного документооборота не требуется покупать сервер, арендовать его, содержать штатного специалиста.

Систему нельзя переделать. Программный код закрытый и не настраивается под узкие потребности бизнеса. Данные хранятся на сервере разработчика. Передаются по зашифрованному протоколу. Но если вы захотите «переехать» на другую программу, вам будут доступны лишь лиды, контакты, произведенные сделки. Перенести файлы мультимедиа, историю переписки будет невозможно.

Рассмотрим денежные затраты обоих вариантов на примере А2Б. Система электронного документооборота из коробки, включающая 10 модулей и рассчитанная на 20 пользователей, стоит 79000 руб. Облачный аналог с такими же функциями (тариф «Максимальный») обойдется в 660 руб./мес за 1 пользователя или в 13200 руб. за 20 пользователей. При покупке лицензии сразу на год месячная плата за человека снижается до 540 руб. Если необходим только модуль ЭДО или CRM, в облаке можно выбрать лишь их, снизив цену до 240-300 руб./мес.

По моему мнению, коробочный вариант подходит для крупных компаний, у которых уже есть свой сервер, место для его содержания, и штатный специалист для обслуживания. Еще эта версия для проектов, содержащих секретные данные, утечка которых просто недопустима. Во всех других ситуациях дешевле облачная СЭД, которую и я предпочел для своей компании.