Сервисы Margarita Vznuzdaeva
7 040

Мнение российского бизнеса: какие рабочие процессы нужно перевести в электронную форму

Отвечают представители Yota, ABBYY, Skyeng и других компаний.

В закладки
Аудио

В начале апреля 2019 года Пенсионный фонд России отменил выдачу бумажных СНИЛС — зелёных карточек с номером индивидуального лицевого счёта. Теперь эта информация будет храниться в электронном виде.

И хотя это событие напрямую не влияет на бизнес, мы поинтересовались у топ-менеджеров российских компаний, что тормозит развитие бизнеса и какие процессы было бы неплохо оцифровать.

Документооборот в бухгалтерии

По словам HR-директора Yota Ольги Ионовой, количество документов в компании зависит от её величины, динамики роста, количества партнёров, объёма командировок и текучести кадров.

Чтобы не увеличивать штат сотрудников, многие компании стараются автоматизировать работу с бумагами с помощью ERP-систем (SAP, Oracle, «1С») или передают её на аутсорс.

Несмотря на то, что инструментов для автоматизации бизнес-процессов достаточно, часто их использование упирается либо в законодательные ограничения, либо в высокую стоимость реализации электронного документооборота полного цикла.

Например, упрощение требований к внедрению электронной подписи позволило бы существенно упростить документооборот и убрать рутину.

Ольга Ионова
HR-директор Yota

Обработка данных

Генеральный директор «ABBYY Россия» Дмитрий Шукшин говорит, что переход на электронные документы не всегда гарантирует ускорение процессов и улучшение качества услуг.

Дело в том, что ведомства часто обрабатывают данные (даже представленные в электронном виде) вручную. В результате появляются опечатки и ошибки, информация теряется, иногда приходится несколько раз предоставлять одни и те же документы за прошлые периоды.

Ускорить процесс можно с помощью «умных» технологий, которые автоматизируют ввод, обработку и извлечение ценной информации.

С ними можно быстро оцифровать огромные объёмы документации, найти значимые данные и принять решение за несколько дней, а иногда и часов.

Дмитрий Шушкин

генеральный директор «ABBYY Россия»

Согласование и оформление договоров

По словам коммерческого директора корпоративных продаж Skyeng Ирины Разнатовской, в 2018 году компания тратила «астрономические суммы на юридический пинг-понг».

На составление, уточнение и согласование одного договора уходило в среднем два месяца. Теперь, с переходом на договор-оферту, весь процесс занимает всего один день.

Следующей «болью», которую автоматизировала компания, стало выставление актов выполненных работ.

Чтобы оптимизировать процесс, мы синхронизировали две базы данных формирования актов выполненных работ. В результате стали делать меньше ошибок в документах, а сам процесс их выставления стал более чётким и эффективным.

Мы отправляем акты в электронном виде везде, где только возможно. Но пока только 22% компаний, с которыми мы работаем, пользуются электронным документооборотом. Остальные по привычке делают всё через почту и курьеров.

Ирина Разнатовская
коммерческий директор корпоративных продаж в Skyeng

О сложностях при согласовании документов говорит и HR-директор группы Essilor в России Надежда Брайнис. По её словам, даже простая заявка на подбор нового сотрудника в бумажной форме может стать проблемой.

Для этого нужно собрать подписи и согласия от всех ответственных лиц, кого-то из них может не оказаться на рабочем месте, на разных этапах подписания документы регулярно теряются.

Прежде чем внедрять автоматизацию, нужно упростить сами процессы: создать шаблоны документов, которыми сотрудники смогут пользоваться, уменьшить количество подписантов с пяти до двух и чётко распределить, кто за что отвечает. Только после этого следует приступать к выбору оптимальной платформы и переводу документооборота в электронный формат.

Если говорить о пожеланиях на будущее и ближайших планах по оцифровке, то мы хотим найти решение для перевода расчётов премий из Excel на ту же платформу, где реализована система ежегодной эффективности работы сотрудников. Благодаря этому мы смогли бы решать несколько задач одновременно и на одной платформе.

Надежда Брайнис
HR-директор группы Essilor в России

Логистика документооборота

По мнению основателя и генерального директора «Нетологии-групп» Максима Спиридонова, основная сложность в области бизнес-процессов лежит не в оцифровке, а в самой логистике документооборота.

Например, в Германии в качестве первичной документации по сделкам достаточно счёта. В России для той же процедуры нужны договор, акт выполненных работ и счёт-фактура. Даже если перевести передачу этого перечня документов в электронный вид, временные затраты специалистов меньше не станут, уверен предприниматель.

Более эффективным шагом будет оптимизация процесса в целом и сокращение количества обязательной первичной документации. Следующим шагом может быть перевод взаимодействия всех заинтересованных сторон в цифровой вид, что государство и так уже делает в разных направлениях.

Максим Спиридонов
основатель и генеральный директор «Нетологии-групп»

О логистике документооборота говорит и основатель производственной компании MiMi Артём Ружейников. Предприниматель называет бумажные документы «атавизмом в век онлайн-технологий».

У нас достаточно большой документооборот, связанный со всеми отгрузками: счета, товарно-транспортные накладные, доверенности. Например, мы из Самары покупаем что-то в Москве, заказываем курьерскую службу, а поставщик не отдаёт продукцию, потому что у водителя нет доверенности. А мы, в свою очередь, не можем знать заранее, какой водитель у нас будет. Так получается ловушка.

Поэтому было бы здорово, если бы появилась единая торговая система, где можно поставить свою электронную подпись, которая заменит печать на доверенности. Такая функция не только минимизировала бы бумажную волокиту, но и ускорила бы коммерческое взаимодействие.

Артём Ружейников
основатель компании MiMi

#мнения

{ "author_name": "Margarita Vznuzdaeva", "author_type": "self", "tags": ["\u043c\u043d\u0435\u043d\u0438\u044f"], "comments": 30, "likes": 22, "favorites": 60, "is_advertisement": false, "subsite_label": "services", "id": 64493, "is_wide": true, "is_ugc": true, "date": "Mon, 22 Apr 2019 12:57:01 +0300" }
SMS-чат для клиентов
{ "id": 64493, "author_id": 87596, "diff_limit": 1000, "urls": {"diff":"\/comments\/64493\/get","add":"\/comments\/64493\/add","edit":"\/comments\/edit","remove":"\/admin\/comments\/remove","pin":"\/admin\/comments\/pin","get4edit":"\/comments\/get4edit","complain":"\/comments\/complain","load_more":"\/comments\/loading\/64493"}, "attach_limit": 2, "max_comment_text_length": 5000, "subsite_id": 200396, "last_count_and_date": null }

30 комментариев 30 комм.

Популярные

По порядку

Написать комментарий...
7

Нужно избавиться от того маразма в электронном документообороте, что есть сейчас.

Первое - электронная подпись должна быть человека. А не компании. И не должно быть 20 подписей у компании - для фнс, Росреестра, этп и тд. Должна быть одна у директора, и у сотрудников, кому дали доверенность. Доверенность должна быть электронной (реестр как у нотариусов).

Второе. Онлайн кассы должны быть для приёма налички. Если нужно принять безнал - должно хватать квитка от терминала или сообщения от интернет-эквайринга. Не нужно двойного фиксирования безналичного перечисления. Онлайн-отстукивание в фнс при безнале должно быть функцией банка.

Ответить
0

1. пока электронная подпись будет товаром - ваше условие не выполнимо.
2. банки никому ничего не должны, это только им все всегда должны за собственные деньги - представляете сколько будет стоить их услуга по "отсукиванию"
;-)

Ответить
1

1. Тут и нужно участие регулирующей функции государства - чтобы задать выгодные обществу правила.

2. Банки берут приличные деньги за интернет-эквайринг в частности и эквайринг вообще. На банки сейчас оказывается существенное давление для снижения тарифов эквайринга - даже с привлечением Путина. Замена онлайн касс эквайринговыми терминалами и интеграция с офд может стать поводом для заморозки процесса снижения тарифов.

Ответить
0

1. Это должна быть одна из главных функций электронного государства и с такой поправкой, я полностью согласен с Вашим первым пунктом в начальном каменте.
2. ИМХО в нынешнее время, современная банковская модель это минимум на два века устаревший анахронизм... мой п.2 был стеб на эту тему...

Ответить
1

Как ведется ЭДО в бюджетных организациях:
Секретари распечатывают электронный документ из системы ЭДО(пришедшее поручение из вышестоящей инстанции) и несут к начальнику на просмотр, тот сидит и отписывает его на конкретного специалиста. После выполнения специалист относит документ на проверку начальнику, тот его просматривает и подписывает. Затем распечатанный документ сканируется и загружается в систему ЭДО. Если используется ЭП, то секретарь еще и подписывает его подписью начальника. Как-то все не так работает, как предполагалось.

Ответить
2

Самое удивительное, что для ЛПР это быстрее
При мне руководитель за 10 минут расписал 150 счетов.
Потом то же самое попытался сделать в ЭДО клиенте (отправить специалисту в электронном виде), в минуту у него получилось обрабатывать 2-3 документа.
При этом глаза уставали гораздо больше.

Мне самому предстоит придумывать очередной интерфейс согласования.... но скорости росписи на бумажке достичь нереально.
Для ЛПР польза появляется только тогда, когда данные можно формализовать (парсинг, OCR...)
и сразу в системе выдать ему советы/данные из ИС компании.
В вашем случае сделали то, что сначала согласовывает специалист а потом... все равно бумага начальнику.

Ответить
0

Это еще краткая цепочка. А есть такая:
канцелярия -> руководитель -> зам. руководителя -> начальник управления -> начальник отдела -> специалист-> канцелярия -> руководитель.
Соглашусь с тем, что в разы быстрее на бумаге, да и будешь помнить такие вещи. По сути для ЛПР системы ЭДО хороши лишь тем, что они за один клик могут показать отчетность и исполнение конкретного специалиста.

Ответить
0

Люблю такие заголовки, интересно кто дал право перечисленным компаниям говорить от имени всего бизнеса)

Ответить
1

А кто дал вам право говорить от имени Стаса? Покажите доверенность!

Ответить
1

Я от своего имени могу говорить сколько угодно и не анонсирую свои слова как мнение всех Стасов России

Ответить
0

Мне больше нравится, что рядом с таким мастодонтом как Аби - Скайэнг...

Ответить
0

Очень актуальная и интересная тема. Про гос. компании не слово) хотя в них и содержится львиная доля печатных изделий. Если даже частный сектор перевести на электронный документооборот, то мы не избавимся от прорвы бумаг в гос. органах.
Так же интересно услышать - что в ближайшем будущем позволит нам сократить бумажный документооборот?

Ответить
1

Вам же обещали цифровую экономику? Значит количество бумаг будет еще больше.

Ответить
0

Через провайдера, например Контур можно осуществлять как минимум подписание договоров и отправку доверенностей.
Вроде не новинка на рынке.

Ответить
1

Вот "отправка доверенностей" - имхо сложный кейс.
Нужен обязательно роуминг с контрагентом. (Настройка роуминга это неделя и негарантированная)
И нужно чтобы у контрагента эта доверенность дошла из бухгалтерии/экономистов до склада.
Мы много работаем с ЭДО - но по факту электронных доверенностей для ТМЦ не используют 99% рынка , и мы тоже.

Ответить
0

Дмитрий, странно. На мой взгляд это один из самых простых кейсов.
Провайдеры в данном случае работают как e-mail.
С одного аккаунта на другой приходит уведомление с документов в виде доверенности, которая подписана ЭП. Форма доверенности согласована с юр. Отделом.
Далее идёт сверка данных из доверенности с паспортными данными водителя, после чего начинается отгрузка.
P.s говорю на практическом опыте.

Ответить
0

Просто для единичных/редких поставок это мрак.
Смотрите - для этого нужно, чтобы был настроен роуминг.
Далее - было соглашение по ЭДО в договоре.

Третье - если по обычной доверенности склад отгружает сам, то по электронной - он должен взаимодействовать с офисом. (А у них график разный, да и коммуникативные способности повышенные). Просто у 90% клиентов ЭДО на складе нет.

Поэтому и хочется для доверенностей сервиса, чтобы ее потребитель мог посмотреть данные без установленного ЭДО и без "роумингов".

Ответить
0

Для единичных отгрузок согласен.
Для стабильного объема отличная вещь)

Ответить
0

И если ЭДО установлено в месте оформления отгрузки

Ответить
0

Тупиковая ветка услуг в принципе.
Бумажная технология переведенная в вид электронного письма с притягиванием за уши третьей стороны, а предназначенная только для одного - состригания копейки с бизнеса в пользу "так называемого оператора ЭДО"

Ответить
0

Когда вам нужно отгрузить товар на водителя Петров, который перед загрузкой попал в дтп, а вместо него приедет Иванов, то вряд ли у Иванова на руках будет ген.довеенность на получение продукции со стороны ТЭК, т.к в рейсе он находится пол месяца без заезда в офис.
А отгружать товар без доверенности, тоже самое, что отдать его просто так :)
Это лишь одна из доп. Функций эдо, которая упрощает и ускоряет работу, не говоря уже о подписании допников и договоров.

Ответить
0

Вы уверены что у Контура будет шлюз с оператором эдо поставщика, не факт... Ну и причем тут оператор ЭДО?
А кто вам гарантирует что у оператора ЭДО с чьей подписью приехал Иванов, уже не отозвали лицензию??? Тоже не факт...

Если вести речь о построении электронного правительстве или государстве (кому как больше нравится) то электронная подпись это должна быть монопольная функция такого государства. И смысл в ней должен быть совершенно иной и инфраструктура ее реализующая должна иначе работать...

Кстати, само понятие "гендоверенность" в электронной реализации, хорошенько пересмотреть надо.
А то что мы сейчас наблюдаем, это эрзац бумажного документооборота с упором на его худшие практики, ибо посылать человека без полномочий это и есть худшие практики оправдываемые медлительностью получения бумажки...
:-) Уважаемый уже 50 лет как факсы были придуманы, и в том числе таких как вы описали ситуаций... ЭДО в вашем примере это попытка сгладить проблему порожденную головотяпством и некомпетентностью (это я исключительно к примеру говорю).

Ответить
0

вот так можно склад избавить от бумаг
https://diasparbusiness.com/cis-ru/paperless-warehousing/

Ответить
0

"это" никак не связано со статьей.
Ваш склад так же печатает ТТН, печатает и требует доверенности, оформляет фактуры и акты...

Ответить
0

Актуальная тема. На рынке много интересных предложений ЭДО (Диадок, Edisoft, Такском и т.п.) Проблема заключается в самих контрагентах и их нежелании идти в ногу со временем. Многие бухгалтера получая электронный документ дополнительно его распечатывают :) для чего...вопрос.

Ответить
0

Как минимум для того, что и в банках например бывают сбои, когда за прошлые периоды может потеряться часть информации по операциям компании, и в электронном виде ее уже никак не получить. Есть такой же риск что и сбой в ЭДО может иметь неприятные последствия. А бумагу всегда можно из архива поднять.

Ответить
0

А может строго наоборот, ни один современный оператор ЭДО со своими интересными предложениями не соответствует современным требованиям бизнеса и задач государства в целом?
Задумайтесь над своим же каментом, почему а зачем вы перечисли трех конкретных и расширили их т.п. ?

Ответить
0

Интересно, что предлагается вместо доверенностей ?
Теоретически, как раз тут можно использовать некий федеральный ЭДО.
Компания формирует электронную доверенность, а любое лицо по ее ID может ее посмотреть и распечатать с ЭП, и данными удостоверяющего центра.
Просто при покупках для иногородних юрлиц "доверенность почтой" - это какой то анахронизм.
Про блокчейн промолчу .... ибо как судиться с блокчейн данными не смог объяснить ни один юрист.

Про "счет акт фактура" государевы мужи уже разработали УПД. Почему на него переходят очень немассово - это интересный вопрос "в зал".

Ответить
0

Логика Шушкина из ABBYY железная . Зачем переходить на электронный документооборот? ABBYY ваши бумажки отсканирует не дорого и почти без ошибок, можно ещё на перфокарты записать и отправить Почтой России ). Это как у производителя фитилей для масленых ламп спросить о пользе электричества.

Ответить
0

Абсолютно согласен, что нужно внедрять новые технологии и упрощать ведение бизнеса. Наша компания, не первый год занимается продвижением интернет ресурсов и мы перешли на новый уровень, это работа с иностранными лицами. Для упрощения работы и высокого качества, мы перевели и локализовали свои сайты на несколько иностранных языков. В этом нам помогла компания https://als.ltd/services/localization/web которая безошибочно и качественно проделала перевод и внедрила в систему. Возможно нужно бизнесу развиваться во всех отраслях и давать удобство как владельцам так и рабочим.

Ответить
0
{ "page_type": "article" }

Прямой эфир

[ { "id": 1, "label": "100%×150_Branding_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox_method": "createAdaptive", "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfl" } } }, { "id": 2, "label": "1200х400", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfn" } } }, { "id": 3, "label": "240х200 _ТГБ_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fizc" } } }, { "id": 4, "label": "240х200_mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "flbq" } } }, { "id": 5, "label": "300x500_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfk" } } }, { "id": 6, "label": "1180х250_Interpool_баннер над комментариями_Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "h", "ps": "bugf", "p2": "ffyh" } } }, { "id": 7, "label": "Article Footer 100%_desktop_mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjxb" } } }, { "id": 8, "label": "Fullscreen Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjoh" } } }, { "id": 9, "label": "Fullscreen Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjog" } } }, { "id": 10, "disable": true, "label": "Native Partner Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "clmf", "p2": "fmyb" } } }, { "id": 11, "disable": true, "label": "Native Partner Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "clmf", "p2": "fmyc" } } }, { "id": 12, "label": "Кнопка в шапке", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "bscsh", "p2": "fdhx" } } }, { "id": 13, "label": "DM InPage Video PartnerCode", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox_method": "createAdaptive", "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "h", "ps": "bugf", "p2": "flvn" } } }, { "id": 14, "label": "Yandex context video banner", "provider": "yandex", "yandex": { "block_id": "VI-223676-0", "render_to": "inpage_VI-223676-0-1104503429", "adfox_url": "//ads.adfox.ru/228129/getCode?pp=h&ps=bugf&p2=fpjw&puid1=&puid2=&puid3=&puid4=&puid8=&puid9=&puid10=&puid21=&puid22=&puid31=&puid32=&puid33=&fmt=1&dl={REFERER}&pr=" } }, { "id": 15, "label": "Плашка на главной", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "byudx", "p2": "ftjf" } } }, { "id": 16, "label": "Кнопка в шапке мобайл", "provider": "adfox", "adaptive": [ "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "byzqf", "p2": "ftwx" } } }, { "id": 17, "label": "Stratum Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fzvb" } } }, { "id": 18, "label": "Stratum Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "tablet", "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fzvc" } } }, { "id": 19, "label": "Тизер на главной", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "cbltd", "p2": "gazs" } } } ]
Команда калифорнийского проекта
оказалась нейронной сетью
Подписаться на push-уведомления
{ "page_type": "default" }