900 самозанятых без запары с документами: кейс «Ситидрайва»

900 внештатных исполнителей выполняют до 3000 заданий в день — оформляем автоматически с помощью Консоль.Про

Привет, это Консоль.Про. Мы помогаем компаниям сотрудничать с исполнителями: автоматизируем постановку задач, проводим оплаты, формируем чеки и акты, и помогаем минимизировать риски — чтобы в сотрудничестве с самозанятыми, физлицами и ИП всё было по закону.

Сейчас расскажем, как мы помогли «Ситидрайву» сотрудничать с 900 самозанятыми одновременно и экономить 3 дня бухгалтерского времени в неделю.

Каршеринг «Ситидрайв» — сервис краткосрочной аренды автомобилей в Москве, Санкт-Петербурге и Сочи. Есть разные форматы аренды: с оплатой поминутно, за конкретный маршрут или на срок от 2 часов до 7 дней. В парке «Ситидрайва» более 11 000 автомобилей разных марок и классов комфортности.

Почти 1000 самозанятых исполнителей занимаются обслуживанием автомобилей:

  • перегоняют на АЗС и мойку, сервис и обслуживание;
  • заливают незамерзайку;
  • выгоняют новые автомобили в город;
  • пригоняют автомобиль клиенту к определенному времени;
  • а зимой даже выкапывают автомобили из снега.

Ручные процессы мешали масштабировать компанию

На сотрудничество с самозанятыми уходило много времени, нужно было:

  • рассказать исполнителям, как получить статус самозанятого, если его нет;
  • договориться о встрече в офисе, заполнить и подписать договор;
  • еще раз встретиться лично, чтобы подписать акты;
  • перед выплатой проверить, действует ли у исполнителя статус самозанятого;
  • получить электронную копию чека и сохранить ее.

Когда количество самозанятых исполнителей увеличилось с 10 до 50 человек, масштабироваться дальше стало невозможно. Пришлось бы расширять штат и нанимать новых операторов, бухгалтеров.

В актах нужно было отображать разные типы заданий исполнителей

Исполнители выполняют разные задания: перегоняют автомобили на АЗС, автомойки и обслуживание, заряжают электромобили, заливают незамерзающую жидкость. Стоимость может варьироваться, она зависит от сложности и продолжительности задания.

Например, за ночь один исполнитель может выполнить 80 заданий: залить омывающую жидкость в 80 автомобилей. Это задание быстрое, и оплата за него небольшая. А может быть всего два задания за ночь — например, перегнать Теслу на зарядку и подождать, пока она зарядится. Это задание дороже: оно дольше, и сама машина стоит больше.

В актах нужно было отражать сами задания, которых за неделю могло быть много, финальную стоимость оказанных услуг и штрафы. Если исполнитель выполнял задание и получил штраф за нарушение ПДД или повредил автомобиль, нужно отразить это в акте и вычесть из суммы выплат.

Решение — избавиться от ручных процессов

«Ситидрайв» с помощью Консоль.Про автоматизировал всё сотрудничество с самозанятыми и за первые три месяца увеличил количество исполнителей с 50 до 300. Сейчас с компанией сотрудничают 900 исполнителей, которые выполняют до 3000 заданий в сутки.

На платформе завели 17 сценариев онбординга: самозанятый исполнитель получает индивидуальную ссылку, по которой подписывает договор и предоставляет дополнительные документы, если нужно. Затем получает задания из внутренней системы «Ситидрайва», а вся информация автоматически подтягивается в акты и чеки. Все сотрудничество с самозанятыми проходит при минимальном участии сотрудников «Ситидрайва».

Если раньше уходило 4−5 дней, чтобы подписать документы с самозанятыми, то сейчас с Консоль.Про это занимает 1−2 дня, а от сотрудников нужен минимум усилий. «Ситидрайв» может набирать исполнителей одновременно на 7−10 разных направлений.

Что мы для этого сделали

Исполнители находятся в разных городах и оказывают услуги в трех направлениях: заправка автомобилей, перегон на обслуживание и «эффективное перемещение» — пригнать автомобиль клиенту к определенному времени или выгнать новые автомобили в город. В каждом направлении есть разные услуги, всего их можно насчитать до 50.

Для разных направлений и городов в Консоль.Про загрузили разные формы договоров и завели разные сценарии онбординга:

  • ремонт автомобилей;
  • перегон на мойку;
  • перегон по заданиям;
  • перегон на АЗС;
  • промоутеры;
  • модераторы, которые проверяют отчеты исполнителей.

«Одна из причин, по которой мы выбрали Консоль.Про — вы не ограничиваете нас в шаблонах договоров. Часто компании на рынке „помогают“ клиентам и предлагают уже разработанные формы договоров. У нас форма договора меняется в зависимости от услуг, которые будет оказывать самозанятый, поэтому было важно загрузить свои договоры».

Виктория Рыхлова, Руководитель отдела линейных операций «Ситидрайва»

Сотрудники отправляют исполнителю ссылку на онбординг в зависимости от города и направления услуг. В сценарии уже будет подходящая форма договора и список документов, которые должен предоставить будущий исполнитель.

Сценарии нужны, чтобы контролировать количество исполнителей на местах. В личном кабинете компании сразу видно, достаточно ли исполнителей в конкретном городе и на конкретном направлении.

Интегрировали Консоль.Про с внутренней системой «Ситидрайва»

Во внутренней системе «Ситидрайва» исполнители получают всю информацию о задании: где машина, куда ее нужно отвезти, что с ней нужно сделать. Система собирает данные о выполненных заданиях и их стоимости за период и выгружает готовые акты в Консоль.Про по API.

Так выглядят готовые акты в Консоль.Про

Подготовили сложные формы актов

Разработали новые формы актов: в них отображается вид оказанных услуг, сумма выплат и сумма удержаний. Это могут быть разные типы удержаний:

  • за нарушения ПДД — превышение скорости, нарушение правил парковки;
  • штрафы по договору с компанией — например, если исполнитель не вывел автомобиль на линию после обслуживания и он долго был недоступен для клиентов;
  • за повреждения автомобиля.

«Ситидрайв» подготовил шаблоны актов с полями, которые нужно заполнить, их загрузили в Консоль.Про. Дальше информация о штрафах попадает в карточку исполнителя, и уже оттуда автоматически подтягивается в акт.

Интегрировали «1С» и Консоль.Про

Бухгалтеры «Ситидрайва» раз в месяц выгружают данные из Консоль. Про в «1С:Бухгалтерию». Это данные о действующих и новых договорах, информация об актах, оплаченных в прошлом месяце. На основании этого формируется бухгалтерская отчетность о сотрудничестве с самозанятыми.

«Когда мы только перешли на Консоль.Про, бухгалтеры не верили, что теперь всё надежно хранится в системе. Первые 2−3 месяца обращались в поддержку, нам выгружали из личного кабинета чеки, мы их скачивали и складывали в папку на компьютере. Но потом успокоились, поняли, что Консоль.Про никуда не денется и у нас всегда есть доступ к документам — это очень удобно».

Виктория Рыхлова, Руководитель отдела линейных операций «Ситидрайва»

Результат

Раньше на онбординг самозанятых в «Ситидрайве» уходило до 5 дней, а теперь 1-2 дня. Благодаря оптимизации компания смогла подписать 900 исполнителей, а раньше их было всего 50. Возможность брать столько внештатных исполнителей помогает масштабировать бизнес. Исполнители выполняют задания по 10 разным направлениям.

Если вы хотите быстро и удобно привлекать внештатных исполнителей — попробуйте демо Консоль.Про. Заполните форму на сайте, а наш специалист объяснит, как мы можем вам помочь. Можем сделать так, что на онбординг самозанятого уйдет не 5 дней, а 15 минут.

0
8 комментариев
Написать комментарий...
Кирилл Кириллов

Такими темпами скоро оформление сотрудников станет роскошью. Лихо с этими самозанятыми придумали, можно нанимать сотрудников без каких либо социальных гарантий, ответственности, отпусков и даже налоги заставить платить их самим. Сплошные удобства и выгода для бизнеса!

Ответить
Развернуть ветку
Обратный Карго-культ

Еще и штрафовать можно

Ответить
Развернуть ветку
Галина Захарова

Да, все для людей
спасибо пожалуйста

Ответить
Развернуть ветку
Alexey Remizov

Это же не рабство.

"Сотрудники" могут пойти работать в другие места, если им не нравится.

"Перегнать теслу" вообще выглядит не как работа.. Так то ее по 40 рублей в минут в аренду сдают

Ответить
Развернуть ветку
Михаил

Каршеринги, спортзалы и т.д всех на ИП пересадили, другие на самозанятых пересаживают. Вот так незаметно весь наемный персонал становится предпринимателями)

Ответить
Развернуть ветку
Алина Головина

ага,без больничных и т д

Ответить
Развернуть ветку
Михаил

Пипл хавает….

Ответить
Развернуть ветку
Semyon Peshkin

Какой кайф, спасибо за идею

Ответить
Развернуть ветку
5 комментариев
Раскрывать всегда