Как управлять компанией с помощью ПланФикса из опыта 11 реальных компаний

Эта статья для владельцев и руководителей компаний, а также для всех, кто интересуется системами управления компанией и хочет в десятки раз сократить время согласований, коммуникаций, обмен и накапливание информации внутри компании, что в итоге приведет к ускорению всех бизнес-процессов.

При выборе системы управления компанией я где-то узнал о ПланФиксе.

Сразу бросилось в глаза то, что у этой системы есть идеология, которая подразумевает всего 4 сущности: проект, задача, действие и аналитика.

На странице ПланФикса в Facebook я увидел вот такие отзывы:

Я захотел узнать о ПланФиксе подробнее и связался с одним из основателей Гончаренко Дмитрием. В это время я обучался в Product University и решил взять ПланФикс в качестве учебного кейса.

Я провел 11 интервью с действующими клиентами ПланФикса, это владельцы и руководители компаний.

Что это за компании?

Это компании из следующих отраслей бизнеса:
- программные продукты,
- инжиниринг,
- маркетинг,
- электронные устройства,
- проектирование,
- торговля,
- консалтинг,
- управление персоналом,
- охрана труда и сертификация.

Численность сотрудников: от 15 до 400 человек (в среднем 30 человек).

Рост по количеству сотрудников: + 20-30% в год.
Чем пользовались до ПланФикса:
- e-mail, ежедневник, Excel, Google Docs,
- Битрикс,
- ASANA,
- 1С,
- JIRA,
- Мегаплан.

4. Длительность использования ПланФикса: от 6 месяцев до 6 лет.

Что интересного рассказали о ПланФиксе?

1. Почему выбрали ПланФикс:

- гибкость настройки, у других: нельзя изменить что хочешь, все по шаблонам;

- можно изменять интерфейс пространства системы (сделали Scrum за 2 часа);

- максимальное количество функционала и всё в единой системе;

- можно просто, быстро и удобно настроить систему самому без программистов.

2. Для решения каких задач используют ПланФикс:

- управление задачами/проектами;

- учет рабочего времени (тайминг) сотрудников для расчета их зарплаты или отнесения затрат на проект;

- CRM;

- маршрут согласования документов и оплат (в т.ч. согласование отпусков);

- финансовое управление (поступление ДС, дебиторка и кредиторка);

- отчет по действиям;

- бизнес-процессы;

- согласование цен.

3. С какими трудностями столкнулись при внедрении ПланФикса:

- сопротивление сотрудников: как заставить людей пользоваться ПланФиксом;

- 80% времени занимает придумывание и описание бизнес-процесса;

- сложно разбираться, были проблемы с доступами (были доступы тем, кто это не должен видеть);

- другие технические вопросы, которые успешно решали через техподдержку.

4. Что именно нравится в ПланФиксе:

- гибкость настройки, многое можно автоматизировать;

- можно поменять пространство интерфейса как удобно группе сотрудников (под scrum например);

- удобный интерфейс, простой, легко начать пользоваться (создаешь задачу и новые задачи автоматически появляются для ознакомления);

- аналитика, у нас ПланФикс интегрирован с банком и с 1С;

- интеграция с телеграм (все что нужно приходит в телеграм);

- переписка (общение) с внутренними и внешними сотрудниками: очень удобно, всегда можно поднять историю и видеть, кто что спросил и что ответили;

- поиск: очень быстрый и удобный;

- cинхронизация с ГуглКонтакты: вся база контактов компании в ПланФикс подключается через ГуглКонтакты к мобильному телефону, и всегда видно, кто тебе звонит и откуда и все контакты в телефоне;

- синхронизация через API: можно одной кнопкой в excel заполнить многие поля в КП или в других документах;

- база знаний с перекрестными ссылками: можно видеть к каждому товару договор поставки и прочее;

- ПланФикс постоянно развивается, другие как были, так и есть. ПланФикс раньше был не такой крутой, как сейчас;

- техподдержка работает отлично, оперативно. Отдельная ей благодарность.

5. Что есть в ПланФиксе такого, чего нет в других системах:

- гибкость настройки без программиста, в Битриксе требуется программист для внесения изменений;

- настройка интерфейсов (этого нет в Битриксе);

- интеграция с Телеграм.

6. Что хотелось бы улучшить и чего не хватает?

- нужен визуальный конструктор бизнес-процессов с запуском сценария в тестовой среде (окне тестирования) без использования реальных данных компании, нужен помощник в ПланФиксе для настройки бизнес-процессов;

- разработать конфигурации по типу маркетплейса для выбора под конкретную отрасль бизнеса;

- мобильного приложения на iOS (сейчас только на Android);

- упрощенные конфигурации-шаблоны, чтобы можно было его взять и использовать с небольшими изменениями;

- CRM как АмоСРМ или Битрикс (уже настроено, наглядно и просто).

Что важно учесть при внедрении любой системы для управления компанией?

• Лучше внедрять волевым решением руководителя компании “сверху”, это значительно сократит сопротивление сотрудников и длительность внедрения.
• Нужен в компании человек со структурным мышлением, одержимый идеей системы, который будет продвигать и настраивать систему.
• Всю коммуникацию нужно вести внутри системы, данные должны накопиться в системе, чтобы вы могли пользоваться аналитикой.
• Посмотрите примеры, кейсы или шаблоны (для различных отраслей бизнеса) для организации бизнес-процессов в системе: т.к. это самое сложное и занимает много времени.
• Сделайте так, чтобы бонусная часть зарплаты сотрудников зависела от показателей, которые ведутся в системе,
• Настройте простой интерфейс для обычного пользователя (проектировщика, менеджера и др), только то, что нужно для работы, ничего лишнего. Для администратора конечно нужно использовать все поля системы.
• Для быстрого обучения отправляйте своим сотрудникам ссылки на короткие обучающие видео пользования системой и сообщайте им электронку техподдержки.

Про продвижение ПланФикса:

Что интересно, у ПланФикса нет платного продвижения, вообще.

Даже на главной странице написано: “Скорее всего, Вы попали сюда по рекомендации — и нас это очень радует”.

Я полагаю, что продвижение по рекомендациям - это и есть стратегия основателей, которые не являются продажниками и маркетологами, а разработчики и пользователи.

Ведь можно привлечь в разы больше клиентов через платное продвижение, как это делает, например, Битрикс и многие другие, а можно делать так, чтобы клиенты приходили по рекомендации, даже не рассматривали другие системы и были настолько довольны, что с удовольствием рекомендовали бы ПланФикс своим друзьям, коллегам и партнерам.

Если бы я решил продвигать эту систему, то сообщение целевой аудитории я бы сказал о ней так:

Представьте себе, что

- у вас есть фильтр для неэффективных сотрудников и ваши сотрудники не могут увильнуть от задачи или подвинуть сроки,

- вы в 2 клика получите нужную аналитику, которая легко настраивается, как конструктор "Лего",

- система растет вместе с вашей компанией, это можно сравнить с обувью, которая растет вместе с вашим ребенком,

- техподдержка всегда отвечает в течение 27 минут,

- все системы, которыми вы сейчас пользуетесь будут заменены на одну.

Получается слишком “рекламно”, но простым языком отражают суть и выгоды ПланФикса.

Выводы:

ПланФикс подойдет тем, кто хочет видеть и контролировать бизнес-процессы своей компании, значительно сократить время на коммуникации и согласования, а также заменить все системы одной.

ПланФикс лучше других систем по гибкости настройки и простоте за счёт идеологии системы с ограниченным набором сущностей.

Можно попробовать ПланФикс в полном функционале без ограничений в течение 30 дней, а через месяц выбрать платный тариф или остановиться на бесплатной версии до 5 человек с ограниченным функционалом.

Напишите в комментариях,

• чем вы пользуетесь,
• для каких задач,
• почему именно этой системой, что в ней есть такого, чего нет в других.

Интересно понять, какой фактор - ключевой для удержания пользователя в одной системе.