Автоматизация работы службы доставки: кейс «Пироги №1»

В первой части мы рассказали историю открытия пекарни «Пироги №1». К публикации читатели оставили более 160 комментариев, среди них было много вопросов. Пользователи хотели больше узнать об ИТ-части проекта. Попробуем восполнить этот пробел. Здесь будет минимум сложной терминологии, лишь наш опыт и наработки.

Начало работ и автоматизация

Никакой автоматизации на старте не было. Первые заказы после открытия мы записывали в Excel-таблице. Указывали адрес доставки, состав заказа, сумму, фиксировали статус заказа. Так мы продержались месяц, закрывая другие насущные вопросы.

Через месяц мы начали улучшать ИТ-бэкграунд и добавили форму для быстрого внесения заказов в базу данных. В качестве БД, к слову, использовался просто отдельный лист в том же Excel.

Заказы на кухню передавались на небольших рукописных стикерах. Они терялись, да и почерк не всегда был разборчивым. Накладные для отправки печатались там же в Excel из отдельной таблички с логотипом компании.

Учёт в Excel на первых порах

Однако прошло ещё несколько месяцев, и работа модуля резко замедлилась. База росла, и внесение нового заказа начинало подтормаживать. Мы впервые задумались о серьёзной автоматизации бизнес-процессов.

К тому же все в команде стремились к эффективности каждого участка бизнес-процессов, но о какой эффективности может идти речь, если невозможно определить временные и ресурсные затраты ни одной из операций.

Выбор CRM

Перейдя к поиску готового решения, мы столкнулись с дефицитом продуктов для служб доставки. Если для автоматизации ресторанов на рынке было представлено достаточно решений, то ПО для нашей ниши в 2014 году находилось в зачаточном состоянии.

Какие задачи мы ставили в приоритет:

  • Быстрая и удобная обработка заявок.
  • Ведение склада.
  • Передача заказов на кухню (печать чеков или отдельный модуль для поваров).
  • Операционная и аналитическая отчётность.
  • Ведение курьеров.

В шорт-лист отобрали следующие продукты:

  • R-Keeper Delivery.
  • iikoDelivery.
  • FrontPad.
  • AventaSoft FastOperator.
  • «1С: Модуль для доставок».
  • ArchiDelivery.

R-Keeper и iikoDelivery отпали из-за достаточно высокой для нас цены на полное решение. Да и модули для доставки у них были не очень удобными, хотя ресторанное ПО у них на уровне.

FrontPad был одним из фаворитов. Удобное облачное решение, содержит весь основную функциональность, однако не хватало нескольких маленьких, но очень важных деталей.

К примеру, поиск клиента по номеру телефона, добавление второго номера клиента и прочих мелочей, отсутствие которых просто бесило.

AventaSoft FastOperator из коробки был очень сырым продуктом. Хотите настроить под себя — платите разработчикам, любая кастомизация за ваши деньги. И хотя стандартные вещи они делают всем в каждом проекте, в коробку это не включено. Вот такая интересная бизнес-модель.

«1С: Доставка» — жуткий интерфейс, тормоза, необходимость держать штатного 1С-ника для нормальной работы. Возможно, всё можно было бы доделать под себя, но это требовало времени.

Как финансовый бэкенд это ещё можно было использовать, но как решение для фронтенда это смотрелось грустно.

В итоге остановились на CRM ArchiDelivery, которая подошла по всем параметрам, закрыла все наши основные бизнес-процессы. Хотя минусов в ней тоже хватало — интерфейс из девяностых, разработка на Delphi+Firebird, толстый клиент, необходимость обслуживания отдельного сервера.

Но всё работало, и это был уже весомый плюс: заказы принимались, чеки печатались на кухне, была хоть какая-то операционная отчётность и контроль курьеров.

Первые проблемы

А дальше начали всплывать проблемы. Ошибок в софте обнаружилось уйма, многие из них не воспроизводились при попытке объяснить техподдержке проблему.

Сама поддержка ArchiDelivery — эталон того, как делать не надо. Заявки рассматриваются по несколько дней, онлайн-поддержки нет, телефона поддержки тоже нет.

В критической ситуации вы остаётесь один на один с проблемой. Исправление ошибок (не говоря о внесении новых возможностей в программу) обсуждается месяцами и обещается в следующих версиях программы. Обновление, к слову, тоже платное.

Отчётность в программе есть, но её было откровенно мало. За разработку простейшего нового отчёта нам выставили счёт на 14 тысяч рублей.

Здесь мы почесали голову и начали изучать встроенный мастер отчётов. Минимальные знания в SQL позволили нам самим дорабатывать отчёты и разрабатывать новые, появились первая аналитика и прогнозирование.

Интеграция с сайтом

Для сайта в качестве CMS и электронной коммерции взяли OpenCart — для него есть достаточное количество шаблонов, дополнительных модулей, неплохая поддержка и документация в сети. ArchiDelivery пока далеко до статуса крупного игрока на рынке софта, поэтому готовой интеграции с ним мы и не ожидали.

Заказы с сайта так и приходили на почту, операторы колл-центра принимали их, созванивались с клиентом, подтверждали заказ и вручную вбивали все данные в CRM.

Обработка каждого заказа занимала несколько минут, что для службы доставки непростительно долго. И если первое время нас это устраивало, то с ростом объёмов мы почувствовали это на своей шкуре.

В поставке ArchiDelivery есть простейшее API, которое и было использовано для связи с сайтом. Разработали самописный PHP-модуль, который был добавлен в OpenCart и вызывал методы ArchiDelivery через наш промежуточный слой.

Наступило небольшое счастье, заказы начали появляться в CRM автоматически, отпала необходимость в ручной работе, пропала проблема с задержками писем и попаданием их в спам. Ещё один шажок в сторону оптимизации сделан.

Расширение команды, прямое подключение к БД и отчёты

Пока мы танцевали с бубнами вокруг CRM и сайта, нас не покидала обида на разработчиков и желание залезть внутрь и сделать всё самим.

Но, к сожалению, скиллы нашей маленькой команды пока не позволяли этого сделать. Команда постепенно росла, и в ней появились люди с опытом в ИТ, которые зарядили на автоматизацию всего и вся.

Первая задача — подключение напрямую к БД ArchiDelivery. Несколько неудачных попыток, ручное прописывание dll в системе, настройка библиотек Firebird — и чудо свершилось, есть коннект к активной БД.

Дальше мы развернули программный веб-сервер и начали формировать первые отчёты, доступные через веб всей команде. Появилась стартовая страница нашего ИТ-детища с рабочим названием «ПирогиIS».

Стартовая страница
Полный список отчётов

Касса

Кассовая дисциплина — потенциально одна из самых больших проблем любой службы доставки. Строгий учёт финансов, исключение воровства и потенциального сговора, простое понимание, сколько сейчас денег в кассе, — всё это было недоступно. Вокруг бесконечная наличка, множество терминалов, онлайн-оплаты на сайте и прочее сильно усложняют жизнь.

Казалось бы, в CRM есть свой модуль кассы и раздельные типы оплат. Но! Все источники в итоге сливаются в один кэш, общая сумма не делится по типам оплат, и у тебя под конец дня только одна сумма. Разбивать её на наличку, терминалы, оплаты с сайта, чистый безнал и прочие хитрые типы приходилось вручную.

Первые наши потуги вылились в отчёт на «Google Диске», в котором администраторы смены каждый день разносили сумму дневной выручки по нескольким колонкам, остаток сверяли с наличностью в кассе и сильно нервничали, ведь они финансово ответственны. Поиски какой-нибудь ошибки могли затянуться на несколько часов после окончания смены.

Поэтому одним из первых отчётов в нашей «ПирогиIS» стал отчёт по кассе. В него вошло всё — агрегированные суммы по всем типам оплат, изъятия или внесения в кассу, сдачи на руках у курьеров и сумма наличности в кассе. Администратор строит отчёт за секунду в любой момент смены и сверяется с moneybox-ом. Закрытие смены стало занимать несколько минут. Ещё один рубеж пройден.

Расчёт мотивации сотрудников

Мы перепробовали разные подходы к формированию зарплаты сотрудников и в итоге практически по всем позициям пришли к схеме fix + flex.

Правда, расчёт переменной бонусной части занимал у нас пару дней в конце каждого месяца — у курьеров был бонус от общей пройденной дистанции в километрах, у администраторов был бонус от процента отказов, у операторов — от happy-call-обзвона. Все эти данные рассчитывались вручную, что занимало уйму времени.

Мотивационная часть для разных категорий сотрудников разная, но мы всегда шли к принципу прозрачности. В любой момент сотрудник должен понимать, сколько он уже заработал. С новой отчётностью это наконец стало возможным.

Отдельные модули считают нужные нам показатели в фоновом режиме, отчётность выводится за секунды, доступ к ней есть у всех сотрудников. Экономия времени огромная, но доверие твоих сотрудников несоизмеримо выше.

Оптимизация производства и эволюция чеков на кухне

Передача заказов на кухню в HoReCa проходит несколько стадий развития:

  1. Голос. «Валя, три пирога с мясом!». Эту стадию мы благополучно минули.
  2. Следующий этап — записки с составом заказа, которые передаются на кухню. Первое время мы готовили именно так, но с ростом количества заказов этот путь быстро приводит к проблемам.
  3. Чеки. К этому мы пришли после внедрения CRM. На кухне стоит чековый принтер, на котором автоматически печатается чек с полным составом заказа после назначения статуса «В работу».

Ошибок стало гораздо меньше, и долгое время нас это устраивало. Проблемы начались только в праздничные дни, когда количество предзаказов на одно время превышало несколько десятков.

Представьте стопки бумаг, по которым нужно приготовить заказы, проверить комплектность и отдать курьерам. Окно для выхода без опоздания — несколько минут, и тут вы выясняете, что в нескольких (!) заказах у вас не хватает по одному пирогу, потому что из этих пирогов собрали другой заказ и отправили раньше.

Вот тут мы задумались о следующей ступени автоматизации, а именно — диспетчеризации заказов на производстве.

Основные проблемы:

  • Необходимость отслеживания статуса каждого заказа (не начат, готовится, готов, собран, передан курьеру). CRM из коробки этого не позволяла.
  • Предзаказы — неизвестно время начала готовки конкретного предзаказа, чтобы он успел выйти в назначенное время с учётом нескольких параллельных заказов.
  • Текущие заказы — операторы колл-центра не могут контролировать текущую загрузку производства, чтобы правильно сориентировать клиента по времени доставки.
  • Изменения в заказах, когда в уже принятые и распечатанные чеки вносятся правки. Причины разные — клиент позвонил и попросил перенести время, изменился состав заказа и прочее. С бумажными чеками это перетряхивало всю работу.

Вспомнили «Цель» Голдратта, нашли «бутылочное горлышко» и начали мозговые штурмы. В итоге все вылилось в динамический график загрузки наших печей. Ключевые особенности:

  • Весь тайминг делится на пятиминутные интервалы.
  • Все пироги одного заказа отображаются рядом одним цветом.
  • Решающую роль играет время выхода курьера — от него назад отступается интервал на сборку заказа, ещё раньше — время приготовления пирога.
  • При исчерпании производственной мощности на текущий интервал приготовление следующего пирога назначается на более ранний интервал, сдвигая при необходимости предыдущие пироги.

Ядро было готово за несколько дней, и на его основе уже были реализованы два рабочих инструмента:

  • общий график загрузки производств обоих филиалов (для оценки общей картины руководству, для анализа предзаказов на следующий день, операторам колл-центра для принятия решения — какой филиал конкретно сейчас в силах выполнить заказ).
  • Рабочее место повара конкретного филиала (помимо графика загрузки он видит сам интерактивный список заказов, состав каждого заказа, начинает и завершает его приготовление). Изменения в составе и времени выхода заказа теперь происходят автоматически и не приводят к коллапсам на кухне.

Эта автоматизация позволила нам поставить наши маленькие рекорды в весенние праздники: 1 060 000 рублей выручки 23 февраля и 1 180 000 рублей на 8 марта. Выручка больше чем в два раза превысила прошлогодний показатель, когда вся пекарня гудела, как улей. В этот раз был просто управляемый рабочий процесс.

Модуль курьера

Грех было не автоматизировать и этот участок. Мы разработали веб-приложение для наших курьеров, где они видят всю информацию по заказам сразу после их назначения: адреса, состав заказов, изменения статуса, которые могут отмечать самостоятельно.

Появилась возможность в режиме реального времени считать KPI отдела доставки, своевременно реагировать на жалобы клиентов и улучшать сервис.

Подключаем гео, или мощь визуализации

Следующий этап улучшений — объединение заказов одному курьеру. Относительно большой заказ везёт один пеший курьер, очень большой заказ — курьер на авто.

Но два маленьких заказа в один район с интервалом по времени доставки можно отдать одному курьеру. Основная задача — вычленить заказы, которые направляются, примерно в одно место и одно время.

Ранее такие моменты мы замечали чудом. Администратор вспоминал, что у него уже есть заказ на эту станцию метро, судорожно искал в накладных нужную бумажку и решал — можно их отправить вместе или нет.

Признаемся, автоматизировать до конца этот момент мы так и не смогли, но никто не отменил возможность улучшить ручную работу.

Результатом стала интерактивная карта Москвы с отображением заказов на ближайшие часы, где можно сразу посмотреть состав заказа, требуемое время доставки и прочие пожелания клиента. Этот модуль незаменим при высокой нагрузке, когда внезапно не хватает курьеров.

Обычная нагрузка. Хорошо видны заказы в один район, которые можно объединить
Пример нагрузки в праздники (здесь перед 8 марта)

На рынке есть решения для автоматической маршрутизации заказов, но они рассчитывают маршруты для автомобилей. В московских реалиях пеший курьер на длинной дистанции всегда быстрее автомобиля.

Однако такой софт не решает задачу доставки груза строго ко времени, когда есть нескольких точек на маршруте. Окончательное решение принимает администратор, учитывая многие переменные.

Дашборд

Вишенкой на торте стал дашборд для нашей команды управленцев. В работе сейчас уже четвёртая версия, и с каждым разом она обрастает новой нужной информацией.

Мы мониторим текущую ситуацию по заказам, текущую выручку, наличность в кассе, последний отзыв на сайте, критически важные крупные заказы и прочие моменты.

Дашборд выведен на огромный экран в «штабе» компании и открыт для всех сотрудников. Это тоже реально мотивирует людей — видеть, как их текущая работа прямо влияет на результаты.

Первая версия
Вторая версия
Третья версия
Четвёртая версия

Что дальше

За последний год наша пекарня постепенно обросла ИТ-инфраструктурой, сервисы и отчётность плотно вплелись в бизнес-процессы компании.

Но рост не останавливается, и теперь мы замахиваемся на святое — в планах создание собственной CRM, заточенной на работу службы доставки, с необходимой функциональностью ERP, сквозной аналитикой и более гибкими отчётами.

В современном мире практически любой бизнес жёстко связан с технологиями, которые должны решать проблемы, а не создавать новые. Один из принципов нашей команды: «Автоматизируй всё, что можно автоматизировать». И на своём опыте мы убедились, что в большинстве случаев это можно сделать своими силами.

0
23 комментария
Написать комментарий...
Viktor Dovzhik

Добро пожаловать в интерфейсный ад :)

Ответить
Развернуть ветку
Федор Сетков

когда ты делаешь 1 млн в день, интерфейс - меньшая из проблем

Ответить
Развернуть ветку
Alexey

Отличная статья и шикарные пирогы, стал вашим клиентом после вашего первого поста) Кстати, Мадина, немного неудобные купоны с ограничением срока действия и с обязательным хранением бумажного купона. Потерял так свой на работе, поэтому домой доставку получал без подарочного пирога. Пока не было возможности проверить, но может в приложении на телефоне в кабинете стала храниться информация о купонах?

Ответить
Развернуть ветку
Мадина Тогузаева
Автор

Спасибо большое! Продумываем систему лояльности без бумажек, скоро всё будет!)

Ответить
Развернуть ветку
Alexey

Жду с нетерпением, как появится сразу возьму 10 пирогов для своей мини пирог-пати.

Ответить
Развернуть ветку
Мадина Тогузаева
Автор

Мне наши операторы подсказали, что подарочный пирог отправляют и без наличия бумажного купона, нужно лишь сказать, что Вы делали заказ в течение последних 30 дней и они по системе смотрят. Я сама не знала))

Ответить
Развернуть ветку
Alexey

Мадина, в середине мая мне сказали, что нужен купон обязательно, ну это неважно, я просто так, большое спасибо, что уточнили. Пирог с тыквой, кстати, огонь. А мясной - улет, надеюсь не перейдете на фарш ;)

Ответить
Развернуть ветку
Виталий Крюков

Пироги действительно н1! Приятно, что внутри тоже все четко

Ответить
Развернуть ветку
Мадина Тогузаева
Автор

Ох, Виталий, от тебя особенно приятно слышать)

Ответить
Развернуть ветку

Комментарий удален модератором

Развернуть ветку

Комментарий удален модератором

Развернуть ветку

Комментарий удален модератором

Развернуть ветку

Комментарий удален модератором

Развернуть ветку

Комментарий удален модератором

Развернуть ветку

Комментарий удален модератором

Развернуть ветку
Александр Иванов

Прекрасно!

Как посчитать во сколько денег обошлось?

Ответить
Развернуть ветку
Мадина Тогузаева
Автор

Это самый невероятный момент во всей этой истории. Практически всю работу сделал один человек, который работает в нашем Штабе, он же наш инвестор. Для компании вся работа оказалась совершенно бесценна и... бесплатна

Ответить
Развернуть ветку
Иван Гончаров

А можно получить ваш файл excel? Или кто-нибудь посоветуйте что-нибудь на подобие.

Ответить
Развернуть ветку
Мадина Тогузаева
Автор

напишите мне в ВК vk.com/toguzaeva я пришлю, что найду)

Ответить
Развернуть ветку
Roman Popov

Интересная статья! Возникло несколько вопросов.
1) Какова стоимость разработки системы.
2) Какой штат программистов, которые её обслуживают?

Если есть возможность просьба написать https://t.me/Lordofelectee
Заранее благодарен

Ответить
Развернуть ветку
Дмитрий Юмапос

Мадина, очень интересно Вас читать! Вы проделали реально огромную работу, и кому, как не нам, это понимать. Мы – разработчики комплексной системы автоматизации YUMA. В Вашем шорт-листе нас не было, но хотим прокомментировать отмеченные Вами моменты с позиции того, как они решены в нашей системе. Надеемся, что Вам и Вашим читателям будет интересно и полезно.

1. Удобный (во многом, да, это синонимично понятию «современный») интерфейс – это очень важно. Все должно быть продуманно и наглядно. У нас именно так. Чтобы можно было в этом убедиться – есть демоверсия, в которой можно посмотреть все изнутри.

2. Простота запуска и легкость работы – тоже базовая потребность бизнеса. Наша система работает быстро, да и обслуживать отдельный сервер не требуется. И никакого ограничения по объему данных.

3. С головной болью из-за техподдержки знакомы многие и во многих сферах. У нас техподдержка на связи с 8 до 22 без выходных. Готовы и проконсультировать по телефону сразу же, и подъехать по необходимости. Без дополнительной оплаты, разумеется.

4. Обновления системы YUMA бесплатные. И точка.

5. Продуманной отчетности предусмотрено много, и она продолжает расширяться, опираясь на задачи наших клиентов. В том числе – по продажам, финансам, отчетность по кассе, сотрудникам и т.д., о чем Вы писали. Как это на практике – опять же, можно посмотреть в демо.

6. Мы знали, что интеграция с сайтом (и мобильным приложением, кстати, тоже) – вообще больная тема. Поэтому у нас в YUMA изначально – сайт и мобильное приложение – полноценные части системы автоматизации (у кого нет – запускаем, у кого есть – полноценно интегрируем). Это существенно упрощает работу с ними: от автоматического отображения здесь занесенных в систему изменений до полной автоматизации работы с заказами, которые падают сразу в систему без всякого опосредования.

7. Для того, чтобы дополнительно повысить эффективность работы кухни – есть Приложение Кухня (часть нашей комплексной системы автоматизации). Заказы туда попадают автоматически с терминала (со всеми комментариями и уточнениями), повара все видят, работают, и когда заказ готов (полностью или частично – смотря как это требуется) – так же нажатием кнопки уведомляют сотрудников зала. Скорость и эффективность работы возрастет у Вас еще! Да и на бумаге и обслуживании принтеров можно сэкономить.

8. Автоматизация работы курьеров также предусмотрена в полном объеме, необходимом для организации и контроля доставки.

9. В Бэк-офисе Ваши управленцы могут руководить всеми бизнес-процессами (меню, складом, финансами, персоналом, маркетингом и КБ), видеть всю необходимую информацию и настроить удобную и наглядную аналитику (включая графики). Посмотреть, как это – снова можно в демоверсии.

То, что решение автоматизации выстрадано и доработано Вами, позволило лучше разобраться в сути вопроса. Конечно, Вы можете продолжать создание своего решения, это весьма интересно! Но мы хотим сказать, что автоматизация способна на гораздо большее без отвлечения Вас от сути бизнеса: от повышения эффективности работы персонала до создания системы лояльности, которая полностью основана на моделях поведения клиентов. От внедрения новых форматов обслуживания до продвижения существующим и новым клиентам чисто за счет решения автоматизации. Ну и так далее. Вы, очевидно, закаленный практикой и грамотный специалист, Мадина, поэтому готовы пообщаться с Вами, как с профи, если решите автоматизироваться на новом уровне. И в любом случае - удачи Вашему бизнесу! С уважением, коллектив YUMA.

Ответить
Развернуть ветку
Мадина Тогузаева
Автор

Спасибо за комментарии! Обязательно ознакомимся)

Ответить
Развернуть ветку
Nathan Zachary
Однако такой софт не решает задачу доставки груза строго ко времени, когда есть нескольких точек на маршруте. Окончательное решение принимает администратор, учитывая многие переменные.

тоже столкнулся с этой проблемой. день доставки разбили на части по 3 часа. клиент делает заказ и говорит в какой промежуток ему удобно. и при определенной массе заказов наступает ад. совместить время и место очень сложно. искал такие решения, нашел пару, но они работают странно и не выполняют свою задачу. администратор накатывает вручную заказы на я.карту с указанием времени и в голове пытается составить маршрут. так и до сих пор делаем.

Ответить
Развернуть ветку
Мадина Тогузаева
Автор

мы даже по часам разбить не можем, так как почти все заказы срочные, от звонка клиента до получения им заказа проходит 1,5 часа(

Ответить
Развернуть ветку
Павел Клепча

А не пробовали переговорить с ДОДО-пицца и выкупить у них нудные модули и допилить под свой ассортимент? Ведь судя по написанному вы идёте тем же путём прямо след в след с ними.

Ответить
Развернуть ветку
Мадина Тогузаева
Автор

Года 3 назад пробовали с ними пообщаться, но что-то не вышло) Спасибо, дали пищу для размышлений)

Ответить
Развернуть ветку
Олег Черкасов

+

Ответить
Развернуть ветку
Дмитрий Назаров

Здравствуйте! Почему iiko не подошла? Там же всё это есть?

Ответить
Развернуть ветку
Олег Костючок

Мадина, добрый день! Интересный опыт. Столкнулись с подобными же вызовами в подобном бизнесе, но в другом городе и даже стране. Можно ли каким-то образом пообщаться по этому поводу в ЛС (ФБ, Инстаграмм или иные коммуникаторы?)

Ответить
Развернуть ветку
20 комментариев
Раскрывать всегда