Кейс «Спринт жизни»: шаблон Notion для планирования времени

Последнее время я стал буквально разрываться из-за количества работы, объёмов полученной информации, активностей в развитии личного бренда и профессионального роста. Многие мысли стали теряться, дела забываться и вылетать из головы.

P.S. В конце статьи вас ждёт ссылка на разработанный шаблон, которым вы можете бесплатно воспользоваться.

Тенденции развития современного мира заставляют держать в голове тонны вторичной информации, которая засоряет наш мозг. Телефонные номера, PIN-коды, почтовые индексы, пароли и логины от соцсетей, адреса, дни рождения друзей, имена этих друзей. Кажется список можно продолжать бесконечно.

Всё это загружает память настолько, что в нужный момент приходится скрупулёзно копаться в этой куче знаний в надежде отыскать нужное и применить. Некоторые люди стараются держать всё это в голове. Не буду их осуждать, ведь у каждого свои методы, но считаю, что мозг лучше использовать для решения задач, а не для зазубривания информации.

Что стоит делать в подобной ситуации — это освободить голову от ненужных вещей. Мозг — уникальный инструмент, поэтому глупо использовать его для рутинной работы — например, запоминания информации, которую можно записать.

Был необходим интерактивный блокнот, который всегда бы был с собой, понятный и компактный, с возможностью кастомизации и масштабирования.

Глотком воздуха стал Notion — отличная кроссплатформенная программа, которая позволяет использовать всевозможные модели отображения информации по щелчку. Захотел — сделал таблицу, захотел — таскер, вставил чек-боксы, буллиты или календарь. Эдакий универсальный конструктор, который позволяет воплощать самые вопиющие перфекционистские идеи.

Создавая страницу за страницей, я складывал на полочки накопившуюся в голове кучу информации. Создал разделы соответственно тем категориям, которые занимали место в моей памяти.

Я не был бы дизайнером, если бы не хотел делать жизнь людей проще, поэтому идея создать там универсальный шаблон пришла сразу. Он помогал бы людям организовывать личную жизнь и повышать эффективность своей работы.

За основу была взята методология Екатерины Ленгольд, явной пропагандистки Agile. Систематизация личного времени помогла девушке в 23 года стать самым молодым вице-президентом в мировой аэрокосмической индустрии и справиться со всеми важными и срочными делами.

Система планирования состоит из четырёх основных элементов:

• Постановка целей на девятинедельный спринт.
• Формирование полезных привычек.
• Планирование дня 30-минутными блоками.
• Ежедневная рефлексия.

Теперь перейдём к делу. Задачей было создать шаблон для ежедневного планирования, со всеми прикрасами Agile, с возможностью его масштабировать. Notion, как платформа для разработки продукта, стал идеальным вариантом из-за гибкости, возможности быстро вносить изменения — и бесплатной версии.

Оставалось лишь составить удобный трафарет, некую универсальную формулу, которую каждый мог бы при необходимости подстраивать под себя.

Я начал с целей и задач спринта жизни, это основная страница, которая заполняется в начале и в конце. Краткий roadmap шаблона был такой:

• Планируете свой девятинедельный спринт — расписывайте, чего хотите добиться.
• Пишите план действий на одну неделю, который сможет приблизить вас к заветной мечте.
• При необходимости планирования каждого дня можете открыть так называемый планер и расписать по часам, что необходимо сделать.
• Маленькими шагами формируйте привычки.
• Первая неделя спринта заканчивается — переходите к следующей.
• В конце девятинедельного спринта проводите ретроспективу и пишите о том, что получилось, что нет.

Затраты времени должны быть минимальны, чтобы у пользователя было желание возвращаться в шаблон планирования. В среднем на постановку целей должно уходить около 30 минут, ещё столько же на анализ результатов (раз в девять недель). Плюс ежедневно вы будете тратить в общей сложности 15 минут на планирование дня, фиксирование привычек и вечернюю рефлексию.

Необходимо было создать ценность шаблона. Для этого я сформировал основы того, почему так важно планировать своё время и какую пользу это может принести. Подробнее о концепции вы можете прочитать в статье, посвящённой как раз этой идеологии.

Также я сделал ставку на тех, кто впервые будет пользоваться Notion, для этого я сформировал пошаговую инструкцию, некий онбординг, который поможет новым пользователям легче ориентироваться в непривычном интерфейсе.

Первоначально у меня было несколько не совсем удачных вариантов отображения интерфейса планирования дня и распорядка недель.

Важно было понимать цели пользователя, основная из них — быстро спланировать девятинедельный спринт и вести записи каждый день.

Внутри всего шаблона можно заметить одинаковые паттерны для тех строк, которые необходимо заполнить вручную, и на них нужно обратить особое внимание, поэтому я выделил их газетным флёровым цветом.

Если что-то можно выполнять, это можно сразу вычеркнуть, to-do-лист пришёл на помощь.

Также я поработал над приятной визуализацией страниц, благо интерфейс Notion c лёгкостью позволяет это сделать.

Идея сделать девизы на каждый спринт — это некий стимул, своего рода далай-ламинг, способный дать правильный вектор, пробудить в тебе новое дыхание и открыть глаза на вещи, которые ты раньше не замечал.

Что касается обучения. Если ты впервые попал в эту систему, у тебя будет ступор, возможно, нехватка идей, соображений, как всё это заполнять. Именно для этого я предусмотрел две страницы:

• Страница, которую ты будешь заполнять сам своими данными.
• Страница-пример, полностью заполненная мною, которая поможет опираться на конкретный план, привычки, позволит правильно формулировать свои цели.

Сама страница обучения представляет собой пошаговую инструкцию, проиллюстрированную примерами из шаблона и сдобренная ссылками на сами страницы внутри пространства.

Чтобы протестировать это решение, я отправил шаблон нашему штатному скрам-мастеру Ирине, которая сразу же дала мне обратную связь.

Я внёс исправления, и систему расшарили пользователи Facebook, которые хотели её протестировать.

Сейчас пользователи продолжают тестировать шаблон, а я — получать обратную связь, чтобы сделать решение ещё лучше.

Напоследок скажу одну важную вещь. Вы можете использовать любой инструмент, это не столь важно. Главное — не забивать голову лишней информацией. Ну и конечно, ссылка на шаблон. Надеюсь он вам поможет.

#инструменты #notion