Шесть шагов к автоматизации бизнеса

В самом широком смыслепод автоматизацией понимается некоторый набор действий, который позволяет освободить человеческие ресурсы от выполнения определенных задач, как правило, рутинных и однообразных, и переложить их выполнение на определённый механизм.

В закладки

Для начала, что же такое автоматизация бизнеса?

Естественно, что под механизмом сегодня мы имеем в виду компьютер, машинные алгоритмы, позволяющие при правильной настройке выполнять многие задачи, которые до этого мог выполнять только человек. Иначе говоря, автоматизация – это не что-то необъяснимое и требующее колоссальных затрат, а всего лишь процесс подбора и подготовки оборудования и программного обеспечения для эффективного решения задач конкретной организации.

Автоматизация обычно ведется в двух направлениях:

1. Автоматизация основных бизнес-процессов: например, управление продажами или работой с клиентами. В этом случае она проводится для непосредственного увеличения объема продаж, количества выпускаемой продукции и повышения доходности всего бизнеса в целом.

amoCRM - классический вариант системы для автоматизации продаж компании и процессов взаимодействия с клиентами

2. Автоматизация поддерживающих процессов, таких как бухгалтерский учет, отчетность, делопроизводство. Напрямую на увеличение доходов такая автоматизация не влияет, но помогает сократить время и издержки на ведение рутинной работы.

Битрикс24 -  система для автоматизации бизнес-процессов компании. 

Основными задачами автоматизации бизнеса являются следующие:

● эффективная поддержка оперативной деятельности предприятия, организация учета и контроля;

● подготовка любых документов для партнеров, включая накладные, счет-фактуры, акты сверки и деловые предложения;

● быстрое получение отчетов о состоянии дел в компании за любой период времени;

● оптимизация затрат на персонал, увеличение эффективности использования рабочего времени путем освобождения сотрудников от рутинной работы; сведение к минимуму негативного влияния «человеческого фактора» на важнейшие бизнес-процессы;

● безопасное хранение информации; повышение качества обслуживания клиентов. Автоматизация бизнес-процессов может существенно повысить качество управления в компании и качество ее продукта. Для предприятия в целом она дает ряд существенных преимуществ:

● Увеличение скорости обработки информации и решения повторяющихся задач.

● Повышение прозрачности бизнеса и его технологичности.

● Рост согласованности действий персонала и качества его работы.

● Возможность контроля больших объемов информации.

●Автоматизация ручного труда.

● Уменьшение количества ошибок и повышение точности управления.

● Параллельное решение нескольких задач.

● Быстрое принятие решений в стереотипных ситуациях.

В результате автоматизации управления бизнес-процессами руководитель предприятия получает больше информации для анализа бизнес-процессов в виде подробных аналитических отчетов и имеет возможность качественно управлять компанией с учетом внешних и внутренних показателей.

Шаг 1. Осознать наличие проблемы.

По мере роста бизнеса увеличивается и количество клиентов. На определенном этапе развития вы можете столкнуться с проблемой дыр в работе отдела продаж. Продажи — один из самых сложных и стрессовых элементов любой бизнес-системы. Именно отдел продаж поможет удержать компанию на плаву даже в самые сложные периоды, и он же с легкостью ее потопит, когда этого никто не ожидает. Поэтому, если в отделе продаж есть дыры, то их рано или поздно ощутит на себе вся компания.

Объявление на vc.ru

Назовем наиболее распространенные проблемы:

● Уходят клиенты;

● Теряется информация;

● Нерациональное распределение времени менеджеров, много рутинных задач;

● Нет системного подхода и контроля;

● Нет анализа эффективности как отдела в целом, так и каждого менеджера в частности. Потеря клиентов является ключевой причиной падения продаж. Почему может происходить утечка клиентов?

● Уходит менеджер и забирает клиентов с собой. Если отдел продаж не имеет общей клиентской базы, то определить, кого именно потеряла компания (потенциальных или реальных покупателей), довольно трудно, а выйти с ними на связь еще сложнее.

● Неправильная работа с клиентской базой. Все записано на ненадежных носителях (в Excel или на бумажках) или не записано вовсе. Менеджеры теряют историю общения с клиентом.

● База не монетизируется, т. е. не используется для повторных продаж.

● Невозможность анализа клиента и последующего подогрева на повторную покупку.

● Плохой контроль работы менеджеров. Неизвестно как менеджеры общаются с клиентами.

Решить все эти проблемы поможет создание единой базы клиентов и отлаженной системы бизнес процессов компании. Остается лишь вопрос как сделать это максимально качественно, причем так, чтобы не усложнить, а наоборот упростить работу сотрудников. Лучший способ качественно наладить работу компании и в частности работу отдела продаж - автоматизировать управления продажами и работу с клиентами путем формирования единой клиентской базы. Непросто осуществить автоматизацию без четкой постановки задач и их пошагового выполнения.

Шаг 2. Постановка целей.

Итак, мы решились на такой масштабный процесс как автоматизация, с чего же начать? Первое что стоит сделать - это поставить цель, что конкретно автоматизировать и как должен выглядеть результат. В противном случае процесс может сильно затянуться и при этом вы получите не то, что хотелось.

Для правильной постановки цели по автоматизации отдела продаж Вам необходимо ответить на 5 простых вопросов:

1. Сколько наименований товаров или продуктов реализует ваша компания? Можно ли их сгруппировать?

2. Какое среднее количество закрытых сделок у вас в день?

3. Сколько человек или отделов компании принимает участие в процессе продаж?

4. Какова продолжительность цикла сделки (от первичного контакта и до закрытия)?

5. Какие специализированные IT системы или сервисы Вы уже используете?

После четкого ответа на каждый из этих вопросов вы сможете поставить цель, что конкретно автоматизировать, где именно происходит эффект “Узкого горлышка” и как максимально эффективно помочь отделу продаж продавать еще больше. И кроме того, на пяти этих ответах формируется техническое задание для автоматизации отдела продаж. Передав эти ответы нашему системному аналитику, вы получите ответ о том какая именно CRM система вам подходит и на что следует обратить внимание при автоматизации.

Шаг 3. Выделение ресурсов на проект.

Автоматизация требует ресурсов таких как:

● Команда. Должны быть работники которые будут пользоваться системой, как минимум один человек. Система не будет работать пока ей не начнут пользоваться, поэтому сначала люди, а потом интеграции.

● Деньги. Деньги потребуются как на закупку инструментов интеграции, так и на людей которые будут внедрять систему. Привлечение профессиональной команды интеграторов сэкономит вам и деньги и время.

● Время. Любое внедрение новой технологии требует времени. Причем это не только время на процесс интеграции, но и на привыкание сотрудников работать по новой системе.

● Инструменты. Так как автоматизация - это IT технология, то вам потребуются такие средства как компьютер, телефон и интернет.

Шаг 4. Выбор команды интеграторов.

Выбрать и внедрить программу автоматизации бизнес-процессов своими силами и одновременно с этим грамотно, могут далеко не все компании. В любой системе есть огромное количество нюансов и на то чтобы разобраться в них требуется ни один год. И тут как минимум требуется консультант. Но консультант поможет выбрать CRM систему и возможно обучит сотрудников работе, а вот интегрировать все что вам нужно придется уже самостоятельно. Поэтому для качественного внедрения требуется целая команда специалистов.

Существуют маркетинговые агентства, консалтинговые компании с полным циклом, IT-интеграторы, которые занимаются созданием и реализацией проектов такого плана. Главнейший критерий при выборе необходимого подрядчика – это наличие опыта внедрения систем автоматизации, разноплановых специалистов в команде, ваш бюджет и временные границы.

Шаг 5. Описание бизнес процессов.

При отсутствии описания имеющихся бизнес-процессов сложно провести автоматизацию продаж. Для облегчения этих работ следует в деталях разобрать и отобразить все процессы, касающиеся продаж. Это осуществляется в три этапа, для которых следует выполнить: инициацию (оформить все бизнес-процессы буквально и отыскать в них слабые места); оптимизацию (усовершенствовать свои бизнес-процессы и обеспечить обратную связь с собственными сотрудниками и клиентами); автоматизацию (исключить рутину и довести процессы до автоматизма).

Выполнить комплексный аудит бизнес процессов и детальный разбор воронки продаж вам поможет системный аналитик компании DigitalSales . Кроме того он составит техническое задание на автоматизацию вашего отдела продаж и согласует все вопросы с вами.

Шаг 6. Выбор инструментов.

Чтобы правильно выбрать конкретную CRM систему, важно дать ответ на ряд вопросов:

● Какие бизнес-процессы планируется автоматизировать?

● Будет ли соответствовать функционал той или иной программы поставленным перед ней задачам?

● Есть ли возможность донастройки под конкретную бизнес-практику?

● Есть ли возможность быстрого изменения системы без прекращения эксплуатации в случае изменения бизнес-процессов или условий ведения бизнеса?

● Насколько система удобна в использовании?

● Есть ли возможность интеграции системы с уже имеющимися сервисами или программами автоматизации?

● Кто и как будет осуществлять техподдержку?

● Сколько будет стоить внедрение и техническая поддержка (владение)?

После ответов на эти вопросы и составления технического задания вы понимаете какие инструменты автоматизации вам необходимы:

Сервис для коммуникации с клиентами. Для того чтобы все общение с клиентом в различных соцсетях и мессенджерах проходило через один сервис.

Автоматизация написания и отправки писем. Используя email-рассылки, вы будете сообщать подписчикам новости знакомить их с новинками своих товаров и, что важно, продавать.

Скрипты продаж. Не путайте этот скрипт со статическими документами в программах Word и Excel. Новые сервисы создания скриптов для продаж позволяют вставлять их в системы CRM, быстро редактировать и формировать полные отчеты об итогах. Пользуйтесь скриптами для работы отдела продаж своей компании.

Интеграция IP-телефонии. IP-телефония - предоставляет возможность совершать голосовые вызовы по копеечным расценкам. Для максимального эффекта IP-телефония должна быть интегрирована с CRM. Именно она позволяет совершать большое количество звонков, получать по ним статистику, формировать списки для автодозвона, записывать разговор менеджеров.

Помимо этого есть еще много других инструментов. Вы выбираете инструмент в зависимости от глубины автоматизации и требований технического задания. Помочь с выбором необходимых вам инструментов сможет системный аналитик компании DigitalSales .

Внедрение плана. Завершив все подготовительные шаги можно переходить непосредственно к внедрению. В процессе возможны изменения, что-то наверняка придется доработать и вернуться на какой-то из шагов.

Оптимизация результатов. После внедрения системы интеграторами, нужно освоиться с новой работой, протестировать систему.

Возможно результат не такой как Вы надеялись, а может быть вообще превзошел все ваши ожидания. В случае если требуются улучшения, процесс вновь начинается с описания проблемы и постановки цели.

{ "author_name": "Алексей Яновский", "author_type": "self", "tags": [], "comments": 0, "likes": 0, "favorites": 24, "is_advertisement": false, "subsite_label": "services", "id": 78967, "is_wide": false, "is_ugc": true, "date": "Mon, 12 Aug 2019 13:00:58 +0300", "is_special": false }
Объявление на vc.ru
0
Комментариев нет
Популярные
По порядку

Комментарии

null