60 дней фильмов и сериалов по промокоду
60 дней фильмов и сериалов на Kинопоиске по промокоду
Условия подписки: clck.ru/dnhea. 18+
VC60
Забрать
60 дней подписки Яндекс Плюс бесплатно для новых пользователей, ранее не оформлявших подписку Яндекс Плюс либо подписки, её включающие, при условии привязки банковской карты. Далее — автопродление: 199 ₽/месяц. Действует на территории РФ. Активировать до 01.09.22 г. включительно на сайте hd.kinopoisk.ru/gift. Условия: clck.ru/FMQND. 18+

Как бесплатно автоматизировать бизнес

На текущий момент в digital-среде представлено много бесплатных инструментов для автоматизации. О том, какие инструменты мы выбираем в своей работе и как нам удалось добиться синергетического эффекта от их интеграции, расскажем в этой статье.

Для фиксации и использования информации о клиентах, истории взаимодействия с ними, а также для автоматизации внутренних бизнес-процессов мы используем сервис Trello с некоторыми доработками, о которых и расскажем в этой статье.

Как бесплатно автоматизировать бизнес Rusartdesign

Переход к автоматизации

К необходимости перехода к единому сервису автоматизации бизнеса мы пришли постепенно. На начальном этапе мы, конечно же, вели несколько разных Excel-таблиц в разных местах (таблица заказов, таблица клиентов, таблица замечаний, список задач).

Когда вы только начинаете бизнес, кажется, что абсолютно не сложно распределить информацию о новом заказе на три-четыре таблицы и обновлять её по мере необходимости.

Но когда количество заказов и клиентов увеличивается, появляются клиенты на сопровождении, а ещё очень хочется вести правильный учёт денежных средств и отслеживать историю взаимодействия с клиентом, автоматически формировать клиентскую базу, приходят мысли о покупке платного доступа к какой то популярной системе автоматизации или даже о том, чтобы нанять программистов, прикупить сервер и развернуть своё решение.

Мы занялись поисками альтернативных решений с целью минимизации расходов. Попробовали большое количество бесплатных сервисов для совместной работы и планирования, но спустя три года экспериментов мы всё же нашли для себя оптимальный вариант бесплатной автоматизации бизнеса. В этой статье мы поделимся с читателями нашим опытом в этой области.

Trello стал нашим основным инструментом для работы, позволяющим организовать коллективную работу, отслеживать дедлайны, добавлять подзадачи, назначать ответственных, прикреплять файлы и многое другое.

Вместе с этим мы организовали в Trello сбор всей входящей информации (сервис позволяет создавать создавать новые карточки из электронного письма).

Агрегирование всей входящей информации в Trello Rusartdesign

Правила работы с планировщиком задач Trello

Сервис Trello основан на канбан-методологии и представляет собой доску с произвольным количеством столбцов и карточек в каждом, позволяя назначать для каждой карточки ответственных, делать метки, устанавливать сроки.

Методология канбан Rusartdesign

Наша доска содержит следующие столбцы:

  • «Входящие» — это только что поступившие заказы или обращения, которые ещё не обрабатывались.
  • «В работе» — задачи, по которым ведётся работа в данный момент.
  • «Сделано» — выполненные задачи.
  • «Контроль» — задачи, находящиеся на контроле (например, ждём заполнения брифа заказчиком или контролируем срок продления доменного имени).
  • «Полезное» — содержит карточки со ссылками на полезные ресурсы, а также карточки, отражающие договорённости с партнерами.

Каждая карточка на доске представляет собой новый проект со своими задачами, ответственными и атрибутами.

Для определения типа проекта мы используем метки Trello:

  • «Логотип».
  • «Меню».
  • «Сайт».
  • «3D-макет».

Ответственные по карточке — сотрудники, которые работают над проектом. Как правило, это дизайнер и менеджер.

Чек-листы — отдельные задачи по проекту. Чек-листов внутри карточки может быть много.

Дальнейшее развитие Trello

Работать в Trello удобно и наглядно. Но для структурирования информации и обеспечения возможности накопления клиентской базы и статистики мы немного доработали сервис.

Добавление дополнительных полей в Trello

Для добавления новых полей в карточку Trello мы используем улучшение Custom Fields.

С помощью Custom Fields мы добавили следующие поля в карточку:

  • «Заказчик» (справочник).
  • «Оплачено» (логическое).
  • «Цена» (числовое).
  • «Затраты на реализацию» (числовое).
  • «Прибыль» (числовое).
  • «Телефон» (текстовое).
  • «Договор» (текстовое).
  • «Откуда пришёл клиент» (текстовое).
Дополнительные поля в Trello Rusartdesign

Добавление этих полей позволило нам структурировать необходимую информацию не только в карточке, но использовать её далее.

Поле «Заказчик» мы намеренно сделали справочником, чтобы избежать проблем с интеграцией и дублированием информации в случае опечаток.

Интеграция Trello с «Google Таблицами»

Для возможности интеграции Trello с «Google Таблицами» мы рассматривали два сервиса: IFTTT и Zapier.

Протестировав возможности их возможности, мы остановились на Zapier, так как IFTTT не позволяет интегрировать данные Custom Fields.

Данные, введённые в карточку Trello, мы распределяем по двум «Google Таблицам»:

  • «Заказы».
  • «Клиенты».
Схема взаимосвязей полей Trello Rusartdesign

Логика интеграции Trello — Zapier — «Google Таблицы»

Zapier мы настроили следующим образом. При перемещении карточки Trello в столбец «Сделано» отрабатывают два события Zapier:

  1. Создание нового заказа.
  2. Создание или обновление клиента.

Таблица «Заказы»

При создании заказа в «Google Таблицах» в таблице «Заказы» создаётся новая строка, в которую добавляется следующая информация о заказе:

  1. Название заказа.
  2. Клиент.
  3. Дата завершения работы над заказом.
  4. Тип заказа (логотип, сайт, фирменный стиль, упаковка, меню, 3D).
  5. Дизайнер, выполнивший работу.
  6. Стоимость заказа.
  7. Затраты на выполнение заказа.

Таблица «Клиенты»

В таблицу «Клиенты» также автоматически добавляются строки. Таблица содержит следующую информацию:

  • ФИО клиента.
  • Телефон.
  • Электронная почта.
  • Что заказывает.
  • Что делали.
  • Дата первого заказа.
  • Дата последнего заказа.
  • Откуда пришёл (сайт, офис, личное знакомство, по рекомендации).
  • Бюджет.

В целом таблицы довольно похожи, однако логика их заполнения различается.

В таблице «Заказы» новая строка автоматически добавляется для любой карточки Trello, перенесённой в столбец «Сделано».

Настройка Zapier по триггерам Trello Rusartdesign

В таблице «Клиенты» перед добавлением новой строки производится поиск ранее добавленных строк по ФИО клиента. Если клиент не найден, добавляется новая строка таблицы, а если клиент найден, обновляются следующие поля:

  • Дата последнего заказа.
  • Бюджет (суммируется значение из таблицы и значение из карточки Trello).
  • Что делали (к перечню заказов добавляется наименование текущего заказа).

Таким образом мы формируем историю взаимодействия с каждым клиентом.

Действия Zapier по триггерам Trello Rusartdesign

Аналитика процесса

Автоматические заполнение таблиц «Заказы» и «Клиенты» решает сразу несколько задач:

  • Позволяет автоматически формировать и поддерживать клиентскую базу.
  • Позволяет формировать аналитику процесса.

Выполняя несложные операции фильтрации по различным столбцам можно получать различные срезы информации:

  1. Количество проектов, выполненных определённым дизайнером в месяц.
  2. Среднее время, затрачиваемое на реализацию заказа по типам заказов.
  3. Затраты и прибыль за выбранный период.
  4. Количество заказов по клиентам.
  5. Перечень заказов по каждому клиенту.
Бесплатная автоматизация бизнеса - rusartdesign.ru Rusartdesign

Вместо заключения

Мы использовали бесплатные инструменты и без вложений адаптировали их под наши бизнес-процессы. Периодически, конечно, возникают мысли перехода на какой нибудь универсальный платный программный продукт, в котором из коробки присутствуют модули workflow и отчётности.

До текущего момента нас останавливает тот факт, что необходимость кастомизации инструмента неизбежно требует привлечения вендора или дорогостоящих программистов.

Расширение же набора данных или добавление нового отчёта в используемых нами инструментах (Trello + Zapier + «Google Таблицы») можно реализовать быстро и собственными силами.

Как оказалось, при грамотной настройке связка простой и удобной канбан-доски Trello с «Google Таблицами» может стать очень полезным и гибким инструментом, применимым для ведения бизнеса.

Надеюсь, наш опыт будет полезен. Буду рад ответить на вопросы в случае их возникновения.

0
43 комментария
Написать комментарий...
Аккаунт удален

Комментарий недоступен

Ответить
Развернуть ветку
Дамир Губаев

Вы из гильдии, которая боготворит Битрикс, АМО и прочие платные CMS? Все ломается, все падает в кривых руках. Зачем бизнесу/студии усложнять используемые инструменты, когда можно и нужно сосредоточиться на качестве бизнес процессов компании. Наличие дорогого костюма и Ламборджини не делает человека успешными. Успешным человека желает системный подход у жизни, на работе и в бизнесе

Ответить
Развернуть ветку
Аккаунт удален

Комментарий недоступен

Ответить
Развернуть ветку
Валентин Остапенко

Это же ваше частное, личное, субъективное мнение. Почему вы стараетесь его навязать?
Я делаю все сайты уже полтора года практически только на WP + конструктор Elementor. Клиенты довольны, я доволен.

И я не бегаю при этом и не дергаю верстальщиков на чистом HTML\CSS\JS, что они занимаются ерундой, когда можно pixel-perfect с анимацией делать двигая блоки без строчки CSS.

А мой опыт позволяет мне писать с нуля и пользоваться всеми вышеперечисленными CMS и фреймворками.

Ответить
Развернуть ветку
Аккаунт удален

Комментарий недоступен

Ответить
Развернуть ветку
Дмитрий Панин

Очень много крупных сайтов на wp. Существует масса подборок по этому поводу, к слову я сам был удивлен какие известные бренды с сайтами на wp, например https://techcrunch.com/

Ответить
Развернуть ветку
Валентин Остапенко

А также 9to5goole и иже с ними

Ответить
Развернуть ветку
Аккаунт удален

Комментарий недоступен

Ответить
Развернуть ветку
Дмитрий Панин

Что значит не сток? Сток это как раз чистый wp без говна, потом на этот чистый wp пишется своя тема, желательно тоже без говна. Глючные и неповоротливые этот как раз купленые универсальные темы, где много тяжелого и не нужного говна. Я обычно, для своих проектов, прохожу 3 стадии:
1) пизжу тему для вп, что бы проверить зайдет ли вообще проект (дизайн естественно подпиливаю)
2) через пару месяцев, если проект зашел, покупаю оффициально тему
3) если проект актуален через год и есть перспективы развития, то заказываю переписать эту тему с нуля под себя, убирая говно и добавляя нужный функционал, после года проекта уже становится понятно какая структура сайта работает лучше, а до этого момента удобно для тестов двигать блоки с помощью visualcomposer, тестировать анимацию с помощью sliderrevolution, и тд причем быстро и без помощи програмиста.

Ответить
Развернуть ветку
Alexander Levadny

А в чем позор?

Ответить
Развернуть ветку
Дмитрий Медведев
Автор

Мы просто делимся своим опытом. На наш взгляд для кого то он может оказаться полезным.
У Вас предвзятое отношение к WordPress?

Ответить
Развернуть ветку
Аккаунт удален

Комментарий недоступен

Ответить
Развернуть ветку
Дмитрий Медведев
Автор

Разработка сайтов - не основной наш профиль. Для клиентов мы делаем сайты различного уровня сложности. От одностраничных - на Tilda до порталов на Django

Ответить
Развернуть ветку
Сергей Ерошкин

Интересное решение по выводу аналитики в гугл таблицах, попробуем переложить на свои задачи.

Ответить
Развернуть ветку
Дмитрий Медведев
Автор

Спасибо. Получается достаточно информативно и наглядно.
Так например выглядит "дашборд" по прибыльным направлениям в текущем месяце.

Кстати, функция =sparkline в Google Sheets позволяет формировать наглядные графики внутри ячейки.

Ответить
Развернуть ветку
Сергей Ерошкин

Спасибо за наводку, попробуем.

Ответить
Развернуть ветку
Антон Алексеевич

Интересно подошли

Ответить
Развернуть ветку
Дмитрий Медведев
Автор

Спасибо. Мы достаточно долго шли к подобному решению, попробовав большое количество различных инструментов. Но эта связка держится уже больше года, и пока без принципиальных изменений. Аналитику добавляем в таблицах, разве что

Ответить
Развернуть ветку
Павел Камышев

Тоже используем Trello в работе ....очень интересный продукт

Ответить
Развернуть ветку
Дмитрий Медведев
Автор

Поделитесь сценариями использования. Какие столбцы используете?

Ответить
Развернуть ветку
Павел Камышев
Ответить
Развернуть ветку
Anna Sorokina

Интересная статья! Спасибо!

Ответить
Развернуть ветку
Артем Тиминский

На ВК страничке автора подпись - прекрасный ответ вам: Усложнять - просто, упрощать - сложно

Ответить
Развернуть ветку
Michael Feinstein

Есть еще из тех же законов Мерфи и более близкое по всей теме)) Определение Вебера Эксперт - человек, который знает все больше и больше о все меньшем и меньшем, пока не будет знать абсолютно все абсолютно ни о чем. А потом спрашивать, что не так то))...

Ответить
Развернуть ветку
Аккаунт удален

Комментарий недоступен

Ответить
Развернуть ветку
Дмитрий Медведев
Автор

Нет, а возможно?
Инструмент для нас новый. Ранее не слышали о таком, но обязательно попробуем. Спасибо за информацию!

Ответить
Развернуть ветку
Аккаунт удален

Комментарий недоступен

Ответить
Развернуть ветку
Дмитрий Медведев
Автор

Большое спасибо за информацию!
Возьмём на заметку.

Ответить
Развернуть ветку
Stanislau Artymovich

Интересная идея. Было интересно. Расширило горизонты мышления. Спасиьо🙏

Ответить
Развернуть ветку
Дмитрий Медведев
Автор

Рады, что информация оказалась полезной

Ответить
Развернуть ветку
Андрей Степанов

Как удобно, попробую. А то на текущий момент раздельно веду базу в экселе и задачи в трелло

Ответить
Развернуть ветку
Дмитрий Медведев
Автор

Обязательно попробуйте!
Один час настройки экономит затем время с огромной отдачей.

Ответить
Развернуть ветку
Alexander Panasenkov

У вас там логотип ресторана краденый у Unipen, не хорошо это.

Ответить
Развернуть ветку
Pavel Kogan

Для первой версии crm хорошо, можно ещё продажную доску создать

Ответить
Развернуть ветку
Дмитрий Медведев
Автор

Спасибо за идею. Попробуем.

Ответить
Развернуть ветку
Роман Лукашёв

Хорошая статья. Полезная. Не разделяю критику CRM щиков, если руки есть и голова почему бы и не выбрать бесплатное решение?

Ответить
Развернуть ветку
Аккаунт удален

Комментарий недоступен

Ответить
Развернуть ветку
Станислав Одинцов

Заведите CRM и не страдайте хуйней

Ответить
Развернуть ветку
Алексей Чингуль

Т.е. заплатить специалистам, чтобы они подобрали, настроили и обучили вас работе с системой позволяющей не "городить огород" на базе Trello и таблиц, а полноценно и нормально работать с проектами клиентов - вы не додумались.

Оперативно понимать ситуацию по задачам, проследить отправил ли менеджер счёт на доплату, в два клика оценивать общие затраты за месяц и так далее и так далее.
Я уже молчу про звонки, диаграмму Ганта, работу с телефона...

Вы понимаете, что через 2...3 года активной работы... Да, ладно. Забейте. Всё у вас в компании хорошо.

Ответить
Развернуть ветку
Дмитрий Медведев
Автор

Оперативно понимать ситуацию по задачам, стоить диаграмму Ганта, отслеживать коммуникации с клиентами и работать с телефона позволяет и бесплатное решение на базе трелло и таблиц.
Для того чтобы заплатить специалистам и "додумываться" не нужно, а для бесплатной автоматизации, о которой и идет речь в статье, как раз требуется приложить некоторые усилия

Ответить
Развернуть ветку
Алексей Чингуль

Всё познаётся в сравнении и понимается от уровня достигаемых целей.

Ещё раз, устраивает - удачи. Но, знайте, что за очень доступный бюджет в месяц, вы получили бы всё это (без затрат на проектирование) и ещё много всего сверху.

Ответить
Развернуть ветку
Дмитрий Медведев
Автор

Спасибо за совет.
Буду благодарен, если порекомендуете проверенный сервис

Ответить
Развернуть ветку
Алексей Чингуль

Не стану рекомендовать что-то конкретное, пока не узнаю симптомы ваших "болей".

Свяжитесь со мной в Telegram @chingul и поговорим об этом.

Ответить
Развернуть ветку
Читать все 43 комментария
null