Онлайн-кассы: как туристическим агентствам печатать кассовые чеки и не попасть на штрафы
Кассовая реформа, призванная обелить российский рынок, на деле доставила бизнесу немало хлопот. Приобрести и подключить онлайн-кассу — ещё полбеды. Основные сложности ждут компанию на этапе настроек и выполнения всех требований 54-ФЗ.
Для некоторых видов бизнеса, например, туристических агентств, законом предусмотрен ряд дополнительных условий, которые необходимо соблюдать при печати чеков. О том, как турагентствам выбрать и подключить кассу и что указывать в чеках, рассказывает продакт-менеджер компании LIFE PAY Александр Чувакин.
Какую кассу выбрать
До 1 июля 2019 года туристические агентства выписывали бланки строгой отчетности — там они отражали всю информацию о покупателе, продавце и продаваемых турах.
С 1 июля БСО отменены, а туристические агентства обязаны использовать кассу — и указывать всю ту же информацию уже в чеке. Однако вопрос о том, как и в каких полях отражать данные в чеках, для многих предпринимателей остался открытым. О том, что должно быть в чеке, мы расскажем чуть ниже, а пока поговорим о том, какие кассовые решения существуют и как автоматизировать формирование чека. А главное — как выбрать кассу, которая поможет упростить и автоматизировать этот процесс?
Современная касса — это не просто кассовый аппарат, который выбивает чеки и отправляет информацию о продаже в ФНС. Да и сам чек уже стал сродни бухгалтерскому документу. Значительная часть кассового решения — это кассовая программа: приложение, которое может интегрироваться с другими системами, работающими в компании. Например, с CRM или с сайтом.
Есть решения, которые позволяют принимать оплату наличными или картой в офисе и фискализировать интернет-платежи с помощью одного фискального устройства — компании не придется покупать две кассы, чтобы пробивать отдельно чеки в офисе и отправлять электронные чеки за оплату тура на сайте.
Для туристических агентств мы рекомендуем использовать кассовое решение, включающее оборудование и удобную кассовую программу, которая интегрируется с CRM. Это не готовый смарт-терминал с предустановленной программой, а гибкий набор элементов, которые можно варьировать в зависимости от запросов бизнеса.
Для фискализации оплат можно использовать недорогой фискальный регистратор с чековым принтером — на нем можно будет печатать чеки в офисе. Фискальные регистраторы через небольшой микрокомпьютер подключаются к компьютеру (под управлением Windows 10) или планшету (на Android или iOS), на котором установлено кассовое программное обеспечение. Кассовая программа интегрируется с используемой в компании CRM-системой, например, с U-ON. Интеграция позволит автоматически формировать чеки и передавать в ОФД все необходимые данные об агенте, поставщике услуг, оплате, предоплате и т.д. — ниже мы подробно рассмотрим, какие именно поля нужно учитывать.
Специалисты компании, которая разрабатывает кассовое приложение, смогут помочь в выборе правильного устройства и его подключении.
Как подключить кассу и начать работу
Туристические агентства при регистрации кассы в ФНС должны обязательно указать признак агента в форме регистрации. По новым правилам эта информация должна быть отражена в чеке. Также при пробитии чека за реализацию тура оператора нужно указывать нзвание компании-туроператора.
С 1 июля 2019 г. в чеке также нужно указывать данные о покупателе. В случае продажи тура ИП или организации:
- ФИО покупателя (для ИП) в поле [1227];
- ИНН покупателя в поле [1228];
В случае продажи тура физическому лицу эти данные (ИНН при его наличии) также обязательно указывать. Это требование связано с тем, что в состав туров обычно входят страховые полисы. А согласно п. 6.2 54-ФЗ кассовый чек, сформированный при получении страховой премии или при страховой выплате, наряду с другими реквизитами должен содержать наименование страхователя (ФИО физлица или ИП) и его ИНН (при отсутствии — номер паспорта).
В поле “предмет расчета” [1059] обязательно указывайте название тура.
Большиство туристических компаний — и операторов, и агентств — ведут свои бизнес-процессы в специализированных CRM-системах, который уже имеют интеграции с кассовыми приложениями. Вся информация, которую нужно отражать в чеке, хранится в CRM — она попадает в чек автоматически.
ВАЖНО! Если покупатель оплачивал тур по банковским реквизитам организации или через интернет-банк, чек также необходимо пробивать.
Отдельная сложность возникает с бронированием и онлайн-оплатой туров.
С 1 июля 2019 года владельцы онлайн-касс должны формировать чеки для зачета и возврата предоплаты.
Закон обязывает продавца формировать два чека, если покупатель оплачивает товар или услугу на сайте или через интернет-банк, а получает их спустя какое-то время.
Например, если оплата за тур внесена онлайн, а документы турист получает в офисе через несколько дней, то турагенство должно при получении оплаты сформировать электронный чек и отправить его покупателю на email или в СМС, а при передаче пакета документов выбить второй чек — чек полного расчета с клиентом.
Разберемся в нюансах, которые возникают в данном случае в туристических агентствах. Прежде всего, определимся с понятиями.
Если агентство получает от покупателя онлайн-оплату средства за конкретный тур (конкретный пакет услуг с фиксированной ценой, предоставляемый туроператором) —- это предоплата. При формировании чека в поле “признак способа расчета” необходимо указывать “Предоплата” (если речь о частичной оплате) либо “Предоплата 100%”, если тур полностью оплачивается онлайн.
Если финальный набор опций тура еще не известен и агент составляет тур по запросу клиента, то при получении предоплаты за такую услугу (агентство может декларировать ее как “услуга по консультированию и подбору вариантов”) необходимо выбивать чек с указанием признака способа расчета “аванс”.
Чеки на предоплату
При получении предоплаты от клиента, чек необходимо отправить ему в электронном виде на почту или в СМС. При формировании чека обязательно заполняются следующие поля:
[1214] Признак способа расчета: Предоплата 100%
[1212] Признак предмета расчета: Платеж
[1030] Наименование предмета расчета: название услуги, тура
[1079] Цена: 135000 руб
[1020] Сумма расчета по чеку: 135000 руб
[1081] Сумма по чеку безналичными: 135000 руб
В момент, когда клиент получает полный пакет документов для поездки, агентство выбивает второй чек — чек полного расчета. В поле “Признак способа расчета” указывается “Полный расчет”, в поле “Способ расчета” — “Зачет аванса” (согласно формулировкам, указанным в законе, и предоплата, и аванс в поле [1215] называются авансом).
[1214] Признак способа расчета: Полный расчет
[1212] Признак предмета расчета: Товар
[1030] Наименование предмета расчета: название тура
[1079] Цена: 135000 руб
[1020] Сумма расчета по чеку: 135000 руб
[1081] Сумма по чеку наличными: 0 руб
[1215] Зачет аванса:135000 руб
Если предоплата была частичная, то будет две записи, например:
[1079] Цена: 135000 руб
[1020] Сумма расчета по чеку: 135000 руб
[1081] Сумма по чеку наличными: 35000 руб
[1215] Зачет аванса: 100000 руб
Чек полного расчета выдается клиенту в момент получения всех документов по туру. Если клиент получает пакет документов в электронном виде, чек пробивается в момент отправки документов.
Если клиент получает пакет документов в офисе компании или курьеров, чек выдается в момент передачи документов.
Если возникает необходимость вернуть клиенту внесенную онлайн предоплату (туроператор не подтверждает тур, или клиент отказывается от дополнительных услуг агентства, например, от страховки) — необходимо сформировать чек на возврат прихода.
В чеке обязательно нужно указать те позиции, за которые возвращаются средства.
В поле “Признак способа расчета” указываем “Предоплата” (если возвращаем часть средств) или “Предоплата 100%” (если возвращаем все средства).
ВАЖНО! При возврате средств продавцы часто делают большую ошибку, решая эту задачу помощью чека коррекции. Выбивать такой чек для возврата средств будет неверно, он используется только в том случае, если выявлена ошибка (техническая или допущенная сотрудником) в количестве или наименовании позиций, в стоимости позиций или общей сумме чека.
Зачет аванса
Точно так же, как и в случае предоплаты, при внесении аванса онлайн, агентство обязано выдать клиенту чек, в случае оплаты онлайн — электронный чек можно прислать на почту или в СМС. В поле “Признак способа расчета” указываем “Аванс”.
При получении клиентом документов на тур, агентство выдает чек полного расчета. Если стоимость услуг совпадает с размером аванса, способ расчета в чеке указывается, как “зачет аванса”.
Если необходимо доплатить, то выбивается чек, аналогичный случаю с частичной предоплатой:
[1214] Признак способа расчета: Полный расчет
[1212] Признак предмета расчета: Услуга
[1030] Наименование предмета расчета: название услуги, тура
[1079] Цена: 105000 руб - стоимость тура
[1020] Сумма расчета по чеку: 105000 руб
[1081] Сумма по чеку наличными: 5000 руб
[1215] Зачет аванса: 100000 руб
Если стоимость тура меньше внесенного аванса, то при выдаче документов нужно выдать два чека:
- полный расчет с зачетом аванса и указанием стоимости тура
- чек возврата прихода с указанием оставшейся суммы.
Совет
Большинство кассовых приложений уже поддерживают все поля в чеках, а интеграция с CRM-системой позволит автоматически выбирать нужные данные для формирования чека в каждом конкретном случае. Правильный подход к выбору кассы и программного решения поможет вам выполнять все условия 54-ФЗ и избежать штрафов.
Вот пример просто отличной статьи для предпринимателей !
Требования закона, практика и советы - всё по делу.
Больше таких статей - и проблем у предпринимателей будет меньше !
Выпускающему редактору надо жопку оторвать.
Александр, спасибо, что заметили нашу опечатку, все исправили, на этот раз редактору отрывать ничего не будем, но в следующий обязательно )))))
Добрый день! Спасибо вам большое за вашу статью! Все по делу! Можно ли как то с вами связаться? Есть несколько конкретных вопросов. Готова сотрудничать не безвозмездно.
P.S. Можно ли как то выйти на автора данной статьи. Очень надо!
Здравствуйте! Конечно можно, напишите нам на почту: [email protected]